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Mesmo neste mundo digital, é surpreendente a quantidade de papel que um negócio doméstico pode acumular. Além disso, há muito para rastrear negócios domésticos, de suas contas financeiras, estratégias de marketing, projetos, clientes e muito mais. É essencial desenvolver sistemas organizacionais no início do seu negócio para garantir que você possa encontrar o que precisa quando precisar.

O que você precisa para salvar e organizar

Até certo ponto, os itens que você precisa para desenvolver um sistema de arquivamento dependerão muito da sua empresa.

Por exemplo, se você vender um produto tangível, você precisará de algo que rastreie seu inventário. No entanto, aqui está uma lista geral de itens que você precisará acompanhar em seu negócio doméstico:

• Negócios e planos de marketing.
• Documentos legais (ou seja, papelada da LLC, licença comercial e registros de propriedade intelectual, contratos)
• Contatos (profissionais, clientes, fornecedores, prestadores de serviços, etc.)
• Informações financeiras (demonstrações de lucros / perdas, balanços patrimoniais, contas a pagar / recebíveis)
• Impostos
• Despesas de negócios (recibos)
• Projetos

Com esta lista, você deseja adicionar itens específicos para sua empresa.

Sistemas para organizar o seu negócio doméstico

As probabilidades são que você usará uma variedade de métodos para armazenar e lidar com seus documentos e outras informações importantes. O fator chave é escolher um método que funcione melhor para você. Cada um tem uma maneira diferente de pensar e organizar. Por exemplo, para algumas pessoas, faz mais sentido organizar arquivos em ordem alfabética, mas para outros, eles acham mais fácil organizar por data.

Se você não tem certeza do que funcionará melhor para você, experimente um, e se você se esforçar para mantê-lo, adote um sistema diferente.

Aqui estão três maneiras de organizar seus arquivos e informações:

Sistema de arquivo de pastas simples:

Para pequenas empresas que não geram muita documentação, o sistema de fichário é uma boa escolha.

Também é ideal para pessoas que gostam de ter tudo em um só lugar ou que precisam de suas informações para serem móveis. O sistema de aglutinante usa um grande fichário de três anéis, protetores de folhas e divisores de seção. Use os separadores de seção para organizar suas categorias de negócios, como pedidos pendentes, pedidos completos, cópias mestres de vários formulários … etc. A partir daí, você começará a coletar os arquivos nos protetores de folhas.

Uma vez que o fichário fica cheio - no final da semana, mês ou três meses - será hora de purgar. Você apenas transferirá arquivos de pedidos de clientes e outros registros históricos para um sistema de arquivamento tradicional que reflete de perto a organização do seu fichário.

Sistema de arquivamento tradicional:

Os sistemas de arquivamento tradicionais usam um armário de arquivamento, arquivos pendurados e pastas manila. Quase todas as empresas acabarão por precisar deste tipo de arquivamento à medida que seus negócios cresçam.Há apenas muita documentação gerada ao longo do tempo para não ter uma. E como os registros fiscais precisam ser mantidos por sete anos, você precisa de um lugar para armazenar todos esses registros. Os sistemas de arquivamento tradicionais são ideais para itens que precisam ser mantidos, mas não acessados ​​regularmente, como impostos e licenças comerciais do ano anterior. Aqui estão algumas dicas para obter o seu sistema de arquivamento tradicional fora do solo e com êxito:

• Pense em que tipo de sistema você realmente usará. Você pode se encher de comprar suprimentos de escritório legal e conceber o sistema de arquivamento mais elaborado e colorido do mundo, mas se não se encaixa no seu estilo de trabalho, será um desperdício de tempo e dinheiro.
• Crie um sistema para gerenciar seu papel que permita a menor quantidade de "toques". Você quer evitar a construção de pilhas de papel e lidar com cada peça várias vezes. Em vez disso, trabalhe para tomar decisões sobre onde um pedaço de papel precisa ir na primeira vez que você o toca.
• Determine o tempo para arquivamento. É fácil evitar esta tarefa como a praga, mas é necessário e ajudará o seu negócio a correr muito mais facilmente. Especialmente os recibos e outros itens usados ​​no tempo de impostos, mantendo essas coisas organizadas, torna o depósito de seus impostos muito mais fácil.

Sistema de arquivo eletrônico:

O mundo digital não eliminou completamente a necessidade de armazenamento de papel, mas tornou o armazenamento de informações muito mais fácil. Os sistemas digitais podem criar, enviar e gerenciar facturas, e pode acompanhar as finanças de suas empresas domésticas e, em seguida, ser importado para o software de imposto para arquivamento eletrônico. Você pode digitalizar recibos e tê-los armazenados em um arquivo em seu computador (embora você provavelmente deve manter a versão em papel também). Os sistemas eletrônicos podem armazenar suas informações de clientes, clientes e prospectos em um sistema de gerenciamento de relacionamento com clientes para acesso fácil, e-mail, cobrança e muito mais. Os sistemas on-line podem ser usados ​​para salvar suas idéias, ajudá-lo a gerenciar projetos, organizar informações ou pesquisar.

Mas, como os sistemas de arquivos em papel, seu sistema de arquivamento digital precisa ter uma estrutura organizacional, usando pastas e arquivos armazenados em seu computador ou na nuvem. Para o gerenciamento mais fácil, use a mesma estrutura e nomes de arquivos em seu sistema digital como você faz em seu sistema de papel.

Para proteger seus arquivos digitais, faça backup deles em um disco rígido separado ou em um sistema de armazenamento online.

Uma combinação de todas as versões acima

As chances são de que você precisará usar mais de um sistema para gerenciar todos os dados e materiais que você precisa armazenar em sua empresa. Primeiro, você precisará decidir o que funciona melhor para você e depois implementá-lo. Por exemplo, você pode ter um sistema de aglutinante para ajudá-lo a organizar o gerenciamento diário de sua empresa, como sua agenda, marketing e cópias de seus formulários. Seu sistema tradicional pode armazenar todos os seus papéis de longo prazo, como impostos de anos anteriores, licenças de licenças e negócios, e registros de propriedade intelectual. Você pode usar um sistema digital para armazenar suas idéias, como o Evernote, e rastrear projetos.

Por outro lado, você pode querer ser o mais digital possível, usando uma lista e agenda de tarefas on-line, digitalizando todos os recibos em seu computador e usando software ou serviços on-line para todas as outras necessidades de gerenciamento de negócios. Mesmo assim, você ainda quer um sistema para gerenciar o papel que é gerado. A chave é encontrar o sistema que é fácil para você ficar com e encontrar as informações que você precisa, quando você precisar.

Atualizado em setembro de 2016 Leslie Truex