5 Erros críticos de planejamento de eventos Cada gerente de eventos deve evitar!

Vamos encarar isso, a Lei de Murphy diz que, se algo pode dar errado, provavelmente será! Isso é apenas um fato básico da vida que, muitas vezes, temos que viver.

Mas quando se trata de planejamento de eventos, um gerente de evento competente sempre procurará mitigar a Lei de Murphy, reconhecendo o potencial para que as coisas ocorram e planejem adequadamente.

Como gerente de eventos, é absolutamente sua responsabilidade certificar-se de que seu evento especial seja executado sem problemas e com poucos engates tão humanamente possíveis.

No mundo real, não é viável cobrir todas as possibilidades, mas pelo menos você deve estar atento aos erros críticos de planejamento de eventos que todo gerente de eventos deve evitar.

Forewarned é forearmed, então vamos cavar algumas dicas essenciais que podem ajudá-lo a evitar um desastre absoluto em seu próximo evento especial.

Comunicação ruim - este é provavelmente o erro mais comum feito por planejadores de eventos inexperientes e é um a ser evitado a todo custo, uma vez que uma má comunicação pode literalmente significar desastre.
A comunicação incorreta é muitas vezes o resultado de uma falta de atenção aos detalhes, especialmente quando se trata da lista de verificação do seu evento. É absolutamente crucial que você se comunique efetivamente com sua equipe de eventos internos e seus fornecedores. Embora não seja do seu melhor interesse em micromanager ou fazer um incômodo de si mesmo, você precisa estar no topo do processo de comunicação e garantir que todos os envolvidos no evento saibam exatamente o que é esperado deles e exatamente em que horário.

Planejamento de contingência pobre ou ausente - lembre-se da Lei de Murphy? As coisas são susceptíveis de dar errado na liderança e, claro, durante o seu próximo evento especial. Isso é normal e esperado. Um planejador de eventos profissional irá pensar adiante, identificar o potencial para que as coisas dêem errado e tenham um bom planejamento de contingência no local. Por exemplo, e se o seu sistema de registro funcionar mal no dia, e se você estivesse sem comida ou bebida, e se não houver lugares de estacionamento suficientes, e se o seu orador principal não chegar no horário, e se o som sistema ou sistema de projeção dão problemas no dia do seu evento - você poderia lidar? Você teria um plano B?
Transporte inadequado - você tem certeza absoluta de que o transporte que organizou para obter delegados e apresentadores de e para o seu evento é adequado? É importante verificar as semanas anteriores ao seu evento e até mesmo (no último minuto) no dia do evento em si que todos os seus requisitos de transporte estão adequadamente atendidos. Mais uma vez, pense em termos de contingência aqui - o que acontece se um veículo ou uma quebra de veículos no dia do seu evento, você tem um plano de backup?
Falta de sinalização clara - não há nada mais frustrante para os delegados do que assistir a um evento especial e estar inseguro ou confuso sobre onde a próxima apresentação ou demonstração está sendo realizada. Evite isso, certificando-se de que você exiba sinalização adequada que é facilmente lida e entendida. É melhor ir ao mar aqui do que deixar seus participantes perdidos e desconcertados e continuamente pedindo instruções.
Pessoal inadequado na mão - no dia do seu evento especial, você provavelmente irá lidar com uma grande quantidade de participantes. Não cometa o erro de confiar em apenas um ou dois indivíduos para lidar com questões ou preocupações do delegado. Certifique-se de que você conhece seus números e, acima de tudo, garanta que, entre sua equipe de planejamento de eventos e pessoal fornecido pelos vendedores, você tenha pessoal adequado.

E, finalmente, há um velho ditado que diz que "a suposição faz uma bunda de você e de mim" e que nunca foi mais verdadeira do que quando aplicado ao gerenciamento de eventos. Nunca, nunca assumir que todas as bases estão cobertas - certifique-se de que são! Em caso de dúvida, a melhor política é sempre verificar e verificar novamente. Não deixe as coisas até o último minuto e encontre-se a combater os incêndios no dia do seu evento.