Como sua lista de planejamento de eventos interrompe a procrastinação

Você adia para começar a planejar seu evento?

No planejamento do evento, a procrastinação é seu inimigo. Como planejadores de eventos, começamos nosso trabalho vários meses (mesmo um ano!) Antes do evento real ter lugar. A procrastinação nesta profissão pode ser mortal e pode custar-lhe dinheiro e sua empresa. Felizmente, com uma lista abrangente de planejamento de eventos ao seu lado, você pode conquistar a procrastinação e deixá-la morta em suas trilhas.

Toda a pessoa procrastou em um momento ou outro. No planejamento de eventos, é fácil ficar sobrecarregado pelas muitas tarefas que precisam ser completadas. Isso pode levar a não tomar nenhuma ação, pois você não tem certeza de por onde começar.

No entanto, uma das maiores vantagens no planejamento de um evento bem sucedido é começar a planejar antecipadamente. "O pássaro adiantado obtém o verme", e outras linguagens nos lembram que o primeiro a chegar ao show é muitas vezes aquele que recebe o melhor lugar na casa. O planejador de eventos que começa a planejar antecipadamente tem uma melhor chance de hospedar um evento de sucesso e menos estressante.

O trabalho de planejamento de eventos não pode aguardar

O planejamento de eventos envolve a coordenação de muitas partes móveis diferentes e o gerenciamento de inúmeros detalhes ao longo de várias etapas de um evento. Essas tarefas não podem ser completadas alguns dias antes do seu evento. Dependendo do tipo de evento e do escopo, no planejamento de um evento bem-sucedido, você deve começar cedo para oferecer os melhores resultados possíveis.

O planejamento de eventos leva tempo

Se você não alocar tempo suficiente para enfrentar uma tarefa, essa tarefa não será feita. E no planejamento de eventos, essa tarefa inacabada pode definir um efeito de dominó e vários As etapas no processo de planejamento que se basearam nessa tarefa começam a desmoronar. Se você não conseguir escolher Configuração de sala e arranjos de assentos com seu cliente, então você não pode alugar as mesas e cadeiras.

Se você não sabe quantas tabelas e cadeiras você precisará, então os lençóis de mesa não podem ser solicitados. Nem as peças centrais. Você consegue a ideia. Uma coisa leva a outra. Você pode correr o risco de não poder reservar os itens que você precisa.

A Lista de Planejamento de Eventos para o Rescue!

Considere o planejamento do evento listar sua arma secreta na batalha contra procrastinação. Isso lhe dá um ponto de partida no processo de planejamento e não apenas mantê-lo organizado e lembrá-lo de detalhes que, de outra forma, você ignorou, mas também o manterá no horário. Uma lista de planejamento de eventos irá ajudá-lo a vencer a procrastinação guiando você através do processo de planejamento de eventos com etapas claras que estabeleceram prazos.

Como juntar uma lista de planejamento de eventos

Inicie sua lista de planejamento de eventos assim que a data foi definida para o seu evento e você tenha um contrato assinado em mãos do seu cliente.Não comece qualquer trabalho até você ter um depósito inicial porque, de outra forma, seu trabalho será feito de graça.

1. Começando

Quando se senta para preparar sua lista de planejamento de eventos, não se concentre nas datas de vencimento. Isso pode retardá-lo. Visualize seu evento do início ao fim e pense em todas essas coisas - grandes ou pequenas - que você precisa fazer entre agora e o próprio evento.

Os planejadores de eventos sabem que os eventos são constituídos por uma série de eventos menores que se encaixam para culminar no evento final. Comece a pensar em todas as coisas que compõem o seu evento e anote-os como eles vieram à mente. Organizar esses itens virá mais tarde.

2. Chuva de ideias!

Faça uma lista no papel ou no computador, o que você achar mais confortável. Pense em decoração, convites, sala de configuração, entretenimento, pessoal, comida e bebida, licenças, apólices de seguro, e assim por diante. Quanto mais você refletir isso e imaginar seu evento acontecendo, mais fácil será criar tarefas individuais. Pense nisso como sua sessão de brainstorming.

3. O que incluir na lista de planejamento de eventos

Alguns itens a incluir na sua lista de planejamento de eventos:

• Confirmar data e hora com o cliente e
• Assinar contratos com cliente, local e fornecedores
• Quartos de hotel seguros < Contratar entretenimento (orador convidado, banda, artistas, etc.)
• Convites de correio
• Selecionar menu
• Determinar configuração de sala
• Contratar garçons
• Confirmar número de convidados
• Contratar evento adicional pessoal conforme necessário
• Percorrer o site
• Confirme todos os detalhes
• 4. Programe as datas de vencimento antecipado

Depois de ter todas as tarefas escritas, você pode começar a trabalhar para trás do evento para determinar quando cada item precisa ser concluído. Tudo o que pode ser feito antes do tempo deve ser escrito em sua lista de planejamento de eventos com uma data de vencimento antecipado. É a natureza humana pensar que temos mais tempo do que realmente fazemos. Então não perca.

Se você pode contratar seus meses de entretenimento com antecedência, faça isso. Se você pode proteger o fornecedor de sua escolha, proceda e obtenha um contrato de evento assinado. Faça pesquisas em fornecedores locais se você ainda não possui relacionamentos com nenhum. Comece com qualquer coisa que possa ser concluída no início do processo de planejamento.

Certifique-se de incluir seguimentos regulares na sua lista para verificar se determinados itens principais foram concluídos, como confirmar com cada fornecedor que eles receberam seu contrato assinado e a data está em sua programação. Adicione um item para verificar novamente com o seu fornecedor sobre o menu de amostragem que foi oferecido. Sempre permita tempo extra para cada item em sua agenda.

Use a Lista de Planejamento de Eventos como Seu Guia

Com uma lista abrangente de planejamento de eventos ao seu lado, você pode vencer a procrastinação. O primeiro passo é preparar a própria lista. Uma vez que isso é realizado, e as tarefas são detalhadas com datas de vencimento, é fácil mover-se de um item de lista de tarefas para o próximo de acordo com o cronograma. A procrastinação derrotou.