Como escrever solicitações para RFPs e RFQs

Agora que você analisou os requisitos de sua empresa e completou sua pesquisa de fornecedor, você está pronto para iniciar a carne e as batatas do processo de seleção do fornecedor. Um pedido de proposta bem escrito (RFP) ou Pedido de cotação (RFQ) é a chave para selecionar o melhor fornecedor no melhor valor para sua empresa. Escrever uma RFP ou RFQ não é difícil se você entender os objetivos e a função do documento.

Decide: Solicitação de proposta ou Solicitação de cotação

Solicitação de proposta (RFP)
Uma RFP é usada para serviços ou produtos complexos em que a qualidade, o serviço ou o produto final projetado serão diferentes de cada fornecedor que esteja respondendo.

Solicitação de cotação (RFQ)
Um RFQ é usado para commodities, serviços simples ou peças simples / sem complicações com pouca ou nenhuma margem para diferenciação de produtos ou serviços entre responder vendedores. Os pontos de negociação podem incluir calendários de entrega, opções de embalagem, etc.

Objetivos de uma RFP ou RFQ

• Obtenha propostas detalhadas para avaliar a resposta de cada fornecedor para que os melhores interesses da sua empresa sejam atendidos em todas as frentes > Aproveite a natureza competitiva do processo de seleção de fornecedores para negociar o melhor negócio possível
• Certifique-se de que os interesses de todas as partes interessadas da sua empresa serão atendidos e um consenso alcançado
• Coloca sua empresa no controle de todo o processo de seleção de fornecedores e define as regras de seleção na frente

Começa a construir a parceria entre você eo fornecedor desde o início

• Seções do Pedido de Proposta ou Pedido de Cotação

A RFP ou RFQ deve conter as seguintes seções. Tenha em mente que cada documento será diferente dependendo do tipo de empresa e produto que você está procurando.

Adapte cada seção para suas necessidades individuais.

Detalhes da apresentação

1. Prazos, endereço de correspondência da sua empresa, pessoa de contato para perguntas e esclarecimentos
   
   Introdução e Resumo Executivo
2. Escreva esta seção após a conclusão do documento completo. Isso é usado para fornecer aos futuros fornecedores uma breve visão geral de sua empresa e os requisitos para o seu produto ou serviço.
   
   Visão geral e histórico de negócios
3. Dê uma breve visão geral de seus negócios, produtos e setor de mercado que você atende. Isso ajudará seus futuros fornecedores a entender o que as empresas precisam que você está tentando preencher com o processo de seleção do fornecedor. Além disso, forneça informações de fundo importantes que beneficiarão o fornecedor ao responder.
   
   Especificações detalhadas
4. Esta deve ser a seção mais longa do documento.Para uma RFP, conterá as medidas
   qualitativas e requisitos que direcionarão a decisão de seleção do fornecedor. Para um RFQ, esta seção deve fornecer as medidas quantitativas que você estará procurando na resposta do fornecedor. O critério de exemplo inclui: Desenhos de produtos
   • Tolerâncias de engenharia
   • Níveis de serviço
   • Milestones
   • Entregáveis ​​e linhas de tempo
   • Requisitos técnicos ou de negócios
   • Funcionalidade de software
   • Requisitos de hardware
   • < Suposições e restrições

Todos os pressupostos e / ou restrições que os fornecedores em potencial precisam ser informados devem ser listados aqui. A falta de franqueza e franqueza com o fornecedor abrirá a porta para a renegociação do contrato em uma data posterior e corre a possibilidade de forçar o relacionamento que você possui com seu fornecedor. Os possíveis tópicos incluem despesas de viagem, custos de atualização / modificação, direitos de licenciamento, etc.

1. 
   Termos e Condições
   Os termos e condições do contrato devem ser listados para que o fornecedor faça uma resposta justa e honesta . Estas podem incluir opções de financiamento, duração do contrato, opções de renovação, garantias, penalidades de entrega, níveis de serviço, etc.
2. 
   Critérios de seleção
   A seção final deve ser uma visão geral dos critérios de seleção que você usará para faça sua decisão. Algumas empresas preferem manter essa informação totalmente confidencial; enquanto outras empresas acreditam que isso ajudará potenciais fornecedores a se concentrar no que é importante para sua empresa.
3. Distribua a RFP / RFQ para fornecedores selecionados
   Finalmente, compor uma carta de apresentação e enviar duas cópias de sua RFP ou RFQ para cada um dos fornecedores que você selecionou em seu processo de pesquisa. Certifique-se de que informações de contato apropriadas estão incluídas para fornecer assistência a qualquer fornecedor que o necessite.

Próximo passo: Avaliação da proposta e seleção do fornecedor