Uma das maneiras mais fáceis para a sua empresa receber exposição gratuita na mídia (muitas vezes conhecida como "mídia ganha") é através de eventos de mídia. Se você está se associando com vários patrocinadores para ajudar os menos afortunados, ou mantendo uma conferência de imprensa para anunciar uma versão do produto, há algumas etapas que você deve seguir para organizar um evento de mídia bem sucedido.

Comece com um comunicado de imprensa

O envio de seu comunicado de imprensa ajudará a mídia a decidir se sua história é digna de cobertura.

É por isso que ajuda a manter seu comunicado de imprensa simples e nunca usar nenhum hype. Estações e jornais estão à procura de notícias, eles não estão procurando um espião de vendas.

Você tem uma janela para enviar seu comunicado de imprensa. Você não quer enviá-lo muito cedo e depois fica esquecido ou enterrado e você não quer mandá-lo muito tarde, quando outras histórias já foram atribuídas e simplesmente não podem caber no seu evento. Geralmente 2-3 dias antes do seu evento é suficiente com antecedência.

Você também quer ter certeza de incluir instruções e instruções especiais dentro do seu comunicado de imprensa. Se a sede da sua empresa estiver em um local, mas seu evento está em sua planta a 30 milhas de distância, você precisa deixar isso claro em sua versão.

Veja as chamadas telefônicas

Depois de enviar o seu comunicado de imprensa, você pode ligar para os editores nos jornais ou nos produtores nas estações de TV para verificar se o recebem.

Isso é tudo o que você precisa perguntar.

Isso muitas vezes abrirá a conversa para que eles lhe digam se eles pensam que poderão ou não ir. Mas mesmo que não, você não quer perguntar se eles estão vindo. Eles estarão lá se puderem, mas não farão nenhuma promessa.

Tenha em mente, as últimas notícias ou os dias de notícias pesadas podem impedir que eles venham no último minuto.

Você não quer incomodá-los para ver se eles estão chegando, mesmo no dia do evento, quando você está lá esperando por que os repórteres apareçam.

Você também quer assistir a hora em que você faz o seu telefonema. Ligar 10 minutos antes de 5 p. m. pode parecer o fim do dia para você, mas para um produtor de 10 minutos até um noticiário noturno. Os melhores horários para ligar são geralmente em torno de 10 a. m. , e entre 1 e 2: 30 p. m.

Planeje o tempo do seu evento com cuidado

Todos estão trabalhando nos prazos. Os jornais estabeleceram tempos em que colocaram a questão do dia seguinte na cama. Isso significa que se eles vierem ao seu evento às 5 p. m. na quinta-feira, a cobertura pode não aparecer até sábado.

As estações de TV geralmente têm uma manhã, meio dia, 5, 6, 10 e / ou 11 p. m. Noticiários durante a semana, dependendo do seu mercado de TV. Obtendo cobertura se seu evento de mídia começar em 4 p.m. pode ser muito complicado. Eles não vão apenas entrar em seu carro de notícias e dirigir como loucos para obter sua fita no ar por 5. Há um script que tem que ser escrito e uma fita que precisa ser editada.

Planeje seu tempo de evento para que não seja apenas conveniente para os repórteres, mas também aumenta suas chances de obter uma exposição mais imediata.

Não tente e faça tudo

Por mais tentador que se tornar um diretor, não conte ao repórter, aos fotógrafos ou aos videographers quais tiros você quer que eles obtenham.

Você quer estabelecer um certo relacionamento com eles e começar um relacionamento com o jornal ou estação de TV. Você não ganhará amigos, dizendo-lhes como fazer seu trabalho.

Torná-lo fácil de entrar (e sair)

Se você estiver segurando o evento em sua planta de 50 000 pés quadrados e a área que você está permitindo a mídia está na parte de trás do prédio, Dê-lhes o mais fácil acesso possível. Não os deixe estacionar na frente do prédio e, em seguida, arraste seus equipamentos até a parte de trás, se você pode ajudá-lo. Se houver uma maneira de dirigir para trás, informe a mídia sobre as instruções de condução em seu comunicado de imprensa e marque claramente o caminho quando eles realmente chegam.

Você também quer considerar qual área de sua instalação está estritamente fora do limite. Por exemplo, se você não pode evitar uma caminhada longa, você realmente quer que a mídia entre todo seu prédio com as câmeras?

Isso não significa que eles começarão a disparar o que quiserem. Mas muitas empresas têm políticas rígidas sobre onde as câmeras e os não empregados podem ir por razões proprietárias.

Considere os visuais

Pense sobre seus recursos com atenção. Dê à mídia a maior parte da experiência prática possível. Falar sobre um produto por meia hora e, em seguida, referir-se à imagem na brochura é algo que a mídia nem precisa se mostrar. Lembre-se, eles estão passando os visuais para seus potenciais clientes (seus espectadores ou leitores), então é importante manter seu público em mente para que você possa obter a cobertura que você precisa.

Não esqueça um Kit de Imprensa

Inclua a informação sobre seu evento e entregue-a à mídia. Esta informação irá ajudá-los a escrever a história, mas também ajuda você a ter mais controle sobre as notícias, já que você está fornecendo as informações cruciais.

Certifique-se de que o contato de mídia esteja disponível

Não se esqueça de disponibilizar seu contato de mídia para perguntas. Se um repórter tiver dúvidas adicionais, eles precisam poder manter seu contato com a mídia rapidamente.

Certifique-se de incluir o número de telefone do contato da mídia e qualquer outra informação de contato dentro do seu kit de imprensa.

Use os funcionários com experiência

Você não precisa limitar os porta-vozes do seu evento para o seu próprio contato com a mídia. Se um funcionário pode dar uma melhor qualidade de som, porque ele teve mais experiência em desenvolver e trabalhar com um determinado produto, por todos os meios, torná-lo disponível para perguntas.

Prepare sua declaração de antemão

Se você planeja conversar na câmera ou para um repórter de jornal, pense no que deseja dizer com antecedência.Pode ajudar a ter um amigo que não esteja familiarizado com o seu negócio para ler sobre o seu kit de imprensa e fazer perguntas que eles tenham. A partir dessas questões, bem como alguns brainstorming próprios, venha com uma lista de respostas. Você não quer ensaiar ensaiado, mas você também não quer parecer incompreendido ou dizer "Umm …".

Você também quer considerar os diferentes tipos de mídias.

O jornal tem necessidades diferentes da televisão e vice-versa. Um repórter de jornal pode fazer perguntas que são muito diferentes do que um repórter de TV. Cada meio tem maneiras diferentes de apresentar suas novidades para que eles precisem do tipo que melhor se adapte às suas audiências.

E se o repórter não mostrar?

A estação ou o jornal podem muito bem enviar um fotógrafo ou videógrafo em vez de um repórter.

Isso não significa que sua história não é importante para eles. Eles não estariam lá se eles não planejassem dar cobertura à sua história, então trate quem mostra muito bem.

Se um videógrafo estiver arrastando sua engrenagem, não entregue-lhe um kit de imprensa naquele momento. Oferecer para levá-lo para ele até que ele tenha sido capaz de obter os tiros que ele precisa. Tratar ele ou ela como um cidadão de segunda classe voltará para a estação e poderá prejudicar suas chances de cobertura futura.