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Os eventos corporativos são divertidos para planejar, e fazer ideias e idéias trazem um nível de criatividade que muitos organizadores de eventos gostam. Infelizmente, essas idéias podem parar de morrer em suas trilhas, uma vez que o número de orçamento rola e a realização se configura em que seu orçamento de evento não atende a visão do evento.
A criatividade não pára com o processo de planejamento de eventos, no entanto. Também é necessário planejar um evento bem sucedido com um orçamento limitado.
Aqui estão algumas dicas de economia de dinheiro para planejadores de eventos corporativos:
1. Conheça seu orçamento
Antes de começar a planejar seu evento corporativo, determine seu orçamento. Não há sentido gastando seu tempo juntando idéias e locais potenciais que você não pode pagar. Ofereça custos atribuídos para:
- Catering
- Entretenimento
- Local
- Alto-falantes convidados
- Decorações
- Outros incidentes
Conhecer isso antes de começar a planejar irá ajudá-lo a permanecer dentro dos limites.
2. Não perca esses itens de orçamento
Ao planejar um evento corporativo, não se esqueça de incluir custos para os seguintes itens:
- Impressão para folhetos, apresentações
- Custos para sinalização e bandejas
- Custos de marketing e promocionais < Serviços de inscrição no local
-
O gosto de champanhe em um orçamento de cerveja? Não se desespere. Salve-se a frustração de tentar planejar um grande evento de orçamento com um pequeno orçamento de eventos. Aceite o orçamento que você possui. Em vez de ficar frustrado com a falta de recursos, fique criativo.
Existem inúmeras maneiras para os planejadores de eventos corporativos planejar eventos bem sucedidos e memoráveis com fundos limitados.
4. Seja flexível ao negociar seu local
Se possível, seja flexível ao negociar com um local. Considere algumas datas potenciais para o seu evento corporativo e pergunte se o hotel tem alguma aberturas durante esse período de tempo.
Os hotéis oferecerão frequentemente preços com desconto para preencher uma abertura em torno de sua data-alvo e você pode negociar melhores taxas se você puder trabalhar em torno de seus horários de demanda máxima.
Além disso, se houver vários locais na área que atendam aos seus requisitos, use isso para sua vantagem. Ao competir pelo negócio de sua empresa, os locais podem negociar sobre o preço e underbid outras instalações na área para ganhar o seu negócio.
5. Evite refeições Sit-Down
Se você está servindo comida em seu evento corporativo, é muito mais rentável servir comida em estilo versus uma refeição sentada. Buffets não só eliminam o custo dos meseros e serviço de mesa, mas você também pode reduzir o dinheiro gasto no próprio alimento.
Se você quiser que os convidados se misturam e se encontrem, considere servir comida com os dedos e reduzir a quantidade de espaço para sentar e comer.Quando os hóspedes estão de pé e têm pequenos pratos, eles comem menos e passam mais tempo envolvidos na conversa.
As barras abertas completas podem tirar uma mordida do orçamento do seu evento, então considere limitar a barra de cerveja, vinho, refrigerante e suco.
6. Convidado alto-falantes de antecipados
Como os bilhetes de avião e os quartos de hotel, as tarifas dos falantes tendem a escalar mais perto você chegar ao noivado. Reserve cedo para obter a melhor taxa.
Faça uma pequena pesquisa e veja se há um orador convidado apropriado que já estará na sua área naquele momento. Eles podem oferecer uma taxa reduzida e você pode economizar em custos de transporte e hospedagem.
7. Considere o uso de patrocinadores
No mundo de hoje, existem patrocinadores em todos os lugares, desde arenas e salas de concerto até eventos esportivos. Considere usar os patrocinadores para ajudar a compensar os custos do seu evento. As empresas estreitamente afiliadas à sua empresa ou indústria podem receber a oportunidade de promover seu nome para o seu público. Certifique-se de que é um bom ajuste com sua empresa e a clientela em seu evento corporativo e explore o que oferecerão em troca da exposição.
8. Seja diligente no acompanhamento de suas despesas
No planejamento de eventos corporativos, você provavelmente terá uma equipe de várias pessoas que são responsáveis por tarefas individuais.
Fique atento a todas essas pessoas em relação aos seus gastos. Comunique claramente suas diretrizes de orçamento e seja diligente no acompanhamento de despesas. Solicite relatórios regulares de quaisquer compras feitas e estabeleça diretrizes para quais despesas devem ser aprovadas por você antes de serem feitas. Esta é uma área de planejamento de eventos corporativos onde o controle é fundamental para manter suas despesas dentro do orçamento do seu evento.
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