Tipos de Sistemas de Informações Contábeis

Os sistemas de informação contábil coletam e processam dados de transações e comunicam as informações financeiras às partes interessadas. Existem muitos tipos de sistemas de informação contábil e, como resultado, eles variam muito. Uma série de fatores influenciam esses sistemas, como o tipo de negócio, o tamanho do negócio, o volume de dados, o tipo de gerenciamento de dados e outros fatores.

Sistemas de processamento de dados eletrônicos (EDP)

A maioria das empresas, com exceção do menor, usa sistemas computadorizados, também denominados sistemas de processamento eletrônico de dados (EDP).

Esses sistemas usam cada etapa no processo contábil de registrar a transação financeira para preparar as demonstrações financeiras. As empresas estão constantemente aprimorando sua tecnologia de sistemas para se manterem competitivas e para se manterem em conformidade com o Sarbanes-Oxley Act de 2002. Mesmo as empresas mais pequenas podem escolher usar sistemas como Quickbooks.

Noções básicas de transações comerciais e processos comerciais

Para entender como esses sistemas de informações contábeis funcionam, você deve entender os termos contábeis básicos "transações comerciais" e "processos comerciais". Mais importante ainda, você precisa entender como as transações e os processos comerciais se reúnem para gerar relatórios financeiros. No que diz respeito aos sistemas de informação contábil, as transações comerciais podem ser divididas em vários tipos de processos de negócios:

1. Processos, sistemas e controles de receita e retorno

As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são grandes volumes de vendas diárias, retornos e transações de entrada de caixa.

2. Processos, sistemas e controles de despesas e devoluções

As transações comerciais que se enquadram nesses processos de negócios são grandes volumes de despesas, retornos e transações de fluxo de caixa. A transação de folha de pagamento e de compra de ativos fixos também está nesta categoria.

3. Processos de conversão, sistemas e controles

As transações comerciais nesta categoria são matérias-primas e transações de trabalho em andamento.

4. Processos administrativos, sistemas e controles

As transações comerciais que são administrativas são investimentos, empréstimos e transações de capital.

Todas essas transações comerciais resultam em contas T configuradas nos processos, sistemas e controles do Roteiro geral. Do livro geral, são desenvolvidas demonstrações financeiras internas e externas. Relatórios financeiros internos podem ser um cronograma de envelhecimento para contas a receber ou um relatório de status de inventário de vendas. Relatórios financeiros externos seriam demonstração do resultado, balanço patrimonial e demonstração dos fluxos de caixa.

Tipos de Sistemas de Informações Contábeis

Existem vários tipos ou categorias de sistemas de informações contábeis. O que uma empresa comercial usa depende do tipo de negócio, do tamanho do negócio, das necessidades do negócio e da sofisticação do negócio:

Sistemas manuais

Os sistemas manuais de informação contábil são usados ​​principalmente por empresas muito pequenas e empresas baseadas em casa. Se um sistema é totalmente manual, exigiria o seguinte: documentos de origem, razão geral, revista geral e revistas especializadas ou periódicos subsidiários que você possa precisar.

Sistemas legados

Os sistemas legados são muitas vezes em empresas comerciais existentes e foram usados ​​antes que a tecnologia da informação tenha sido tão sofisticada quanto hoje. Mesmo que os sistemas legados parecem ser antiquados, eles têm algumas vantagens definitivas para a empresa. Eles contêm valiosos dados históricos sobre a empresa. O pessoal da empresa costuma saber como usar o sistema e compreendê-lo. Um sistema legado geralmente foi personalizado para as necessidades específicas de uma empresa individual. Você não encontrará este tipo de personalização em pacotes genéricos de software de contabilidade.

Infelizmente, os sistemas legados também apresentam desvantagens significativas. Muitas vezes, eles não têm documentação. Normalmente, é difícil encontrar peças de reposição porque o hardware e o software podem tornar-se obsoletos. Mesmo a linguagem do computador que os sistemas legados usam geralmente é uma linguagem mais antiga.

A maioria dos sistemas legados foram construídos a partir do zero.

Substituição de Legacy Systems

Você pode substituir completamente o seu sistema herdado por um novo sistema atualizado. Essa é uma solução bastante dispendiosa. Você também pode atualizar seu sistema antigo. Você pode usar um procedimento chamado raspagem de tela, que é uma técnica que tira os dados na tela do computador e o traduz para que uma aplicação mais recente possa lê-lo. Você também pode configurar um sistema de integração de aplicativos empresariais. Esse tipo de sistema reúne as diferentes aplicações em seu sistema herdado, como estoque, folha de pagamento e outros.

Se você é um SMB, a menos que você seja a variedade mais pequena e baseada em recursos, você quer que seu sistema de informações contábeis seja atualizado para mantê-lo competitivo em sua indústria. Há muitas opções para escolher.