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O arquivo do pessoal do empregado é o arquivo principal do empregado que contém o histórico da relação de trabalho do pedido de emprego através da entrevista de saída e documentação de término do emprego. Somente a equipe de Recursos Humanos e o supervisor e gerente imediato do empregado podem ter acesso à informação no arquivo do pessoal do empregado e nunca sai do escritório de recursos humanos.
O arquivo do pessoal do empregado geralmente é armazenado em um gabinete de arquivo fechado e à prova de fogo em um local fechado acessível para a equipe de recursos humanos.
A confidencialidade das informações dos funcionários no arquivo de pessoal é de suma importância.
De todos os arquivos de funcionários mantidos pela empresa, o funcionário do pessoal do empregado é acessado com freqüência pelo dia a dia para informações pelo empregador, supervisor ou pessoal de Recursos Humanos.
Considerações Sobre o Conteúdo do Arquivo do Pessoal do Funcionário
Os princípios fundamentais e as questões a serem consideradas ao arquivar qualquer documento em um arquivo do pessoal do empregado são essas.
- O empregador precisará de um documento específico para justificar decisões se o empregador for processado? O empregador precisaria do documento em um tribunal de justiça?
- O funcionário sabe e entende que o documento será arquivado em seu arquivo de pessoal? Na maioria dos casos, os empregadores devem fazer com que o funcionário assine o documento, para não significar acordo com o conteúdo do documento, mas reconhecer que eles estão cientes e leram o documento.
- Nenhuma surpresa, opinião ou nota pessoal sobre o funcionário deve ser colocada em um arquivo de funcionários. Apenas os fatos, sem pensamentos especulativos, pertencem a um arquivo de funcionários.
Conteúdo de um Arquivo de Pessoal de Funcionários
A seguir, há recomendações sobre a documentação que um empregador deve manter em um arquivo de funcionários.
História do emprego
- Candidatura
- Resumo
- Carta de apresentação do resumo
- Verificação da educação
- Verificação do emprego
- Carta de rejeição
- Posição da descrição do trabalho
- Registros de análise de trabalho
- Carta de oferta de emprego ou contrato de trabalho
- Agência de emprego ou contrato de agência temporária, se usado
- Informações de contato de emergência
- Formulário de confirmação do manual de empregado assinado que mostra o manual do empregado
- Lista de verificação da nova orientação do funcionário mostrando os tópicos abordados e Quem
- Qualquer acordo de reintegração e documentação
- Qualquer contrato, acordo escrito, recibo ou reconhecimento entre o empregado e o empregador (como um contrato não comercial, um contrato de trabalho ou um contrato relativo a um carro fornecido pela empresa) , por exemplo,
- Formulários oficiais de vida de emprego, incluindo: pedidos de transferência, promoção, aplicações internas de trabalho, etc.
- Qualquer outra documentação relacionada ao emprego
Desenvolvimento e melhoria do desempenho dos empregados
- Cópias de qualquer avaliação de desempenho usada ou planos de desenvolvimento de funcionários
- Auto-avaliações de funcionários
- Registros de qualquer sessão de aconselhamento formal
- Notas sobre atendimento ou atraso
- Documentação do plano de melhoria de desempenho
- Ação disciplinar relatórios
- Reconhecimento de empregado apresentado como certificados, cartas de reconhecimento e assim por diante
- Sugestões e recomendações formais de funcionários, respostas de organização
- Registros de treinamento
- Solicitações de treinamento
- Avaliações de competências
- Classe de treinamento ou notificações de sessão ou agendamentos
- Avaliações de necessidades assinadas
- Relatórios de despesas de treinamento
- Reclamações de clientes ou colegas de trabalho
Registros de terminação de emprego
- Carta de demissão de empregado
- Documentação de entrevista de saída
- Notificação Cobra
- Emprego que termina a lista de verificação
- Contabilidade final para todos os aspectos do emprego do empregado, como salário final, pagamento de férias, retorno da propriedade da empresa e assim por diante.
Outros documentos relacionados a arquivos pessoais estão disponíveis.
- Visão geral do arquivo de pessoal
- Política de acesso a arquivos de pessoal
- O que os empregadores não devem manter nos registros de pessoal
Garantindo Propriedade que pertence a Alguém
Muitas empresas usam propriedade que pertence a outra pessoa. Para se protegerem, as empresas precisam ter certeza de que essa propriedade esteja adequadamente segurada.
Arquivando seus impostos: arquivo eletrônico ou arquivo de papel?
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O que os Empregadores devem manter nos arquivos do pessoal do empregado?
Precisa saber o que os materiais e a papelada relacionados ao funcionário devem manter um arquivo pessoal do empregado? Aqui está a lista recomendada do conteúdo do arquivo.