Como os planejadores de eventos bem-sucedidos permanecem organizados

Se você é um planejador de eventos corporativos ou uma pessoa administrativa, os conceitos básicos de planejamento de eventos exigem que você tenha fortes habilidades de organização, comunicação e documentação. Independentemente do seu nível de experiência, mesmo um entusiasta da hospitalidade pode fazer um evento comercial incrível com um pouco de criatividade e muita organização ao longo do caminho. Mas quando se trata de planejamento de eventos, particularmente para planejadores de eventos ocupados com mais de um evento em seus livros, ficar organizado pode ser um obstáculo maior do que a maioria percebe.

Como os organizadores de eventos permanecem organizados

A organização é uma das muitas chaves do sucesso para a maioria dos planejadores de eventos. Não só pode dominar as habilidades organizacionais levando a menos estresse, mas também pode aumentar a sua criatividade como um planejador de eventos, permitindo que você veja a imagem maior e pense fora da caixa, sabendo que você tem um controle firme sobre os detalhes. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os organizadores de eventos bem sucedidos continuam organizados.

Criar pastas de eventos

A criação de pastas de planejamento de eventos e eventos é provavelmente a maneira mais eficiente de se organizar para o planejamento de seminários, conferências, treinamentos internos, reuniões executivas e todos os tipos de eventos. Enquanto muitos planejadores de eventos estão se movendo para mais ferramentas de organização eletrônica e digital, os arquivos físicos podem servir de lugar para o evento mais importante e os detalhes do programa. Manter cópias impressas de certos documentos, notas e outros detalhes pode ser um salvador de vida durante a vida de um evento.

Idealmente, cada evento e / ou programa deve ter seu próprio fichário. Dependendo da complexidade do seu evento, seu fichário pode incluir várias seções, incluindo:

• Itinerário / Agenda
• Contatos principais
• Participantes
• Comunicações
• Contratos
• Pedidos de eventos de banquetes
• Entretenimento
• Lista de alojamento / sala
• Chegadas / Partidas
• Atividades
• Presentes
• Orçamento
• Diversos

Com a pasta de planejamento de eventos atualizada regularmente, você compartilhará informações com seus colegas internos e clientes, mesmo que eles não lhe dêem muito tempo para se preparar.

Utilize software de planejamento de eventos ou armazenamento de documentos on-line

Enquanto seus agendadores de eventos devem incluir todos os detalhes mais importantes de cada evento em cópia impressa, o resto de suas notas de referência, idéias e correspondência também devem ser mantidos organizados e juntos. Hoje, muitos planejadores de eventos usam software de gerenciamento e planejamento de eventos, mas muitos mais estão procurando opções de armazenamento de arquivos on-line para se manterem organizadas.

Ferramentas on-line como Google Drive e Dropbox podem fornecer um local organizado para todo tipo de documentos eletrônicos, a partir de planilhas para faturas. Essas ferramentas permitem que você carregue, armazene e organize documentos em arquivos e pastas online onde eles podem ser acessados ​​facilmente de qualquer lugar.Você pode abrir documentos em seu laptop, smartphone ou tablet. Você também pode facilmente anexar esses arquivos a e-mails ou compartilhar o documento com colegas, fornecedores e clientes. Pode ser a solução de organização perfeita para planejadores de eventos que estão sempre em movimento.

A linha inferior organizacional

No final, você organiza seus documentos, notas e correspondência.

Cada planejador de eventos possui um sistema diferente que funciona para eles e seus eventos. O fator mais importante deve ser sempre acessibilidade e prontidão de informações. Portanto, certifique-se de que, qualquer sistema que você use, você pode localizar rapidamente e facilmente as informações que você está procurando.