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O que são registros corporativos?
Os registros corporativos são os registros que uma corporação dos EUA precisa manter para mostrar que está funcionando da maneira exigida pelo Internal Revenue Service e as leis do estado em que a empresa é incorporada (formada como entidade empresarial corporativa).
Por que os registros corporativos são necessários?
Os registros corporativos são necessários para mostrar que a corporação está funcionando adequadamente conforme exigido pelo Internal Revenue Service, para mostrar que a corporação é uma entidade separada e para manter o escudo corporativo da responsabilidade.
O que é um livro de registros corporativos?
Algumas corporações possuem um "livro" de registros corporativos que inclui todos os documentos necessários. Em outros casos, os registros corporativos são mantidos on-line ou em um arquivo. Os registros devem estar em um lugar e estar disponível se o Internal Revenue Service auditar sua empresa.
Você também pode manter seus registros corporativos "na nuvem", mas esses registros podem incluir informações confidenciais e processos proprietários, portanto, assegure-se de que seu servidor esteja seguro. Susan Ward, Small Business-Canada Expert, tem um ótimo artigo sobre gerenciamento de documentos que pode ajudá-lo com este projeto.
Como são criados os registros corporativos? Quem mantém os registros corporativos?
Os registros corporativos são gerados pelo conselho de administração da sua empresa. O conselho cria documentos como os artigos de incorporação e os relatórios anuais da sua corporação. O conselho também cria e edita documentos como movimentos e minutos durante as reuniões do conselho.
O secretário corporativo geralmente é designado para manter todos os registros corporativos. Claro, todos os registros devem ser assinados, e todas as ações tomadas devem ter documentação. Se a corporação tiver partes de estoque, o secretário corporativo (geralmente o escritório deste indivíduo) acompanha registros de propriedade de ações.
O secretário corporativo também convoca rolo em cada reunião do conselho, observando quais membros do conselho estão presentes e ausentes.
Manter um registro das resoluções da Diretoria
Os conselhos corporativos aprovam políticas e resoluções gerais (decisões) e não se envolvem na tomada de decisão do dia-a-dia. Uma das atividades mais importantes de um conselho de empresas é fazer resoluções. As resoluções são basicamente documentos que registam as decisões do conselho. As resoluções corporativas podem ser feitas em vários assuntos, incluindo:
- Registros de transações principais da corporação
- Aprovações de contratos
- Registros de venda ou compra de imóveis (terrenos e imóveis)
- Contratação ou demissões de grande número de empregados
- Expansão para um novo mercado ou um novo local
Todas essas decisões, e mais, devem ser registradas.
Que outros registros devem ser incluídos?
- Seus artigos de incorporação e quaisquer artigos que alterem este documento. Esses artigos são arquivados com seu estado, mas você ainda precisa de uma cópia do original e todas as alterações.
- Estatutos Sociais. Os estatutos são os princípios orientadores que regem o trabalho do conselho de administração da corporação. Os estatutos incluem deveres de funcionários corporativos, informações sobre a reunião anual e como o conselho estabelece políticas e votos.
- Acta de todas as reuniões de accionistas e de administradores, incluindo a reunião anual
- Relatórios anuais
- Registo de acções para acompanhar as transacções de acções e a propriedade de acções.
- Resoluções empresariais e tributárias
- Resoluções de contratação e nomeação
- Resoluções de conflitos de interesses dos administradores
- Resoluções para empréstimos da e para a corporação
- Resoluções relativas a benefícios a empregados e planos de aposentadoria
- Resoluções de dividendos em ações
Siga a Lei do Estado na Formação do seu Conselho de Administração e na Manutenção de Registros
À medida que você forma sua corporação, você precisará verificar com seu estado para se certificar de que está seguindo as diretrizes do estado para organizar e administrar sua empresa. Todos os estados têm regulamentos específicos que regulam as empresas. Verifique com a secretaria de estado do seu estado ou com seu advogado para obter mais informações.
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