Erros comuns ao preencher o formulário W-2

Erros comuns na preenchimento do formulário W-2

O aviso prévio é forado. Antes de enviar formulários W-2 para funcionários e arquivar esses formulários com a Administração da Segurança Social (juntamente com o formulário de transmissão W-3), reveja esses erros comuns para evitar problemas.

Arquivando Formulários W-2 Late

A partir do ano fiscal de 2016, o prazo de inscrição para formulários W-2 (e 1099 formulários) foi movido até 31 de janeiro. Portanto, os formulários W-2 2017 para funcionários devem seja submetido à Administração da Segurança Social até 31 de janeiro de 2018.

Existem penalidades para a apresentação tardia. Leia mais sobre os novos prazos para os formulários W-2 e 1099.

Usando o Formulário W-2 do Ano Errado

Use o formulário W-2 para o ano em que a renda foi tributável, e não o ano em que você está arquivando o formulário. Por exemplo, para os salários dos empregados em 2015, use o formulário W-2 2016; Este formulário será entregue aos funcionários e arquivado na Administração da Segurança Social em 2017.

Faltam os prazos de arquivamento. Você deve fornecer formulários W-2 aos funcionários até o final de janeiro, e você deve enviar esses formulários para a Administração da Segurança Social o mais tardar no final de fevereiro. Os prazos mudam a cada ano dependendo de quando a data cai no calendário. Se o prazo for em um fim de semana ou feriado, a data será transferida para o próximo dia útil. Aqui estão os prazos exatos para os impostos sobre a folha de pagamento do final do ano para o ano em curso.

Não usando o Formulário W-2 aprovado

Você não pode baixar o formulário W-2, copiá-lo e usá-lo.

O vermelho em A é uma tinta especial. Você deve obter os formulários aprovados, de uma empresa de fornecimento de escritório, do IRS ou de uma empresa de software. Leia mais sobre onde você pode obter os formulários W-2 aprovados.

Falha na interrupção da retenção na segurança social

A retenção na segurança social deve ser interrompida nos salários máximos tributáveis ​​máximos da Segurança Social para cada ano.

(Estas mudanças máximas na maioria dos anos para refletir o custo de vida.) Embora este não seja especificamente um erro W-2, é comum e você irá reportar os salários da Segurança Social para um empregado. Você deve então devolver o excesso ao empregado e corrigir o W-2 eo Formulário 941, o saldo trimestral e o relatório de imposto para todos os trimestres que refletem o excesso. Por exemplo, se o empregado atingiu o máximo para a retenção na Segurança Social em setembro, você deve alterar o Formulário 941 para o terceiro trimestre.

O envio de formulários W-2 aos formulários de segurança social do IRS

deve ser dado aos funcionários até o final de janeiro e arquivado na Administração da Segurança Social até o final de fevereiro, juntamente com o formulário de transmissão W-3, que acumula todas as informações de todos os W-2.

Falha na obtenção de uma renúncia ao IRS para não E-fling

Os empregadores que classificam 250 ou mais formulários W-2 devem obter uma renúncia se não desejarem arquivar o arquivo.Leia mais sobre como obter uma renúncia de arquivamento de formulários W-2 eletronicamente (PDF).

Fazendo esses erros de formulário comuns no formulário W-2

Os erros de formulário mais comuns nos formulários W-2 incluem:

• Falha ao incluir decimais e centavos em quantidades
• Falha na utilização de tinta preta (fazendo entradas demasiado leve)
• Fazendo entradas muito grandes ou muito pequenas. O IRS sugere que use 12 pt. Fonte tipo Courier para impressão W-2s.
• Mapeamento incorreto do nome do funcionário. O primeiro nome do empregado e a inicial do meio vão na primeira caixa, o sobrenome do empregado vai na segunda caixa, e qualquer sufixo (como "Jr.") vai na terceira caixa.

O uso de software financeiro pode ajudá-lo a evitar muitos desses erros em formulários W-2, especialmente erros de formulários, e seu software pode avisá-lo quando você estiver atingindo o valor do salário máximo da Segurança Social. Confira este artigo em 2012 programas de software de contabilidade por Rosemary Peavler, Guia de Finanças Empresariais, com foco em programas que incluem funções de folha de pagamento.

Como corrigir um formulário W-2

Você deve fornecer um formulário W-2 para cada funcionário até o final de janeiro de cada ano (para o ano civil anterior), mas você não precisa enviar esses formulários para a Administração da Segurança Social (SSA) até o final de fevereiro. Este atraso proporciona tempo para corrigir erros.

Se você pode corrigir o erro antes de enviar o SSA, basta fazer a correção e enviar o formulário corrigido.

Se você encontrar o erro depois de ter arquivado com o SSA, você deve enviar um W-2 corrigido juntamente com um formulário de transmissão corrigido W-3c).

Leia mais detalhes sobre como fazer correções para um formulário W-2, depois de enviá-lo para a Administração da Segurança Social.