O que os Empregadores devem manter nos arquivos do pessoal do empregado?

É uma boa idéia para um empregador manter um arquivo de pessoal para cada funcionário. Documentação de histórico de emprego, registros de contribuição e realização, avisos disciplinares, promoções, planos de desenvolvimento de desempenho e muito mais, pertencem a um arquivo de pessoal. