Erros comuns Os advogados fazem ao enviar e-mails

Os advogados, como todos os outros, cometem erros na forma como usam o email. Alguns erros de email tornam-se histórias de terror, enquanto outros são apenas constrangedores. Os seguintes são os nove erros comuns que os advogados fazem ao escrever e enviar e-mails.

Enviado da mesa de (Inserir nome)

De tempos em tempos, recebo um e-mail de um advogado que envia um e-mail em nome da sua mesa. Aqui estão alguns problemas com essa abordagem ao e-mail.

Primeiro, o índice de exibição da caixa de entrada da maioria dos sistemas de e-mail não exibirá um nome longo. A maioria das pessoas só verá uma parte de "da mesa" e talvez algumas letras do primeiro nome da pessoa. Mais importante ainda, parece bobo e um pouco pretensioso. Uma mesa não envia e-mails. Se um advogado vai enviar um e-mail, ele deve estar em seu nome.

Fancy Effects

Alguns advogados adoram ser criativos com a aparência de seus e-mails. Outro dia eu vi o bloco de assinatura de um advogado e por um momento pensei que estava tendo problemas de visão. Descobre que as letras embaçadas eram intencionais. Os efeitos especiais podem parecer divertidos, mas qualquer coisa que torna as palavras difíceis de ler é uma má idéia. Especialmente se o que é difícil de ler é o nome do advogado e o endereço de e-mail.

Mesmo pior do que os efeitos especiais nas letras é quando os advogados desordenam seus e-mails com obras de arte ou gráficos extravagantes. Isso torna a mensagem mais lenta para baixar, mais lenta para abrir e mais um incômodo para ler.

O objetivo de um e-mail é comunicar informação, não habilidade artística. Mantenha simples.

Sem bloco de assinatura

Não é tão difícil configurar um bloco de assinatura automática na maioria dos sistemas de e-mail. Não precisa ser complicado, e as opiniões variam quanto à quantidade de informação a incluir em um bloco de assinatura. Alguns advogados transformam seus rodapés de e-mail em mini-comerciais que saem em todos os e-mails, enquanto outros tomam uma abordagem muito minimalista com apenas seu nome e endereço de e-mail ou número de telefone.

A maioria coloca algum tipo de aviso de privacidade ou aviso legal na parte inferior do rodapé. Todos estes são usos aceitáveis ​​de um bloco de assinatura de e-mail. O que não é aceitável é enviar e-mails que não identificam o remetente. O destinatário de um e-mail não deve adivinhar quem enviou o e-mail. Os advogados devem identificar-se claramente em todas as comunicações que enviam, e se o advogado for inteligente, o e-mail incluirá também um aviso de privacidade.

Escrevendo Emails While Angry

Um dos benefícios do antigo sistema de enviar cartas às pessoas era que havia um período de "resfriamento" interno entre quando uma letra seria escrita e quando realmente iria sair para o destinatário.Se o advogado digitasse a própria carta, ainda seria provável que se sentasse em uma mesa por várias horas antes de ir ao escritório de correios. Se fosse ditado, no momento em que a secretária terminou de digitá-lo, o advogado pode ter superado o que o deixou tão irritado em primeiro lugar.

Essa proteção não existe no e-mail. Com um e-mail, o advogado pode disparar uma missiva irritada em segundos do que desencadeou a raiva. 99. 99% do tempo isso será uma má idéia. Ninguém pensa mais claro quando é impulsionado pela raiva. Vá fazer outra coisa e volte para a questão ofensiva mais tarde, quando alguma raiva se dissipou.

Poderia fazer a diferença entre manter ou perder clientes, amigos e dinheiro.

