Gerenciamento fácil de e-mail para proprietários de negócios ocupados

O e-mail oferece uma ótima e acessível maneira de comercializar seu negócio em casa, manter contato com os clientes e prestar serviço ao cliente; no entanto, também pode ser tedioso e perder tempo. A menos que você contrata um assistente virtual, você precisa encontrar uma maneira de gerenciar e-mails que lhe permitam responder em tempo hábil e ainda não gastar o dia todo respondendo. Aqui estão dicas para gerenciar seu e-mail.

1) Reduza a quantidade de e-mail que você recebe.

Existem várias maneiras de limitar a quantidade de e-mail mostrada na sua caixa de entrada.

O primeiro é responder as perguntas mais comuns que você recebe em seu site com uma página de FAQ. Nesta página, você escreve a pergunta e depois responde. Consulte as pessoas sobre ele em sua página de contato, sugerindo que eles verifiquem primeiro para ver se sua pergunta é respondida. Ao fornecer tanta informação quanto possível em seu site, seus visitantes podem obter suas respostas sem enviá-lo por e-mail.

A segunda maneira de reduzir o e-mail que você recebe é cancelar a inscrição das listas que você não lê. Se você achar que está excluindo ou selecionando boletins informativos e outras atualizações de negócios, mas não lendo, é hora de se desinscrever. Se você quiser ficar atualizado com um blog, uma opção melhor é usar um leitor de feeds, que irá capturar e listar todas as novas postagens sem preencher sua caixa de entrada.

Uma terceira maneira é "lavar" o seu email para bloquear o spam e parar o email indesejado. O MailWasher oferece versões gratuitas e pro que podem ajudar a bloquear spam, lixo eletrônico e fraudes de phishing.

2) Limite o número de contas de e-mail que você possui.

Alguns proprietários de empresas domésticas criam várias contas, como uma para atendimento ao cliente e outra para ajuda técnica, pensando que as ajudará a classificar e gerenciar e-mails. Mas as contas múltiplas apenas criam mais trabalho, a menos que você tenha um assistente virtual que trabalha é fazer uma ou mais contas de e-mail.

Em última análise, você só precisa de duas contas; um para pessoal e um para negócios.

3) Limite o número de vezes que você verifica o e-mail por dia.

Verificar o e-mail parece uma atividade benigna e, no entanto, é um dos maiores perdedores de tempo, logo atrás das mídias sociais. Porque o e-mail é rápido e imediato, há uma idéia de que você precisa estar nisso o tempo todo, mas isso não é verdade. Enquanto você não quiser deixar seus clientes ou clientes pendurados por muito tempo, você não precisa responder ao e-mail no momento em que chegar. Em vez disso, verifique o email duas ou três vezes por dia. Quando você verificar, comprometa-se a lidar com tudo na sua caixa de entrada naquele momento.

4) Desenvolva um sistema para lidar e classificar o email.

A maioria dos programas de e-mail permite criar pastas nas quais você pode classificar o email. Por exemplo, você pode criar pastas para "fazer", "recibos", "ler", etc.Cada email que vem é respondido e / ou classificado adequadamente. Se você é uma pessoa visual como eu, você pode usar o programa Gmail do Google para criar várias caixas de entrada. Quando o email entra na caixa de entrada principal, classifique as caixas de entrada "to-do", "to-reply", "to-read", "info do cliente". Todas essas caixas de entrada especializadas aparecem em diferentes seções na página do Gmail. Outra vantagem para o Gmail é a capacidade de usar rótulos, como recibos, para marcar e-mails.

5) Excluir, excluir, excluir.

Se você receber muitos e-mails desnecessários, exclua-o o mais cedo possível. Considere usar um email baseado na web para excluir mensagens indesejadas antes de baixar para o seu programa de e-mail. Se você usar o email baseado na web, verifique, verifique e exclua o lixo primeiro. Isso deixa apenas os itens para os quais você precisa responder. Consulte o n. ° 1 sobre como reduzir o e-mail que você recebe se achar que está excluindo os tipos de e-mail ou muitos e-mails de um único remetente.

6) Esvazie sua caixa de entrada.

Isso é muito mais difícil do que você pensa. E uma vez que está vazio, mantê-lo vazio é igualmente desafiante. Inicialmente, esta tarefa será difícil porque as chances são que você tem muitos e-mails e é demorado passar por cada peça para classificar ou excluir. Uma opção é usar a função de pesquisa para encontrar e-mails de lugares que contatam você muito. Por exemplo, se houver uma newsletter para a qual você se inscreva, pesquise a newsletter por nome ou endereço de e-mail.

Depois de ter a lista de e-mails de newsletter, você pode lidar com isso em massa, selecionando-o e arquivando-o em sua pasta "para ler" ou "boletim informativo". Ou você pode trapacear por selecionar todos os itens em sua caixa de entrada e colocá-lo em uma pasta chamada "para arquivar". Isso esvazia sua caixa de entrada sem ter que arquivar cada pedaço de e-mail, e ainda assim você não perdeu o e-mail. Uma vez que sua caixa de entrada está vazia, comprometa-se a gerenciar cada email que chega no horário designado que você agendou para lidar com isso.