O ABC de uma Carta de Reclamação de Doação

Há duas etapas para agradecer a um doador. O primeiro tem a ver com estabelecer um bom relacionamento com cada doador, e o outro passo tem um propósito muito legal.

Primeiro, você precisa de uma boa carta de agradecimento, mas também deve incluir informações legalmente necessárias para que os doadores possam documentar que deram uma doação dedutível a sua instituição de caridade.

O IRS requer instituições de caridade públicas (também conhecidas como organizações 501 (c) (3)) para enviar uma carta de reconhecimento formal para qualquer doação de mais de US $ 250.

O doador pode usar esta carta como prova de sua doação e reivindicar uma dedução fiscal. A maioria das instituições de caridade envia um reconhecimento para todas as doações, mesmo pequenas.

Ambos os objetivos, agradecendo ao doador e cumprindo os requisitos legais, podem ser realizados ao mesmo tempo ou separadamente. A maioria das instituições de caridade consegue alcançar ambos os requisitos dentro de uma letra.

Quando você deve reconhecer uma doação para fins fiscais

O IRS diz que o reconhecimento deve ser feito "por escrito, no momento da solicitação ou quando o pagamento é recebido, e de uma maneira que chegará à atenção do doador. "(Veja a publicação do IRS 1771)

O reconhecimento da doação deve ocorrer até 31 de janeiro ^st do ano seguinte ao presente. No entanto, as melhores práticas sugerem que as instituições de caridade devem enviar um reconhecimento o mais rápido possível após o recebimento do presente.

Além disso, a maioria das instituições de caridade envia um resumo das contribuições de um doador para o ano anterior até o final de janeiro.

Em uma época de recursos e doações de captação de recursos de vários canais, enviando esse resumo de fim de ano por correio (não importa se a doação original s é feita por cheque físico ou online), assegura que sua organização notificou adequadamente a doador.

Você pode enviar esse resumo final das contribuições de um doador para o ano anterior por e-mail?

Sim. Não há prescrição legal para o formulário que qualquer carta de reconhecimento deve ter. Por exemplo, pode ser um cartão postal, um email ou uma carta física.

No entanto, na minha opinião, é melhor fazer esse resumo de fim de ano uma carta física por correio. Uma mensagem de e-mail pode não ser notada em uma caixa de correio lotada ou mesmo acabar na pasta de spam do doador.

O que você deve incluir na confirmação

• O nome da sua organização
• Uma declaração dizendo que você é uma organização isenta de imposto 501c3
• A data em que a doação foi recebida
• O valor da contribuição em dinheiro ( dinheiro significa cheques, cartão de crédito e dedução de folha de pagamento)
• Uma descrição (mas não valor) de uma contribuição não monetária. O doador estima o valor das contribuições não monetárias ao denunciá-las ao IRS na sua declaração de imposto.
• Uma declaração de que nenhuma mercadoria ou serviço foi fornecido pela organização, se aplicável
• Uma descrição e estimativa de boa fé do valor de bens ou serviços, se houver, que a organização forneceu em troca da contribuição.Um exemplo poderia ser um jantar onde parte do dinheiro paga a refeição enquanto o resto é uma doação.
• Uma declaração de que bens ou serviços, se houver, que a organização forneceu em troca da contribuição consistiam inteiramente em benefícios intangíveis, se aplicável. Um exemplo pode ser um pequeno presente avaliado com menos de US $ 75, como uma caneca ou sacola com o logotipo da organização.

O que acontecerá se minha organização não fornecer um reconhecimento apropriado?

O IRS negou deduções fiscais aos doadores que não podem oferecer o devido reconhecimento por suas doações a uma instituição de caridade.

A "Crônica da Filantropia" informou sobre isso em seu artigo, o IRS Crackdown enfoca os registros de presentes. Em um caso, o julgamento dependia do reconhecimento não ser suficientemente oportuno e sem a linguagem requerida.

TIP: Desenvolva sua linguagem de reconhecimento e avalie-a por um advogado especializado em assuntos sem fins lucrativos. Em seguida, use o mesmo idioma de forma consistente.

Alguns exemplos:

Não há motivo para que sua organização não ofereça um caloroso agradecimento que incentivará seus doadores a dar-lhe novamente e cumprir sua obrigação de fornecer um reconhecimento aceitável do IRS da doação .

Embora a linguagem de reconhecimento seja adequada a cada instituição de caridade, aqui estão dois exemplos de declarações que atendem a todos os requisitos.

O primeiro veio no final de uma carta escrita enviada por correio; O segundo foi parte de um e-mail obrigado.

1. "Como uma instituição de caridade 501c3, as leis tributárias exigem que notifiquemos que esta carta é o reconhecimento oficial do seu presente. Além disso, devemos certificar que você não recebeu produtos ou serviços em consideração desta contribuição; , o montante total do seu presente é dedutível. Obrigado!

2. "Parceiros na saúde, uma organização 501 (c) (3) sem fins lucrativos, não forneceu nenhum produto ou serviço, no todo ou em parte, para você em consideração por essa contribuição voluntária em dinheiro. Se você deseja reivindicar a dedutibilidade fiscal deste presente nos EUA, mantenha essa carta de confirmação para seus arquivos. O número EIN da Partners In Health é xxxxx. "

Ambos desses exemplos, trabalham para doações em dinheiro. Mas e se a doação não for dinheiro, mas propriedade ou bens físicos de algum tipo? Nesse caso, use um idioma semelhante a este exemplo:

"Obrigado pela contribuição de um refrigerador usado e um fogão usado que [nome da organização sem fins lucrativos], uma organização 501 (c) (3) sem fins lucrativos, recebida em [ Encontro]. Não foram fornecidos bens ou serviços em troca da sua contribuição. "

Recursos:

Publicação IRS 1771

GrantSpace Knowledge Base

Conselho Nacional de Organizações Sem Fins Lucrativos