Itens que você deve ter em sua lista de verificação de planejamento de eventos

Cada planejador de eventos que valem o seu sal sabe que uma lista de verificação de planejamento de eventos talvez seja a ferramenta mais valiosa no planejamento de um evento bem sucedido. É a única ferramenta de planejamento de eventos que o deixa à vontade quando você acorda no meio da noite em um susto de pânico convencido de ter esquecido um detalhe importante no planejamento de seu próximo evento. Com uma abrangente lista de verificação de planejamento de eventos ao seu lado, você pode abordar o seu evento com confiança, sabendo que você não negligenciou nada.

E se você se considera super organizado e já utiliza uma lista de verificação ao planejar um evento, mas encontrou situações em que percebeu (tarde demais) que não conseguiu atender a detalhes importantes. Onde você deu errado?

Cada evento requer uma lista de verificação de planejamento de eventos projetada com esse evento particular em mente e adaptada às especificações de eventos individuais. Portanto, cada lista de verificação de planejamento de eventos é diferente. No entanto, existem cinco itens que você deve ter na sua lista de verificação de planejamento de eventos, independentemente de estar planejando uma pequena festa de aniversário ou uma grande função corporativa.

Assinar contratos de eventos

Isso pode parecer óbvio, mas certifique-se de assinar - e receber cópias assinadas em troca - todos os contratos que você precisa para o seu evento. Isso inclui contratos de eventos com o cliente, local, vendedores, hotel, entretenimento, etc. Um aperto de mão firme é uma ótima maneira de conduzir negócios, mas não a forma de garantir a contratação de qualquer fornecedor e não a maneira de se comprometer a trabalhar para um cliente .

Obtenha tudo por escrito e não faça nenhum trabalho ou gaste um centavo no planejamento de seu evento até que todos os documentos tenham sido assinados e entregues. Se você é um planejador de eventos que precisa de um contrato de evento para seus serviços de eventos, clique aqui.

Confirme a data e hora do evento

Você está no joelho nas fases de planejamento para este evento.

Como alguém poderia ter a data errado? Os vendedores freqüentemente têm outros negócios chegando. Os clientes podem concordar com uma data e hora para o evento e, em seguida, simplesmente esquecer de notificá-lo sobre a alteração nos planos. Antes de começar a planejar seu evento, verifique a data e o horário de início e término e obtenha isso por escrito para que todos estejam na mesma página.

Contratar Ajuda Adicional

Não subestime o valor de ter ajuda adicional no dia do seu evento. Há sempre algo que precisa atender e a maioria dos planejadores de eventos já estão muito ocupados executando o evento para dedicar sua atenção às situações que surgem. A contratação de ajuda adicional é um passo importante que é freqüentemente ignorado até que seja possivelmente tarde demais para contratar os melhores funcionários do evento para o trabalho em mãos. Não se conforme com os restos quando se trata de contratar pessoal de eventos.Coloque este item em sua lista de verificação de eventos e assegure a equipe mais bem treinada com a experiência que você precisa, que se encaixa no orçamento do seu evento.

Conduzir um Site Walk-Through

Nada se compara a imaginar algo em sua mente, como experimentá-lo de primeira mão. Realizar uma caminhada do site do evento com seu cliente e fornecedores é um passo crítico no processo de planejamento de eventos.

Possui uma oportunidade para levantar questões, abordar preocupações e chegar a um acordo sobre configuração de sala, decoração, colocação de registro e fluxo global do evento. Muitas vezes, mesmo quando pensamos que estamos comunicando claramente, nossa visão de algo está em contraste com o que outra pessoa está imaginando com base em nossa descrição. Faça um percurso do espaço físico durante os estágios de planejamento para que não haja surpresas no dia do evento.

Inclua lembretes para acompanhar

No mundo ideal, dizer a alguém que seria suficiente para garantir que o trabalho seja feito. Infelizmente, o verdadeiro mundo do trabalho não funciona dessa maneira ou, pelo menos, não é o negócio do planejamento de eventos. Com tantos detalhes para gerenciar e vários jogadores envolvidos em várias etapas do evento, é fácil para algo se perder.

Então, quando você desenvolve sua lista de verificação de planejamento de eventos para mantê-lo organizado e dentro do prazo, inclua lembretes para determinados acompanhamentos. Por exemplo, se você falou com o fornecedor sobre idéias de menu, inclua um item na lista de verificação de planejamento de eventos que lê, "Acompanhe o fornecedor no menu proposto" e "Agendar degustações com o fornecedor". No planejamento de eventos, não existe como confirmar algumas vezes demais.