Erros contábeis comuns em pequenas empresas

A contabilidade em sua pequena empresa não envolve apenas manter os livros para fins fiscais, mas é um dispositivo importante para economizar dinheiro e identificar o desperdício, a fraude e o roubo. É por isso que é tão importante para os empresários contratar contadores profissionais em vez de tentar fazer os próprios livros ou delegar o trabalho a funcionários inexperientes (i. E., Um assistente administrativo não é um contador treinado).

Mesmo as empresas bem-sucedidas podem facilmente entrar em faltas por causa de erros contábeis que resultam em impostos, fraude, roubo ou desfalque não pagos.

Erros de contabilidade mais comuns

Os erros contábeis incluem fazer erros básicos de matemática, inserir dados de forma incorreta e não documentar despesas e receitas. Os seguintes erros contábeis são os mais comuns para pequenas empresas:

1. Organização

Na contabilidade, a organização é crítica. Isso significa manter recibos para todas as despesas, usar cartões de crédito ou débito de negócios para despesas, manter os livros atualizados, anotar com pequenas despesas de caixa com precisão no dia em que são incorridas e não misturar as finanças pessoais e empresariais. Como um empresário ocupado, é fácil retirar suprimentos ao fazer suas compras pessoais e recados. No entanto, é importante obter recibos separados e usar seu número de identificação de revenda estatal para quaisquer suprimentos que serão revendidos.

Embora as despesas com menos de US $ 75 geralmente não requerem um recibo, é sempre uma boa idéia obter um. Quando você pode mostrar recibos para todas as suas despesas, os auditores são menos propensos a desafiá-los.

2. Getting Behind on Paperwork

Os proprietários de pequenas empresas encarregados de usar muitos chapéus frequentemente adotam os livros até o final da semana ou o final do mês - ou mais tarde.

Esta é uma estratégia arriscada, porque é fácil ficar atrasado em demonstrações financeiras, relatórios que devem ser arquivados, pagamentos de impostos sobre vendas, pagamentos de contas e até mesmo cobrança de clientes pelo dinheiro que lhe são devidos. O faturamento atrasado pode resultar em cheques rejeitados, dívidas aumentadas que nunca serão pagas e erros nas faturas que serão difíceis de comprovar em uma data posterior. Você pode ser responsável por penalidades e juros por apresentar relatórios atrasados ​​ou perder as grandes oportunidades financeiras porque os livros não estão atualizados. Se você tem que lutar ou se apressar para recuperar seus livros, é mais fácil cometer erros caros.

3. Erros de matemática

O IRS muitas vezes descobre erros de matemática e corrige-os para você. No entanto, você não pode contar com qualquer agência que capture seus erros de matemática. Existem também outros tipos de erros de matemática que as agências não conseguem identificar, e estes podem ter um efeito cumulativo significativo nas suas finanças. Esses tipos de erros incluem a inserção de figuras no lugar errado, falhando em redirecionar as figuras corretamente ou fazendo erros que não estão a seu favor.

4. Contratando o pessoal do escritório errado

Se a pessoa encarregada de fazer seus livros não sabe o que ele está fazendo, você é quem paga por quaisquer erros. Nenhum empregado, familiar ou familiar conhece preocupação sobre seus livros tanto quanto você ou uma empresa de contabilidade profissional irá.

Se essa pessoa cometer um erro, ele ou ela não é investido como um contador com uma responsabilidade fiduciária ou uma pessoa com interesse financeiro no negócio. O outro risco de contratar alguém que não é profissional é que a pessoa poderia facilmente se engajar em atividades criminosas, como desfalco ou roubo.

5. Não desejamos delegar

Os proprietários de pequenas empresas muitas vezes não estão dispostos a delegar contabilidade para profissionais de contabilidade experientes, mas o crescimento do negócio depende da capacidade crítica de permitir que outros profissionais lidem com algo fora das competências básicas do seu negócio. Simplesmente, você deve estar disposto a permitir que outras pessoas trabalhem enquanto você faz o seu. Poucos proprietários de empresas são qualificados em contabilidade, estratégias fiscais, gerenciamento de ativos de negócios e criação de entidades empresariais para capitalizar as vantagens de certas estruturas de negócios.

Você precisa de conselhos especializados e um contador experiente para maximizar a renda e minimizar impostos.

6. Comunicações precárias

As comunicações ruins entre você e seu contador podem resultar em erros sérios em seus registros, arquivar relatórios e resultar em tudo, desde impossível reconciliar declarações até dados financeiros fundamentais imprecisos. É fácil esquecer que você pagou a alguém um bônus em dinheiro ou deu um desconto em dinheiro, a menos que você escreva as informações para baixo e transmita-o para o seu contador de contas.

A tecnologia não evita erros de contabilidade por causa do ditado de negócios "lixo, lixo fora". A pessoa que insere os números contábeis em aplicativos de software e tecnologia precisa transferi-los corretamente e insira-os no lugar certo no momento certo. O contador precisa saber quando arquivar a papelada e como interpretar os fatos sobre ativos, impostos e outros assuntos. Se você quiser obter o maior lucro de suas vendas e despesas, você precisa usar um contador experiente ou um serviço de contabilidade para lidar com seus livros da maneira correta para ajudá-lo a evitar erros, encontrar poupanças em impostos e descobrir outras oportunidades de negócios com base em seu financeiro cenário. No mínimo, assegure-se de procedimentos e processos adequados para manter a comunicação aberta e produtiva.