Um Esboço de Despesas de Planejamento de Eventos

É difícil planejar um orçamento de eventos, a menos que você tenha uma boa idéia de quais despesas você irá incorrer. Isso parece bastante óbvio, mas os custos associados ao planejamento de eventos podem vir de vários lugares diferentes. Apenas quando você acha que identificou todas as suas categorias de despesas, outra aparece para enviá-lo de volta ao quadro de desenho. Para evitar que isso aconteça com você, coloquei este esboço de despesas de planejamento de eventos para ter em mente ao criar seu orçamento.

Despesas no local

Incluem-se aqui os custos e taxas normalmente cobrados pelo local do evento. Esta é muitas vezes a categoria mais cara, mas também é mais fácil de prever, pois você receberá uma estimativa de custo formal para analisar antecipadamente. Com isso dito, não se esqueça de influenciar os custos variáveis ​​que mudam com seus números de atendimento. Catering é um bom exemplo disso, pois seus custos de alimentos aumentarão com cada adição à sua lista.

Custos do local

• Aluguer de quarto
• Depósito de segurança
• Cobertura de seguro
• Estacionamento

Alimentos e bebidas

• Refeições
• Bebidas
• Bartender / Server Taxas de serviço
• Taxas e taxas de serviço / gratificação

Áudio / Visual

• Microfones
• Telas e Projetores
• Acesso à Internet
• Outros equipamentos especializados

Fornecedores de terceiros

Esta categoria representa todos os itens e serviços fornecidos pelos fornecedores fora do local do host. Cada um cobrará você de forma independente, por isso é importante manter abas próximas em todos os que você está trabalhando.

O uso de uma planilha irá ajudá-lo a organizar seus contatos de fornecedores juntamente com os custos associados aos seus serviços.

Aluguer de eventos

• Lençóis, rodapés de mesa e coberturas de cadeiras
• Tendas, passeios e atrações de diversão
• Itens físicos não fornecidos pelo local
• Trabalho e entrega para instalação / preparação

Vendedores de decoração

• Iluminação Accent
• Flores e Centrais
• Balões

Entretenimento

• Músicos ou DJ
• Taxas de alto-falante
• Contrator Riders (alimentos, alojamento, transporte)

Despesas de produção

A produção inclui todos os funcionários e recursos necessários para planejar e executar o evento. Essas despesas começam no momento em que o evento é sonhado e continuam através da documentação pós-evento. Em suma, esta categoria representa o custo de organizar o evento, atrair participantes e gerenciar os elementos administrativos.

Marketing e inscrição

• Trabalho de impressão e design
• s
• Convites
• Gerenciamento de registro

Planejamento e organização

• Taxas do planejador de eventos
• Empregados temporários e temporários
• Material de escritório
• Custos de comunicação
• Despesas de viagem

Despesas administrativas

• Atribuições de funcionários assalariados
• Custos contábeis
• Taxas legais
• Taxas de consultoria

Excedentes de custos e fundos de emergência

Lá não é um número mágico para o que você deve reservar para despesas não planejadas, mas você definitivamente precisa esperar o inesperado.Alguns planejadores de eventos sugerem orçamentos de cinco a dez por cento sobre as despesas antecipadas, enquanto outros escolhem um número redondo para trabalhar. Eventos maiores devem, é claro, alocar mais porque um descuido faturado por pessoa pode encontrar milhares de dólares.

O objetivo deste esboço é fazer você conhecer os diferentes tipos de despesas de planejamento de eventos que podem ocorrer. Todo evento é único, então o seu pode incluir mais ou menos itens listados aqui. O importante é saber de onde seus custos serão provenientes. As despesas de negligência associadas a um determinado fornecedor ou categoria podem causar estragos no seu orçamento, mas o pior cenário é esquecer completamente uma despesa até chegar a conta.