Grandes erros de planejamento de eventos que você pode prevenir

O produto que os planejadores de eventos criam é delicado e fugaz. Os eventos podem ser afetados negativamente por uma variedade de circunstâncias, e uma vez que o dano é feito, geralmente é impossível "tentar novamente. "É por isso que o planejamento exige tal devoção aos detalhes. Um pequeno erro pode estabelecer uma reação em cadeia que é difícil de recuperar. Listados abaixo são 5 desses erros, por isso certifique-se de adicioná-los à sua lista de catástrofes evitáveis.

Não permitindo suficiente tempo de configuração

Sempre há uma corrida contra o tempo ao configurar um evento, mas você deve ter uma estimativa de quanto tempo você precisará para obter tudo no lugar. Nada parece pior do que ter uma sala cheia de trabalhadores que correm quando o primeiro convidado chega. O objetivo deve ser ter tudo definido pelo menos 15 minutos antes que as portas se abram.

Não agendando um passo a passo com clientes

Planilhas, e-mails e pedidos de eventos de banquetes são excelentes ferramentas para comunicar os detalhes de um evento. No entanto, confiar exclusivamente em documentos para pintar uma imagem da ocasião pode levar a negligências. A melhor estratégia é caminhar pelo itinerário com o seu cliente no local sempre que possível. Discuta cada momento e detalhes como se o evento estivesse acontecendo na sua frente.

Esquecendo para confirmar seus fornecedores

Seu fornecedor médio de eventos atende vários clientes em várias categorias diferentes.

Em suma, isso significa que eles têm muito a lembrar. Você sempre deseja obter uma confirmação verbal ou por e-mail de todos os fornecedores 48 horas antes do tempo de configuração. O e-mail geralmente é melhor porque você pode explicar suas expectativas e pedir-lhes para responder por escrito.

Com vista para eventos concorrentes

Se você já teve um "vizinho ruidoso", então você já sabe como isso pode ser perturbador.

Subir contra outros eventos no seu local pode ser um grande desafio, e é por isso que você deve discutir esse cenário antecipadamente com a gestão do local e seus clientes. Descubra quem irá compartilhar as mesmas áreas comuns e recursos públicos com seu partido e identificar quem tem autoridade para resolver problemas de ruído se eles se tornarem um problema.

Não tendo um Plano de Contingência

O que acontece com o seu evento em caso de mau tempo, ou mesmo o encerramento do seu local? Estas não são coisas fáceis de planejar, mas tornam-se impossíveis de gerir no dia do show. Planeje sua estratégia de contingência com pelo menos 2 semanas de antecedência para uma boa medida. Mesmo se você planeja cancelar o evento, você ainda precisará de um método organizado para entrar em contato com todos os seus convidados.

Não tendo suficiente ajuda no dia do evento

Os custos trabalhistas são sempre um problema ao tentar equilibrar os orçamentos dos eventos. Dito isto, falta de ajudar as mãos pode causar problemas maiores do que superar o orçamento.Você não pode esperar fazer tudo sozinho se você é o planejador de eventos. A coordenação de funcionários, fornecedores e detalhes é suficiente para mantê-lo ocupado por si só. Não tenha medo de gastar um par de cem dólares para contratar trabalhadores adicionais, porque você não será capaz de uma vez que as coisas se movam.

Não usando uma lista de embalagem

Gerenciar um evento fora do site geralmente requer uma extensa lista de suprimentos. Claro, você costuma ter várias semanas para obter todos esses suprimentos em ordem, mas eles não farão nada se nunca chegarem ao local. Uma lista de embalagens fornece uma atualização imediata sobre as coisas que você precisa carregar no carro. Certamente, você provavelmente encontrará canetas e fita para emprestar no local, mas o que acontece se você esquecer suas tags de nome ou seu laptop? Faça uma lista de embalagem e verifique duas vezes antes de sair.

A boa notícia é que esses erros de planejamento de eventos são facilmente evitáveis. Na verdade, você pode imprimir este artigo e publicá-lo para servir como uma lembrança do que não fazer. Lembre-se, a prevenção é sempre mais fácil do que a recuperação!