Não faça esses erros de minutos da reunião da Diretoria!

Todos os estados exigem que as corporações peguem e distribuam minutas de reuniões, e todos os estados exigem que os conselhos de administração mantenham minutos de reunião. Mas não há regras específicas sobre o que incluir no acta da reunião do conselho e como levar esses minutos. Certamente, há erros que você pode fazer ao tomar minutos que podem dificultar a vida de seu conselho corporativo.

Por que fazer uma reunião do Conselho de Administração?

Existem várias razões para tomar e registrar os minutos das suas reuniões corporativas.

O primeiro e mais importante motivo para levar minutos de reuniões é ter um registro do que você decidiu. Eu assisti a reuniões de bordo onde ninguém poderia se lembrar de uma decisão feita pelo conselho alguns meses atrás. Tendo algo escrito para o seu negócio,

O segundo motivo para o acervo do conselho de administração é para fins fiduciários e de responsabilidade. Os membros do conselho estão em uma posição de confiança. Eles estão tomando decisões sobre dinheiro investido por acionistas corporativos, e eles precisam ser capazes de provar que eles agiram com sabedoria, no melhor interesse da corporação e sem conflitos de interesse. Ter um acta da reunião do conselho ajuda o conselho a provar que agiu de boa fé e evita a responsabilidade pessoal por suas ações.

O terceiro motivo é para fins fiscais. Uma corporação é uma entidade separada dos acionistas individuais. Para ter certeza de que você mantém essa separação, os minutos da reunião do conselho fornecem um registro.

Sem eles, o IRS ou agências estatais podem negar o status fiscal do negócio. Uma corporação que não mostra que está agindo como uma entidade separada dos proprietários pode criar uma situação fiscal difícil.

Há um equilíbrio para as empresas se esforçar para garantir que os membros do conselho estejam cumprindo seus deveres e sejam protegidos contra reuniões longas e sem objetivo que desperdiçam os membros.

Vamos abordar esse equilíbrio neste artigo.

Agora que discutimos os motivos para a tomada de minutos da reunião do conselho, aqui estão alguns erros cometidos pelas empresas, e alguns pensamentos sobre como corrigi-los.

Não criando e distribuindo uma agenda antes da reunião

Outro grande erro cometido pelas corporações em suas reuniões do conselho não está configurando uma agenda antes da reunião e não distribuindo a agenda e documentos relevantes antes da reunião. A agenda deve incluir quantidades específicas de tempo para cada item na agenda. Ter uma agenda específica não só faz a reunião funcionar mais sem problemas, mas permite que o conselho (e qualquer um que leia os minutos depois) conheça a importância relativa de cada item na agenda.

Isso não significa que algo não pode entrar na agenda se for importante e urgente, mas itens podem ser adicionados à agenda por votação.E o que é urgente deve ser tratado pelos executivos, não pelo conselho.

Faltando Partes Importantes dos Minutos da Reunião da Diretoria

O modelo para os minutos da reunião da placa deve incluir:

• A data, hora e local da reunião
• Hora de início e término e horários atribuídos a itens específicos na ordem do dia
• Que tipo de reunião do conselho - regular, especial ou anual (todos os estados exigem que as empresas tenham uma reunião anual)
• Quem estava presente, observando diretores, convidados e funcionários, e quais membros do conselho não eram presente. Os nomes de quem chegar tarde ou sair cedo devem ser anotados.
• Especificando se um quorum está presente. Um quórum geralmente é exigido pelo estatuto social para qualquer voto a ser tomado. O requisito de quorum é geralmente mais da metade dos membros. (Para um conselho de nove membros, por exemplo, cinco membros devem estar presentes para um quorum).
• Se as apresentações são feitas por comitês ou outros, inclua nomes e títulos de apresentadores.

Minutos da reunião muito específicos

Provavelmente, o maior erro nas placas é exigir informações detalhadas sobre discussões (às vezes argumentos) e processos. As reuniões devem refletir os resultados das decisões, e não quem disse o que na discussão. Digamos que seu conselho esteja votando em uma moção para vender uma nova linha de produtos.

As actas da reunião devem dizer: "Moção para adicionar uma nova linha de especiarias. Ação apoiada e aprovada, com dissensões tão". Se o grupo teve uma discussão, você deve registrar o comprimento da discussão e resumi-la, mas você não precisa entrar em detalhes sobre a discussão.

Minutos que não são suficientemente específicos

No outro extremo do espectro, alguns minutos não são específicos o suficiente para fornecer informações e manter os membros fora de problemas. Se a decisão não fosse unânime, um registro de quais membros do conselho dissecessem, o que se absteve (e note se a abstenção foi por causa de um potencial conflito de interesses).

Enquanto você não precisa gravar o sopro de todas as discussões, ou quem disse o que. Mas deve haver informações suficientes nos minutos para refletir o espírito da discussão.

Reuniões do conselho demasiado longas

Ninguém gosta de reuniões longas, mas existem algumas maneiras de encurtar a reunião e os minutos. Você pode querer salvar o tempo de reunião do conselho criando uma agenda de consentimento. Basicamente, esta agenda é uma lista de questões que podem ser tratadas rapidamente sem discussão. A lista pode incluir minutos da reunião anterior, financeiros e relatórios dos comitês ou do CEO.

A agenda de consentimento e os relatórios e outras informações devem ser distribuídos antes da reunião para que os membros tenham a oportunidade de lê-los. Então, na reunião, a agenda de consentimento faz parte do processo da reunião. Qualquer membro do conselho pode levantar uma questão ou preocupação sobre a agenda de consentimento, mas se não houver problemas, toda a agenda de consentimento pode ser votada ao mesmo tempo.

O tipo de decisões erradas

Um painel corporativo toma decisões sobre a política geral.As decisões do dia-a-dia são tomadas pelos executivos da corporação com base nessa política. Às vezes, aborda o excesso e tenta tomar decisões que melhor se dediquem ao gerenciamento.

Não aprovando as Minutos

É tentador, na agitação das reuniões do conselho, esquecer de aprovar as minutas. Mas é importante certificar-se de que os minutos refletem corretamente a letra e o espírito da reunião. Os minutos são considerados "rascunho" até serem aprovados.

Não mantendo registros dos minutos da reunião

Depois de todos os problemas que você procura, para manter bons minutos para sua empresa, não se esqueça de manter seus minutos de reunião corporativa em algum lugar seguro e acessível. Configure um processo para manter minutos em um livro de registros corporativos, ou "na nuvem", em um arquivo protegido por senha.

Esquecendo-se de Reconhecer o Papel do Secretário Corporativo

A maioria dos deveres relacionados aos minutos corporativos são do domínio da secretaria da corporação. Ser um bom secretário corporativo é uma arte, e esses indivíduos geralmente não são reconhecidos o suficiente. Diga "obrigado" a essa pessoa regularmente.

Não inclui um advogado como conselheiro do Conselho de Administração

As informações contidas neste artigo não se destinam a ser conselhos fiscais ou legais, e o autor não é um advogado. Se sua corporação é privada ou pública (com ações negociadas publicamente), você deve ter um advogado informando você sobre como tomar atas corporativas e estar presente em reuniões importantes do conselho para se certificar de que você e seu conselho estão protegidos.