Como preparar W-2 Salários e declarações fiscais

O que é o formulário W-2?

O formulário W-2 inclui informações sobre os salários dos empregados pagas no ano civil anterior e a retenção desses salários, bem como informações sobre os benefícios e outras deduções dos salários.

Quando os Formulários W-2 são devidos?

W-2s são devidos aos empregados até o final de janeiro, para o ano civil anterior. Se 31 de janeiro é um fim de semana ou feriado, os relatórios são devidos no próximo dia útil. Aqui estão as datas de vencimento de declaração de imposto sobre a folha de pagamento de fim de ano para o ano atual.

Os formulários W-2 são devidos à Administração da Segurança Social em 31 de janeiro. Depois de fornecer formulários W-2 aos funcionários, você também deve enviar esses formulários, juntamente com o formulário de transmissão W -3, à Administração da Segurança Social (SSA).

O prazo de janeiro é uma tentativa de conter a fraude fiscal, mas isso significa que você deve dar formulários W-2 aos funcionários no início de janeiro, então eles têm a oportunidade de examiná-los antes de serem arquivados. A distribuição anterior aos funcionários diminuirá os erros nos formulários W-2, portanto, você não precisa arquivar um W-2 corrigido.

Recolher informações para preparar formulários W-2

As informações para este formulário vêm do seu registro de folha de pagamento, que mostra os totais atualizados para cada empregado por salários e retenções, juntamente com as deduções para planos médicos, contas de poupança de saúde e outros itens.

Aqui estão mais detalhes sobre as informações que você precisará para preparar esses formulários W-2.

Dificuldade: Média

Tempo necessário: Depende do número de empregados e do número de deduções e pagamentos adicionais

Veja como preparar o formulário W-2

Informações do empregador
Para cada W- 2 você prepara, você precisará incluir informações sobre sua empresa: número de identificação do empregador (EIN) e nome e endereço do empregador.

Número de controle
Você pode querer adicionar um número de controle interno em cada W-2, se você estiver pagando muitos funcionários. Você pode gerar o número você mesmo, ou seu software de preparação de folha de pagamento pode gerar esse número.

Lucro dos empregados Você também precisará

• Salários totais, dicas e outras compensações (Caixa 1). Esta é uma remuneração bruta para todos os empregados horários e assalariados.
• Quantidade total de retenção (Caixa 2)
• Salários Total da Segurança Social (até o máximo da Segurança Social) (Caixa 3). Alguns salários não estão incluídos nos salários da Segurança Social, pelo que você precisará reduzir a entrada por esses montantes.
• Imposto total da segurança social retido (caixa 4)
• Salários e dicas totais do Medicare (igual ao salário total) (Caixa 5)
• Imposto do Medicare retido (Caixa 6). Este montante inclui o valor do imposto adicional do Medicare para funcionários com maior remuneração.
• Dicas de Segurança Social (Caixa 7) e dicas alocadas (Caixa 8)

1. Em seguida, você precisará de informações sobre funcionários e salários totais e retenção para cada funcionário no ano passado:

2. Outros pagamentos. Você pode ter pago os pagamentos antecipados do EIC (crédito de renda do trabalho) (Caixa 9) e benefícios de cuidados dependentes (Caixa 10) pagos aos funcionários.

3. Informações sobre a participação no plano de aposentadoria, funcionários estatutários
   Em cada W-2, você deve verificar a caixa apropriada se o empregado participar de um plano de aposentadoria (Caixa 13) ou um plano não qualificado (Caixa 11), se este O funcionário é um funcionário estatutário (Caixa 13), ou se o empregado recebeu uma remuneração por doença de terceiros (Caixa 13.

4. Caixa 12
   Caixa 12 é para montantes para outras compensações ou relatórios, para entrar em 1-4 caixas Algumas das informações mais comuns para a caixa 12:

   • Segurança social não cobrada, RRTA (aposentadoria ferroviária) ou imposto sobre o Medicare, em dicas ou seguro de vida em grupo
   • Diferimentos eletivos para 401 (k), 403 (b), e outros planos de aposentadoria qualificados
   • Pagamento por doença não tributável
   • Pagamentos de pára-quedas de ouro
   • Despesas de mudança reembolsáveis ​​excluíveis
   • Contribuições para contas de poupança médicas ou contas de poupança de saúde
   • Opções de stock de empregados não estatutárias
   • Contribuições de Roth designadas ao abrigo de 401 (k) ou 403 (b) planos
   • Custo da cobertura de saúde patrocinada pelo empregador, usando Código DD, de acordo com os requisitos de notificação do Box 14

5. As inscrições da Caixa 14
   são para outras deduções ou compensações que devem ser divulgadas aos funcionários para suas declarações fiscais. Por exemplo,

