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Muitas grandes reuniões corporativas e conferências iniciam o início do programa do evento com o que é chamado de uma sessão de abertura. As sessões de abertura, também conhecidas como sessões plenárias ou sessões gerais de abertura, são mais freqüentemente associadas a conferências, congressos ou convenções maiores, mas também podem ser utilizadas para eventos corporativos menores. As sessões de abertura são sempre programadas para um período de tempo definido, no início do programa, geralmente funcionando entre uma e duas horas.
Embora nem todos os programas comecem com uma sessão de abertura, as apresentações que estão agendadas durante uma sessão aberta geral podem oferecer organizadores de eventos e hosts uma oportunidade única para atender seus participantes.
O que é uma sessão de abertura em conferências
As sessões gerais de abertura são caracterizadas por uma apresentação agendada ou série de apresentações por uma variedade de falantes que estão voltados para abordar o público em geral. Alguns programas de eventos eventualmente oferecem sessões de discussão concorrentes em que os participantes invadem grupos menores para apresentações e workshops. Outros dividem o público quase que imediatamente para as sessões dedicadas a determinados papéis, conjuntos de habilidades ou interesses. A sessão geral de abertura, por outro lado, serve como uma oportunidade no início do programa para atender todos os participantes do evento juntos.
Durante a sessão geral de abertura, a liderança do organizador pode optar por cobrir itens da agenda geral e delinear os objetivos para o programa geral.
As sessões de abertura também geralmente incluem um orador principal e outros apresentadores que ajudam a definir o tom da convenção. Essas apresentações podem ser realizadas em vários formatos, mas as próprias sessões, por definição, estão abertas para todos os participantes.
Por que começar com uma sessão de abertura
As sessões gerais de abertura mais efetivas são aquelas organizadas para o público e os participantes do evento, e não para os organizadores do evento.
Enquanto os organizadores de eventos podem aproveitar a oportunidade para abordar negócios de empresas ou de associação, logística de eventos e itens da agenda, uma ótima sessão de abertura também deve divertir e motivar o público. Programas efetivos requerem participação e interesse do público. Se os organizadores do evento perderem o interesse do público desde o início, eles devem lutar para recuperá-lo. Abrir sessões gerais deve iniciar o programa com uma nota forte. Aqui estão os objetivos de que os planejadores de eventos deveriam treinar os organizadores do programa para se reunirem em sua sessão de abertura.
Objetivos da sessão de abertura
Dada a importância da sessão geral de abertura ao iniciar um programa fora de uma nota forte, ótimas sessões de abertura tendem a abordar uma combinação dos seguintes objetivos:
- Motivar o público > Educar a audiência
- Entertain and Engage the Audience
- Set Tone for the Program
- Criar uma experiência memorável
- Compartilhar Informações importantes
- As melhores sessões gerais de abertura irão cumprir todos esses objetivos.Por exemplo, a sessão geral de abertura para uma conferência anual pode incluir uma mensagem de boas-vindas do presidente da organização, bem como um endereço do emcee que servirá de moderador para o evento de duração.
A sessão de abertura pode terminar com uma nota forte com um orador convidado que apresenta uma apresentação sobre como motivar a força de vendas para atingir os objetivos da empresa.
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