Como negociar os melhores contratos de planejadores de eventos

Quatro palavras devem ter seu lugar em seu manual de planejamento de eventos: Obtenha por escrito . A maioria de nós já ouviu a frase pronunciada em um momento ou outro. Com uma boa razão. Promessas feitas durante o curso da conversa podem facilmente se tornar uma memória distante ou completamente esquecidas. Obter os termos acordados por escrito serve para proteger as duas partes envolvidas e é uma necessidade nos negócios. Saber como negociar os melhores contratos de planejadores de eventos é um passo importante no caminho do sucesso.

Especifique quais serviços você fornecerá

Você pode pensar que, como planejador de eventos, é bastante óbvio quais serviços você irá fornecer. Mais uma razão para descrevê-los com grande detalhe. Os planejadores de eventos oferecem uma ampla gama de serviços; O objetivo aqui é estabelecer o que você estará fornecendo para evitar qualquer confusão mais tarde. Se é seleção de menu, arranjos florais ou escolha do local, indique claramente os itens que são sua responsabilidade. Uma vez assinado, suas responsabilidades serão limitadas aos itens específicos incluídos no contrato do planejador de eventos.

Leia entre as linhas

Ao revisar contratos de eventos, preste atenção aos detalhes. Leia cada linha com cuidado. E então leia entre as linhas . Esteja atento a qualquer linguagem vaga; Os itens abordados em generalidades estarão sujeitos a interpretação e isso pode causar estragos para você e para o seu negócio de planejamento de eventos.

Observe as taxas ou cláusulas ocultas que indicam que pode haver sobretaxas adicionais. Esclareça esses complementos ou negocie para removê-los completamente do contrato do evento.

Pergunta, Pergunta, Pergunta

Quando você está no processo de negociação de contratos de eventos, questione todas as cobranças. Se um hotel ou fornecedor tiver um item listado no contrato de evento, eles devem poder explicar sua presença lá e justificar o custo associado.

Às vezes, simplesmente solicitar esclarecimentos pode resultar na renúncia da taxa.

Não se deixe intimidar. Como jovens, somos ensinados que a única pergunta tola é a pergunta não feita. Ao negociar, pergunte. Se algo em um contrato não estiver claro para você, pergunte. Se você notar que um item de linha foi omitido, pergunte. É melhor pedir agora do que pagar o preço mais tarde.

Não aceite o que não deseja; Pergunte o que você quer em vez disso

Se as chamadas locais gratuitas não são importantes para os seus clientes devido à disponibilidade de telefones celulares, não aceite isso como uma amenidade incluída. Em vez disso, peça ao hotel para trocar esse item de linha por algo que é importante para seus convidados. Taxas mais baixas ou descontos podem ser muito mais valiosos para você, então faça uma lista desses "brindes" que você não quer e, em vez disso, negocie algo melhor que você deseja.Amenidades que normalmente estão disponíveis incluem transferências para o aeroporto, passagens de clube de cortesia, upgrades de salas, serviço de internet, frete grátis e recebimento e muito mais.

Programação de pagamento

Certifique-se de que seu contrato de planejamento de eventos especifica seu cronograma de pagamento. Isso inclui o depósito ou retentor inicial e detalhes sobre como os pagamentos futuros serão feitos.

O cronograma de pagamentos pode estar vinculado a determinados marcos no processo de planejamento de eventos ou pode ser uma data definida no calendário antes do evento. Desenvolva o cronograma que funciona melhor para o seu negócio de planejamento de eventos e seu fluxo de caixa. Certifique-se de incluir quaisquer impostos e taxas adicionais. Mais importante ainda, não comece o trabalho real no planejamento de um evento até depois de ter recebido o depósito inicial. Se o depósito nunca aparecer, você fez todo esse trabalho por nada. Literalmente.

Cancelamento de eventos

Enquanto você está focando seu tempo e energia no planejamento de um evento, a última coisa em sua mente pode ser o cancelamento desse mesmo evento. No entanto, se o seu cliente decidir cancelar o evento em qualquer ponto após o início do trabalho - por qualquer motivo - seu contrato deve especificar o que acontece se o evento for cancelado.

Este é um passo necessário para se proteger, seu negócio de planejamento de eventos e sua receita esperada.

O ponto chave para incluir por escrito é que o depósito e todos os pagamentos anteriores feitos até o ponto de cancelamento não são reembolsáveis. No planejamento de eventos, a maior parte do trabalho é concluída antes do evento real. Você merece ser pago pelo trabalho já concluído. Para esse ponto, dependendo do seu cronograma de pagamento, você também pode querer incluir uma cláusula indicando que os clientes pagarão por serviços prestados até a data em que você receber uma notificação por escrito de que o evento foi cancelado.

Cláusula de rescisão ou Força Maior

Uma cláusula de rescisão - ou força maior - é inserida em um contrato para absolver uma ou ambas as partes de responsabilidade no caso de não cumprirem os termos do contrato por razões além de seu controle, tais como como paradas de mão-de-obra, guerra ou clima extremo. A intenção aqui é proteger você de qualquer risco decorrente de circunstâncias incontroláveis. Certifique-se de que está protegido por esta cláusula e especifique os termos e o prazo para a rescisão. Por exemplo, "qualquer das partes pode rescindir este contrato sem responsabilidade devido a um ou mais desses ou motivos semelhantes, mediante notificação por escrito à outra parte dentro de dez dias dessa ocorrência. "

Indenização (" Não é Minha Falha ")

Uma cláusula de indenização fornece proteção se a outra parte faz algo que faz você prejudicar ou faz com que um terceiro processe por danos. A cláusula é uma promessa que, basicamente, diz que a outra parte não pode responsabilizá-lo por quaisquer reclamações, perdas, danos, responsabilidades e despesas resultantes de sua negligência, falta de execução ou má conduta intencional. Verifique se o contrato possui esta cláusula.

Ao negociar, prepare-se

Antes de negociar contratos de eventos, faça seu dever de casa.Determine o que está envolvido no planejamento deste evento e saiba quais os termos e proteções que deseja. Seu contrato deve refletir a responsabilidade compartilhada para evitar quaisquer acordos que sejam unilaterais. O que é bom para uma festa é bom para o outro. Ao negociar, seja um bom ouvinte. Preste atenção nos itens contratuais que podem ser negociados e aqueles que o deixam desconfortável. Seja confiante e não hesite sob pressão. Fique firme. Não assine nada até ficar completamente satisfeito de que os termos são justos e oferecer-lhe a proteção que você precisa.