Não fazendo respostas oportunas

Alguns advogados sentem que a antiga "regra de 5 dias" para responder à correspondência comercial também se aplica ao e-mail. Não. Por mais inconveniente que seja, a realidade é que as pessoas esperam respostas mais rápidas para um e-mail do que para uma carta enviada pelo correio. Se um cliente ou outro advogado enviar um e-mail, tente responder dentro de 24 horas, se possível. Se é uma questão complicada que não pode ser dada atenção adequada no momento, pelo menos envie um reconhecimento e deixe a pessoa saber quando esperar uma resposta. A maioria dos clientes apreciará uma mensagem amigável que diz que o e-mail foi recebido e será respondido no futuro próximo. Em face do silêncio, o cliente deve especular sobre se o advogado ainda recebeu o e-mail, se uma resposta está a caminho ou se as preocupações do cliente são simplesmente ignoradas.

Destinatário incorreto no campo Para

Uma das ótimas coisas sobre a função de auto-preenchimento nos sistemas de e-mail é que permite que os advogados encontrem os endereços de e-mail de seus clientes ou colegas mais rapidamente. Um dos riscos da função de auto-preenchimento é que um advogado que não é cuidadoso pode enviar o email para a pessoa errada. Em alguns casos, isso não pode ser mais que um constrangimento menor, mas em alguns casos, pode ser negligência profissional. Não envie por correio electrónico acidentalmente comunicações confidenciais do cliente a um advogado adversário ou mesmo a outro cliente.

Usando a opção "Responder tudo".

O advogado contrariante envia um email para você com uma proposta ou afirmar sua posição sobre um problema. Você envia o email para os outros advogados da sua empresa envolvidos no caso para discutir isso. Em breve, o botão "Responder tudo" está sendo usado liberalmente, sem que ninguém perceba que o conselho adversário está sendo copiado na discussão interna em sua empresa. Acontece. Se deseja encaminhar um e-mail para discussão, retire as informações do remetente antes de encaminhá-lo. E, sempre que usar a opção "Responder tudo", verifique cada endereço de e-mail na lista de destinatários antes de clicar em enviar.

8. Linhas de assuntos superficiais. Lembre-se de que qualquer coisa enviada para outro advogado em um e-mail pode ser encaminhada para qualquer outra pessoa. Pense duas vezes antes de usar linhas de assunto como "meu cliente idiota" ou "pedido de juiz estúpido"."Nunca se sabe onde uma cópia desse e-mail pode aterrar. Além disso, não deixe as linhas de assunto em branco, pois isso pode fazer com que outro advogado não perceba que há um e-mail sobre seu caso. Uma linha de assunto simples de" caso Parkerson "ou "Smith proposto acordo" ou qualquer título relevante para o conteúdo do e-mail funciona melhor.

E enquanto "cliente idiota" pode ser a descrição mais precisa do conteúdo do e-mail, é uma escolha fraca para a linha de assunto

9. Assista seu tom - e não interprete mal os outros. Quando as pessoas falam umas às outras face a face, as pistas faciais e os tons vocais geralmente tornam clara a intenção de uma pessoa. Nas chamadas telefônicas, as pessoas A voz geralmente é suficiente para saber quando alguém está sendo sarcástico, brincando ou sério. Mas no e-mail, é perigosamente fácil interpretar completamente a intenção de uma pessoa. Muitas amizades foram prejudicadas por uma pessoa que interpretou incorretamente a intenção de outra pessoa em declarações em um e-mail. E com os advogados que costumavam discutir com a outros já, é fácil para um advogado ser rápido para assumir que a outra pessoa está sendo hostil ou rude.

Conforme discutido em "redigir e-mails enquanto estiver com raiva", demore alguns minutos para se refrescar antes de enviar uma resposta ao e-mail desse idiota.

Depois de uma hora passar, você pode perceber que você o enganou completamente em primeiro lugar. Não tenha uma resposta de disparo de cabelo para declarações feitas em e-mails e não dispare uma resposta até considerar se é possível que o remetente tenha uma intenção diferente do que inicialmente apareceu. Se parecer que uma afirmação pode ser lida de mais de uma maneira, e uma dessas maneiras não é ofensiva, tente dar ao remetente o benefício da dúvida antes de cortar a cabeça com uma mensagem missiva mortal.

Existem outros erros de e-mail do advogado que deveriam ter feito a lista Top 10? Conte-nos sobre isso no Fórum.