Saiba como fazer Minutos da reunião

Os minutos da reunião são as notas detalhadas que servem como um registro oficial escrito de uma reunião ou conferência. A pessoa encarregada da reunião geralmente pede a um dos participantes que atinja essa tarefa. Um dia, que alguém poderia ser você! Embora não seja um trabalho terrivelmente difícil, é importante. Uma vez que os minutos da reunião são um registro oficial do que aconteceu, precisão é necessária. Você terá que tomar notas detalhadas sobre as quais as pessoas devem poder se referir mais tarde, se necessário.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a lidar com esta tarefa com delicadeza. Descubra o que fazer antes, durante e depois da reunião.

Antes da reunião

• Escolha sua ferramenta de gravação: A primeira coisa que você deve fazer é decidir como você vai levar suas anotações. Você vai à velha escola e usará caneta e papel ou você vai tech e usará um laptop, tablet ou smartphone. Verifique com seu chefe para ver se ele ou ela prefere que você use um método particular. É improvável, mas é possível.
• Certifique-se de que sua ferramenta de escolha está em funcionamento e tenha um backup apenas no caso de seu original falhar. Se você traz um laptop, por exemplo, também tenha caneta e papel. Você não quer ter que parar a reunião enquanto procura algo para escrever se o seu computador falhar.
• Leia a agenda da reunião antes da reunião começar. Isso permitirá que você formule um esboço para suas atas. Deixe algum espaço abaixo de cada item e escreva suas notas lá. Fazer isso tornará o seu trabalho um pouco mais fácil, enquanto a pessoa que estiver executando a reunião adere à agenda.

Durante a reunião

• Passe em torno de uma folha de atendimento e certifique-se de que todos ingressem. Você precisará incluir uma lista de todos os participantes nos minutos oficiais da reunião.
• Certifique-se de saber quem é o mundo. Dessa forma, você será capaz de identificar quem está falando e gravar corretamente essa informação.
• Observe o tempo que a reunião começa.
• Não tente escrever todos os comentários. É bom incluir apenas as principais ideias. Tenha muito cuidado para não deixar de lado os itens com os quais você não concorda. Seus preconceitos não devem influenciar você. Lembre-se que esta é uma conta oficial e não sua opinião sobre o que aconteceu!
• Anote todos os movimentos, quem os criou e os resultados dos votos, se houver; você não precisa anotar quem apoiou uma moção. Claro, as regras da sua organização podem diferir, então, verifique-as primeiro.
• Se os votos sobre quaisquer moções ou discussões forem diferidos até a próxima reunião, anote isso.
• Registre o tempo de término da reunião.

Após a reunião

• Digite os minutos o mais rápido possível após a reunião, enquanto tudo ainda está fresco em sua mente. Se você encontrar um erro em suas anotações ou se você tiver uma pergunta, você pode esclarecer rapidamente conversando com outros participantes.
• Na cópia final do acta, inclua o nome da organização, o título da comissão, o tipo de reunião (diariamente, semanalmente, mensalmente, anual ou especial) e a finalidade.
• Dê as vezes que começou e terminou.
• Forneça a lista de participantes e uma nota sobre quem executou a reunião. Você também pode indicar aqui que você tomou as minutas. Inclua seu nome na lista de participantes e, entre parênteses após o seu nome, diga que você tomou as atas. Alternativamente, no final do documento, você pode assinar, escrevendo "Respectivamente enviado por", seguido do seu nome.
• Repita os minutos antes de enviá-los. Peça a outra pessoa que tenha procurado também procurá-los. Ele ou ela poderá informá-lo se você acidentalmente deixou alguma coisa.
• Envie-os para a pessoa que dirigiu a reunião, a menos que solicitado a fazer o contrário.