Erros a evitar ao planejar um evento

Os erros são feitos nos negócios e em nossas vidas pessoais em uma base regular. É assim que crescemos e aprendemos. Mas alguns erros são caros. Faça as providências necessárias para evitar estes cinco erros comuns de planejamento de eventos e - se você cometeu um erro - tenha certeza de que não cometeu o mesmo erro pela segunda vez.

Não Começando Early Enough

A procrastinação é o seu inimigo. Este é um dos erros de planejamento de eventos mais comuns que você deseja evitar.

Falha ao iniciar o processo de planejamento de eventos no início pode causar uma série de problemas na linha. Assim que uma data for selecionada e você tiver um escopo geral do seu evento e do orçamento, entre no trabalho. Hotéis e outros locais de reserva com antecedência, de modo a garantir isso o mais breve possível. A falha em fazê-lo limitará as opções do seu local e, infelizmente, será deixado com qualquer local disponível. Palestrantes convidados e entretenimento ao vivo também levam reservas antes da data real do evento. Uma vez que a data do seu evento é segura, faça a sua pesquisa e, quando decidir sobre o seu intérprete de escolha, obtenha um contrato assinado imediatamente.

Organizar-se com uma lista de verificação de planejamento de eventos é outra tarefa que deve ser abordada imediatamente. Ao mapear todas as etapas do processo de planejamento de eventos, determinar quando precisam ser concluídas e desenvolver um cronograma para cada um, você terá um guia valioso para você começar e mantê-lo no caminho certo.

Começar muito tarde é um dos erros de planejamento de eventos mais comuns.

Não verificando eventos concorrentes

Você já programou seu evento apenas para aprender - uma vez que o processo de planejamento começou e a data do evento configurada - que há outro evento concorrente no mesmo dia? Apenas um evento atrairá a multidão, então não aproveite suas chances e cruze os dedos para que os convidados escolham seu evento.

Evite a situação completamente.

Faça a sua diligência e verifique se há conflitos de eventos antes que seja tarde demais. Consulte os horários para encontros da indústria (grandes e pequenos), proximidade com feriados, grandes eventos esportivos e encontros locais que podem causar estragos para aqueles que dirigem o evento. Depois de ter decidido uma data para o seu evento, envie a palavra aos seus convidados. As notificações "Salvar a data" e os anúncios "Próximos eventos" dão aos interessados ​​a oportunidade de marcar seu evento em seus calendários.

Não confirmando vendedores

Um contrato de fornecedor assinado é um contrato juridicamente vinculativo e lhe dá algo por escrito para responsabilizar o fornecedor pelos serviços que eles devem fornecer. No entanto, isso não faz nada para você no momento do evento quando você percebe que o vendedor é um não comparência. Esse contrato de evento na mão não servirá comida para seus convidados com fome ou entregar mesas e cadeiras para um salão de baile vazio.Confirme com cada vendedor não uma vez, mas duas vezes. Sim duas vezes . Confirme o recebimento do seu contrato assinado no momento em que você concorda com os termos. Confirme mais uma vez antes do próprio evento. Esta não é a conversa que você terá sobre detalhes sobre a entrega ou decoração de alimentos; Este é um acompanhamento específico para garantir que seu evento ainda esteja no calendário.

Os vendedores de eventos reservam vários eventos e é muito fácil que sua papelada se perca no shuffle ou seja equivocada por outra pessoa na empresa. Portanto, assegure-se de que isso não aconteça ao circular de volta para eles para verificar e confirmar que seu evento e os detalhes sobre a data, a hora e os serviços a serem fornecidos estão de acordo com sua programação. E mantenha esse contrato de fornecedor prontamente disponível.

Não tendo um "Plano B"

Ter um plano de contingência é uma obrigação para qualquer evento, mas especificamente para os eventos programados para serem mantidos ao ar livre. As condições meteorológicas são imprevisíveis e, se um furacão, um aviso de vento pesado ou uma tempestade de granizo assustador ameaçar cancelar seu evento, tenha um plano de backup. As datas de chuva, os locais de eventos alternativos e os horários de atividades modificados são todas as opções se o seu evento ao ar livre - ou parte dele - deve ser movido para dentro.

Além de se preparar para as incertezas climáticas, outras circunstâncias incomuns também podem ser abordadas antes do tempo. As quedas de energia podem ser reduzidas por ter um gerador no local. O estacionamento de excesso pode ser movido para outro local previamente estabelecido. Os problemas com a disponibilidade do quarto de hotel podem ser resolvidos mantendo alguns quartos extras na reserva dentro do bloco do hotel. Considere as especificidades do seu evento e pense nas áreas mais suscetíveis a problemas. Ao planejar com antecedência e desenvolver cenários alternativos, você pode evitar um dos erros de planejamento de eventos mais onerosos.

Não é suficiente Ajuda

Quando se trata de contratar pessoal de eventos, mais é melhor. Vai custar-lhe mais dinheiro, mas pode salvar seu evento. Imagine isso: um backup de carros esperando para entrar em um estacionamento enquanto os atendentes de estacionamento freneticamente tentam manter-se. Uma linha de convidados frustrados esperando para pedir uma bebida, pois um servidor luta para acompanhar a demanda. Os trabalhadores do registro de eventos ficaram sobrecarregados com o grande número de convidados que acabaram de chegar, deixando viajantes cansados ​​esperando muito tempo para fazer o check-in. Você percebe a idéia. Tendo equipe de eventos extras para auxiliar durante horas agudas, preste serviços adicionais às áreas que precisam, resolva os problemas que surjam, ou seja uma presença de boas-vindas para os hóspedes que chegam, as questões podem elevar o seu evento de um bom evento para um excelente evento.

Ao contratar pessoal de eventos, procure aqueles funcionários com experiência trabalhando o tipo de evento que você está planejando. Contratar apenas funcionários profissionais altamente recomendados. Eduque-os sobre o que o seu evento é sobre, os convidados que estarão atendendo, suas expectativas e quem é seu ponto de contato é que eles tenham uma pergunta ou problema. A equipe de eventos - mesmo que eles sejam fornecidos por um fornecedor externo - representam você e seu negócio de planejamento de eventos.Um encontro negativo com a equipe do evento vai viver na memória tanto do convidado quanto do cliente e pode agredir até mesmo os eventos mais bem planejados.