   • Pensão após impostos
   • Reembolsos automáticos
   • Impostos especiais para a Califórnia, Nova York, Nova Jersey e Washington
   • Contribuições de caridade deduzidas do salário do empregado
   • Seguro de saúde e deduções de benefício adicional > Deduções uniformes (pelo custo dos uniformes)
   • Deduções das quotas sindicais
   • Proveitos não tributáveis ​​
   • Despesas de veículos incluídas nos salários (100% do valor do arrendamento do veículo fornecido ao empregado e incluídos nos salários da Caixa 1)
   • Lá é também uma caixa para os itens "Outros - não na lista" que você deduziu dos funcionários
   • Informações locais e estatais

6. Nesta seção, você entrará informações sobre salários estaduais e locais e retenção. Digite:
   Observe que há espaço para dois estados e duas localidades no formulário. Se alguém trabalhou em mais de dois estados ou localidades durante o ano, use um segundo W-2 para incluir a informação adicional.

   Seu código de estado de duas letras e o número de identificação fiscal do seu negócio (verifique com o departamento de receita do seu estado) (Caixa 15)

   • Salários do Estado (Caixa 16)
   • Imposto de renda do Estado retido (Caixa 17) < Salários locais, se houver (Caixa 18)
   • Imposto de renda local retido (Caixa 19)
   • Nome da localidade (Caixa 20)
   • Verificar a precisão
   • Passe o tempo assegurando-se de que as informações que você fornece para funcionários (e, finalmente, para a Administração da Segurança Social e IRS) é exato. Verifique os totais do registro de folha de pagamento para o ano e execute um W-3 para garantir a precisão de todas as informações que você está enviando.

7. Formulários pré-impressos
   Se você estiver imprimindo seus próprios formulários W-2, você pode obtê-los de várias fontes:

8. O W-2 é um formulário de várias partes. Aqui estão as páginas deste formulário:
   O site da Ordem dos formulários do IRS (leva 7-15 dias)

   Um fornecedor de formulários on-line ou uma loja de suprimentos de escritório.

   • A cópia A vai para a Administração da Segurança Social. A cópia A geralmente é impressa em uma forma vermelha.
   • Cópia 1 é para a cidade, estado ou localidade
   • Cópia B é para arquivamento com declaração de imposto federal do empregado
   • Cópia C é para registros do funcionário
   • Cópia 2 é outra cópia para outra cidade, estado , ou localidade
   • A cópia D é para os registros do empregador.
   • Imprimir W-2s
   • Imprima os formulários, verificando se eles se alinham com um formato pré-impresso se você tiver um.

9. Distribuir o W-2
   Para o Empregado: Cópias B, C, 1 e 2

10. Para a Administração da Segurança Social - Copiar A. O SSA exige que você envie a cópia A do W-2 de cada funcionário , juntamente com o Formulário W-3, até o final de fevereiro.

    • Mantenha a cópia D para seus registros.
    • Ainda confuso sobre Form W-2?
    • Respostas às suas perguntas sobre o formulário 2011 W-2

11. Dicas sobre a preparação do formulário W-2 O número de identificação fiscal do seu negócio não é o seu número de identificação do imposto de vendas do estado. Muitos estados usam o número de identificação fiscal federal (EIN) e adicionam dígitos ao final. Verifique com seu departamento estatal de receita para obter informações.

Dica de renda.

1. A receita de dica do empregado está sujeita aos impostos do Seguro Social e impostos do Medicare, incluindo o imposto adicional do Medicare.
2. Caixa 12 - Mais de 4 itens Se você tem mais de 4 itens para a caixa 12, você precisará colocar os itens adicionais em um segundo W-2. Mas não inclua o salário do empregado e a retenção neste W-2 adicional.
3. Formulário W-3,
   juntamente com a cópia A de todos os formulários W-2 dos funcionários, é devido à Administração da Segurança Social até 31 de janeiro. Quando você completou o W-3 e você tem todos os W-2 formulários, envie estes aos funcionários o mais rápido possível, para que eles tenham a oportunidade de revisar os formulários. Se eles encontrarem erros, você pode corrigi-los antes de enviar o relatório consolidado para o SSA até 31 de janeiro.
4. Aviso legal As informações fornecidas neste "Como fazer" são para fins gerais, para ajudá-lo a coletar as informações que você precisa preparar e imprimir formulários W-2. Não se destina a ser conselho fiscal e, de forma alguma, essa informação tenta ser abrangente ou para lhe informar todas as informações que devem ser incluídas nos formulários W-2. Fale com o seu consultor fiscal para obter informações sobre sua situação específica.
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   Relatórios de salários e impostos de fim de ano de arquivo