Quais são as despesas e despesas de viagem?

As despesas de viagem são gastos que um empregado faz durante a viagem no negócio da empresa. O negócio da empresa pode incluir conferências, exposições, reuniões de negócios, reuniões de clientes e clientes, feiras de emprego, sessões de treinamento e chamadas de vendas, por exemplo.

As despesas podem incluir hospedagem, reembolso de quilometragem de carros pessoais, vôos, transporte terrestre, dicas para atendimentos de carros, refeições, dicas para garçons, serviço de quarto e outras despesas acessórias que um funcionário pode experimentar durante a estrada.

Os gastos que uma organização reembolsará são encontrados na política de viagens de negócios da empresa. Familiarize-se com a política da sua empresa porque despesas tão variadas quanto a limpeza a seco e a participação no ginásio podem ser cobertas em viagens prolongadas.

O entretenimento do cliente em conferências, chamadas de vendas e visitas no local é outra despesa reembolsável, mas conheça as políticas da sua empresa para que você não exceda os limites que são colocados nos custos de entretenimento.

Normalmente, as organizações pagam as despesas de viagem dos funcionários nestas três formas.

• Os cartões de crédito da empresa são emitidos para funcionários que devem viajar com freqüência para negócios. Os empregados podem cobrar a maior parte das despesas que incorrerem em uma viagem de negócios ao cartão de crédito da empresa. Para o reembolso de incidentes, como dicas e fast food, os funcionários precisarão preencher um relatório de despesas.
  Os cartões de cobrança são convenientes para os funcionários, uma vez que não precisam cobrar dinheiro para pagar as despesas comerciais antes do reembolso. Conheça as políticas da sua empresa, no entanto; você ainda pode precisar receber recibos e outros documentos de suporte.

• Dinheiro: Organizações sem cartões de crédito da empresa empregada exigem que os funcionários preencham um relatório de reembolso de despesas para cada despesa, enquanto o empregado está na estrada. Eles geralmente requerem recibos e algum nível de justificativa para cada despesa.
  Apenas raramente uma organização pede aos funcionários que paguem pelos itens do bilhete grande, como a tarifa aérea e buscam reembolso mais tarde. Um pedido de compra da empresa ou um cartão de crédito da empresa pagam por grandes despesas na frente. Mas os empregados são muitas vezes obrigados a pagar o dinheiro de bolso para as despesas de viagem do dia-a-dia, que são posteriormente reembolsadas.
• Per diem: Um diário é uma provisão diária de uma certa quantia de dinheiro que um empregado é administrado para cobrir todas as despesas. O funcionário é responsável por fazer escolhas de despesas de viagem sólidas dentro dos parâmetros da quantidade de dinheiro que ele ou ela é atribuído diariamente.
  Algumas empresas pagam diretamente pelo transporte e habitação, mas dão aos funcionários viajantes uma per diem para todas as outras despesas, incluindo refeições e transporte terrestre. Os funcionários foram conhecidos por gastar em despesas para manter o dinheiro extra do per diem.As empresas geralmente permitem isso.

Os funcionários que viajam para negócios são avisados ​​para manterem atualizadas as políticas de viagem da empresa e os custos cobertos pelo reembolso. As despesas que estão fora das políticas geralmente não são reembolsadas ou cobertas.

Os recebimentos são exigidos pela maioria das empresas, exceto aqueles que pagam uma indemnização per diem. Sua empresa provavelmente também tem um formulário que eles esperam que os funcionários usem para virar as despesas de viagem.

Para ficar em cima das despesas reembolsáveis, os funcionários recebem frequentemente um prazo pelo qual eles precisam arquivar um relatório de despesas e entregar as receitas aplicáveis. O departamento de finanças terá diretrizes que o ajudam a manter-se atualizado.

se você tiver dúvidas sobre o que constitui despesas de viagem adequadas em sua organização, verifique com seu gerente e RH.

Você não quer gastar o dinheiro e receber uma surpresa depois.

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