Uma Visão geral concisa dos registros contábeis

Os registros contábeis são os registros das transações financeiras de uma empresa e da posição financeira atual. Os registros contábeis são necessários para fins fiscais, responsabilidade legal e supervisão financeira adequada.

A discussão a seguir fornece uma compreensão geral, mas essencial, geral e visão geral de quais registros contábeis são e resumem os principais tipos de documentos. Este é o tipo de conta básica que deve prosseguir exames mais detalhados do assunto, mas, infelizmente, está ausente na maioria dos livros de contabilidade e artigos de instrução - muito para a frustração dos iniciantes.

Aqui está a visão geral pela primeira vez que muitas vezes falta.

Duas abordagens para manter registros contabilísticos

A primeira coisa a saber é que os registros contábeis vêm em dois sabores: entrada única e entrada dupla. Cada um tem suas vantagens. A contabilidade de entrada única é mais simples, como você pode esperar, e pode ser o sistema apropriado para um pequeno empresário. Contabilidade de entrada dupla - novamente, sem surpresa - fornece duas entradas de diário para cada transação, uma entrada de débito e uma entrada de crédito. Isso é mais complicado, é claro, mas porque essas duas entradas devem finalmente equilibrar (daí: "equilibrar os livros"), isso lhe dá uma maneira de recuperar erros e também facilitar a captura de fraudes. A contabilidade de entrada dupla é o padrão usual.

Os documentos de contabilidade básica e como eles fluem para a frente

1. A transação inicia cada procedimento de contabilidade. Você compra algo, vende algo - qualquer coisa. A idéia é fazer um registro de todas as transações financeiras . Onde você registrará a transação está em
2. As revistas. Este é o ponto zero da contabilidade. Cada procedimento contábil subsequente retorna a uma revista, , que é o registro de cada transação financeira, pois ocorre . Você pode ter revistas separadas para vendas e recebimentos de caixa e outra revista para desembolsos ou apenas um diário que inclui todos os tipos de transações. Qualquer abordagem é OK, mas as coisas importantes a lembrar são: gravar cada entrada e manter o (s) jornal (es) atualizado (s) . Eventualmente, você agrupará todas essas entradas, usando

1. O razão geral . É aqui que você transferirá ou "publicará", cada uma das entradas do diário no seu local apropriado no livro geral por tipo de transação. Isso torna mais rápido procurar transações individuais e também fornece uma base em algum ponto - muitas vezes no final do mês ou trimestre - para preparar
2. o saldo de teste . Aqui é onde você vai resumir todas as suas entradas de débito (assumimos que você passou a rota de entrada dupla) e todas as suas entradas de crédito. Eles devem combinar.Se não o fizerem, você terá que voltar até seus registros de transações em seu diário e trabalhar para ver se o erro ocorreu. Uma vez que tudo se equilibra, você pode preparar
3. a demonstração financeira. Neste ponto, seu trabalho duro vale a pena. Agora você tem um documento que os credores, agências governamentais - qualquer entidade que quer saber quem você é financeiramente antes de fazer negócios com você - aceitarão.

Este é o resumo mais breve do processo contábil, desde o início das transações até a produção da demonstração financeira. Você precisará saber mais antes de iniciar seu próprio sistema de contabilidade, mas agora você sabe onde você está indo.

Saiba mais sobre registros contabilísticos e os princípios básicos da contabilidade

Se você estiver fazendo isso sozinho, e particularmente se você decidir sobre o método de entrada dupla mais ambicioso, invista em um livro básico ou dois sobre o assunto.

"O jogo de contabilidade: Basic Accounting Fresh from Lemonade Stand", por exemplo, torna o processo de aprendizagem um pouco menos tedioso ao basear as instruções sobre o funcionamento de um carrinho de limonada. Está disponível na Amazon. Outra abordagem é começar com um sistema como Quickbooks, que fornece um método claro e popular de fazer contabilidade de dupla entrada, além de instruções claras sobre como usar o sistema de contabilidade Quickbooks.