I-9 Conteúdo do arquivo

O formulário I-9, verificação de elegibilidade para o emprego é o formulário exigido pelo Departamento de Segurança Interna - U. S. Serviços de Cidadania e Imigração (USCIS) para documentar a elegibilidade para o emprego nos Estados Unidos. Como empregador, você deve preencher um formulário da I-9 para todos os empregados que contrata.

Todos os funcionários, cidadãos e não cidadãos, contratados após 6 de novembro de 1986, devem preencher a Seção 1 do Formulário I-9 no momento da contratação.

O empregador é responsável por garantir que a Seção 1 do Formulário I-9 seja oportuna e devidamente preenchida pelo empregado.

O empregador deve verificar a verificação do emprego e garantir que as Seções 2 e 3 do Formulário I-9 também estejam devidamente preenchidas. Os empregadores devem preencher a Seção 2 do Formulário I-9 examinando evidências de primeira mão (somente documentos originais, não expirados) de identidade e elegibilidade de emprego dentro de três (3) dias úteis da data em que o emprego começa.

O funcionário deve estar fisicamente presente e seus documentos originais devem ser revisados ​​pessoalmente. O funcionário que analisa os documentos originais deve assinar a seção 2 da I-9.

O formulário verifica se você marcou duas formas de identificação aprovadas que comprovam que o empregado está legalmente autorizado a trabalhar nos Estados Unidos.

Os empregadores ou o seu representante autorizado precisam preencher a seção 3 ao reverificar que um empregado é elegível para trabalhar nos EUA.

Ao recrutar um empregado dentro de três anos da data em que a I-9 foi originalmente completada, os empregadores têm a opção de preencher um novo formulário I-9 ou completar a seção 3.

Periodicamente, você precisa auditar os formulários da I-9 para garantir que você tenha um formulário preenchido para cada funcionário. Você precisa verificar a veracidade e a integridade e salvar evidências da auditoria e de qualquer treinamento que os membros da equipe que completem ou armazenem as I-9s receberam.

Localização dos Formulários Completos da I-9

Você quer manter todos os empregados I-9 e a documentação que o acompanha, em um arquivo de pessoal separado por estes motivos.

O governo pode inspecionar esses formulários. Se os funcionários do governo inspecionarem seus formulários da I-9, você não quer permitir que eles acessem os arquivos de pessoal privado de seus funcionários e as informações confidenciais que eles contêm.

Assim, no interesse da confidencialidade dos funcionários e do acesso restrito, você deseja isolar o seu empregado I-9s em uma pasta especificamente dedicada ao armazenamento I-9.

Isso protege a privacidade de seus funcionários e também economiza o empregador de ter que responder a questões adicionais que são criadas pelo conteúdo do arquivo do pessoal do empregado. Você pode, involuntariamente, abrir sua empresa para o aumento da investigação pelos funcionários da USCIS.Evite isso.

Investigação atual do Arquivo I-9

De acordo com o US Immigration and Customs Enforcement (ICE), o governo pode inspecionar seu I-9: "O processo de inspeção administrativa é iniciado pelo serviço de um Aviso de Inspeção (NOI) sobre um empregador que atrai a produção dos Formulários I-9.

"Por lei, os empregadores são fornecidos com pelo menos três dias úteis para produzir os Formulários I-9.

Muitas vezes, a ICE solicitará ao empregador que forneça documentação de apoio, que pode incluir uma cópia da folha de pagamento, lista de funcionários atuais, artigos de incorporação e licenças comerciais. "

A tendência atual é que o ICE está aumentando sua aplicação Os empregadores enfrentaram cada vez mais acusações criminais cobradas aos gerentes, proprietários e membros da equipe de RH por não ter completado e armazenar corretamente os formulários da I-9 para cada funcionário. As empresas receberam cada vez mais multas significativas e foram prejudicadas.

Os empregadores precisam tomar I-9 Forms sério. Sério. Preciso dizer mais?

Veja um formulário I-9 atual e complete as instruções para sua implementação no Departamento de Segurança Interna - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).

Também conhecido Como: arquivos de funcionários, registros de funcionários, arquivos de recursos humanos, documentação

Documentos adicionais relacionados a arquivos de pessoal estão disponíveis.

• Visão geral do arquivo de pessoal
• Política de acesso a arquivos de pessoal