O que são minutos de reunião e quem os registra?

Os minutos da reunião são a documentação escrita ou gravada que é usada para informar os participantes e não-participantes sobre o que foi discutido e o que aconteceu durante uma reunião. Os minutos da reunião geralmente são tomados ou registrados durante a reunião para que os participantes tenham um registro do que aconteceu durante a reunião.

Os minutos geralmente incluem:

• os nomes dos participantes,
• os itens da agenda cobertos,
• decisões tomadas pelos participantes,

• as ações de acompanhamento comprometidas pelos participantes,
• datas de vencimento para a conclusão dos compromissos e
• quaisquer outros eventos ou discussões que valem a pena documentar para revisão ou histórico futuro.

Os minutos de reunião exemplares se concentram nas decisões tomadas durante a reunião e nos compromissos assumidos pelos participantes. Os compromissos são acompanhados das datas de vencimento e quaisquer outros detalhes necessários para um entendimento compartilhado pelos participantes da reunião.

Minutos da reunião como um documento histórico

Como documento histórico, eles também são úteis para documentar as idéias-chave ou discussões que levaram à tomada de decisão. Por exemplo, respondendo perguntas mais tarde, quando um membro da equipe diz, "o que sempre estávamos pensando quando escolhemos esse objetivo".

Os minutos efetivos da reunião apresentam as cinco alternativas que a equipe discutiu e a principal razão pela qual um foi selecionado sobre os outros caminhos disponíveis.

Os minutos efetivos da reunião para a reunião de negócios típica não precisam gravar todas as discussões.

Eles também não precisam, e não devem, indicar quem disse o que. Nem, devem documentar o que cada participante diz em detalhes. No exemplo dado, um tomador de notas efetivo resume a discussão em vez de escrever cada palavra.

(Reconheça que esta regra é diferente para outros tipos de reuniões em situações como ações legais, audiências judiciais, etc.)

Esses minutos exigem um registro exato da conversa e declarações.) Mas, seu típico reunião no local de trabalho não.

Quando e Como compartilhar os minutos da reunião

Idealmente, os minutos de reunião são divulgados aos participantes da reunião eletronicamente no final da reunião. Fazendo isso, os participantes têm aviso prévio de seus compromissos e prazos. Se isso não for possível (por exemplo, o tomador de notas deseja limpar erros), o tomador de notas deve divulgar os minutos da reunião dentro das 24 horas da reunião.

As atas servem de lembrete dos compromissos assumidos pelos membros da equipe durante a reunião. Eles ajudam os participantes a transferir seus compromissos de reunião para seus calendários e fazer listas. Eles servem de lembrete de qualquer item que deve chegar aos participantes antes da próxima reunião.

(Isso pode eliminar um dos problemas mais importantes com as reuniões, em geral - divulgando informações na reunião para que os participantes passem a leitura da reunião ao invés de interagir.) Afinal, não é a interação o ponto de uma reunião? Para qualquer outra coisa, você possui ferramentas como e-mail e Yammer.

Você vai querer rever os minutos da sua reunião anterior no início da próxima reunião para que as pessoas possam verificá-las quanto à correção e as próximas etapas.

Os minutos da reunião são um contribuinte efetivo para as reuniões bem-sucedidas quando os minutos são devidamente escritos e distribuídos em tempo hábil. Isto é especialmente verdadeiro quando uma equipe formou normas fortes que sustentam o sucesso comercial.

Como as organizações lidam com as Minutas da reunião?

Crítica para o sucesso de uma reunião, o tomador de notas ou gravador documenta a reunião para participantes, história e funcionários que precisam saber o que aconteceu na reunião. Sem minutos completos, as perspectivas de sucesso da reunião são diminuídas.

O funcionário que toma os minutos da reunião geralmente é um membro da equipe e toma as notas enquanto participa da reunião. Em reuniões que tenham procedimentos, ramificações ou requisitos legais ou governamentais, tais como audiências, reuniões de conselho de administração ou deposições requeridas, uma pessoa não participante toma as atas oficiais e, muitas vezes, registra o processo.

O funcionário que registra as minutas deve ter um ouvido para detalhes para gravar com precisão. O funcionário também deve realizar várias tarefas efetivamente para participar da reunião enquanto grava as atas.

Em algumas reuniões, o mesmo empregado leva as atas em todas as reuniões. Em outros, o papel do tomador de minutos passa de empregado para funcionário. Como conhecer a liderança, o papel do tomador de notas cria liderança, comunicação e habilidades efetivas de liderança em reuniões.

Quais são os Requisitos de uma Reunião Minutos Note Taker?

Os requisitos para o gravador ou tomador de notas incluem:

• Registre com precisão as decisões, compromissos e principais pontos de discussão feitos em uma reunião.
• Registre os itens de ação que os membros da reunião se comprometeram a fazer junto com a data de vencimento que os membros se comprometeram a fazer. Os itens de ação têm um nome em anexo, mas a discussão geral não indica quem disse o que em reuniões informais de trabalho.
• Revise as principais decisões e as atribuições ou compromissos voluntários e itens de ação no final da reunião para que os participantes possam rever e concordar sobre os acontecimentos e compromissos antes de sair da reunião.
• O líder da reunião pode pedir ao tomador de notas que repita a discussão periodicamente durante uma reunião.
• Em uma série contínua de reuniões, o tomador de notas demora um minuto para rever o acta da reunião no início da próxima reunião. Os funcionários que participam podem adicionar ou corrigir qualquer coisa em que não estejam de acordo nos minutos.
• A distribuição de uma cópia do atas da reunião dentro das 24 horas da reunião foi a recomendação padrão de facilitadores de reunião por anos.Agora, no entanto, o gravador provavelmente tomou os minutos em um dispositivo eletrônico, como um laptop ou iPad. Assim, o tomador de notas deve distribuir as notas da reunião após uma rápida revisão da ortografia, gramática e clareza - muitas vezes em ou dentro de minutos da reunião.

O gravador é um papel que uma reunião deve ter para garantir que os resultados de uma reunião sejam comunicados e atuados pelos participantes. Sem as notas, os participantes devem contar com a memória dos outros participantes. Garantido, este não é um bom plano.

A documentação do tomador de notas de uma reunião é necessária para o sucesso de uma reunião, assim como a documentação é necessária para melhorar o desempenho dos funcionários.

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