Como Triage Your Balance Sheet no QuickBooks

O QuickBooks é um software de contabilidade poderoso que fornece relatórios robustos e informações sobre a saúde financeira dos livros da sua empresa. Claro, isso recai sobre a premissa mais importante de que os dados devem ser inseridos com total precisão para garantir que as contas sejam somadas corretamente. Os erros de entrada, os erros de arredondamento e os livros contábeis incompletos podem causar que as contas se juntem incorretamente e, assim, reduzir a precisão das instruções do QuickBooks.

Se seus livros não estão se reconciliando, você deve entender que a Intuit inclui um conjunto de ferramentas para ajudar os proprietários de empresas a encontrar a origem de um erro contábil e abordá-lo efetivamente. Reparar esses problemas imediatamente pode ajudar a garantir que seus livros sejam precisos e atualizados e seus relatórios possam ser confiáveis.

1. Execute um saldo de avaliação

Para que seus balanços sejam precisos, a soma total dos ativos reportados deve ser igual ao passivo bruto mais o patrimônio total. Quando essas contas não somam exatamente o mesmo valor, elas são consideradas desequilibradas para fins contábeis. O QuickBooks pode oferecer feedback imediato sobre se suas contas são equilibradas executando um saldo de teste, que fornece uma visão geral rápida do valor líquido de qualquer conta que tenha um saldo positivo ou negativo. Para efeitos de um saldo de teste, qualquer conta que tenha um saldo zero seja ignorada. A saída de um saldo de teste do QuickBooks pode simplificar a identificação de quais contas podem ter erros pendentes.

Depois de revisar essas informações, anote cada conta que você acredita que pode ter um problema e o valor pelo qual essa conta parece ser imprecisa.

2. Exportar dados

Usando informações do seu saldo de teste, identifique uma lista de contas que você acha que precisa ser limpa. No topo da janela QuickBooks, clique em Arquivo -> Utilitários -> Exportar -> Listas de arquivos IIF.

Isso deve exibir uma janela intitulada "Exportar" e uma lista de caixas de seleção. Marque a caixa de seleção que diz "Plano de contas" no topo da lista. Depois de selecionar este item, clique em "OK" no lado direito da janela. O QuickBooks deve então criar e exportar um arquivo IIF que pode ser aberto no Microsoft Excel. Muitas vezes, é uma boa ideia fazer backup deste arquivo, salvando-o novamente como um XLS. Converter o IIF em um arquivo XLS também evitará problemas potenciais com formatação ou modo protegido.

3. Identificar a Conta Problema

O arquivo criado na etapa anterior pode ser usado para revisar um razão de cada conta que você identificou na primeira etapa. Comece por excluir as duas primeiras linhas no conjunto de dados para facilitar a administração e ordenação da informação. Dê uma olhada nas colunas B e F, que contêm o nome e o valor, respectivamente, para cada transação em seus livros.Para tornar esses dados mais úteis, classifique os itens na coluna F de baixo para alto. Ao se deslocar pela lista ordenada de transações ou simplesmente usando a função de busca do Excel, tente encontrar os valores que você identificou como imprecisos na primeira etapa. Se você encontrar um dos valores, certifique-se de verificar o seu trabalho, retornando ao QuickBooks e executando um Relatório Rápido no quadro de contas.

4. Use o Reconstruir Utilitário de Dados

Com suas transações problemáticas identificadas, você pode agora passar para a reparação do seu balanço danificado para assegurar uma maior precisão dos relatórios futuros. A maneira mais simples de reparar um balanço em muitos casos é usar o utilitário de reconstrução de dados que vem com o QuickBooks. Esse recurso foi projetado para encontrar e reparar automaticamente transações defeituosas em uma conta, comparando-as com os dados do balanço geral. Você pode executar o utilitário de reconstrução de dados clicando em Arquivo -> Utilitários -> Reconstruir dados. Se você identificou o problema específico, você também pode reparar manualmente a transação defeituosa entrando no livro-razão do QuickBooks. No entanto, certifique-se de verificar seu trabalho para evitar a introdução de um novo erro que possa exasperar o problema atual.

5. Prevenção de problemas futuros

Embora o utilitário de reconstrução de dados e a revisão manual geralmente possam descobrir a fonte de livros não desequilibrados, encontrar o problema em si pode ser um processo longo e frustrante em raras instâncias.

Os proprietários de empresas com livros extensivos podem precisar examinar milhares de transações para encontrar uma ou mais entradas que podem ser errôneas. É importante, portanto, que as estratégias sejam desenvolvidas para evitar que os livros se tornem desequilibrados novamente no futuro. Você deve começar por revisar seu processo de entrada do registro contábil para garantir que você e seus associados estejam adicionando transações ao razão geral da maneira correta. Por exemplo, muitas pessoas que não são contabilistas geralmente confundem débitos e créditos. Considere investir em treinamento ou trabalhar com um contador profissional se você estiver perdendo valiosas horas reconciliando contas de forma rotineira.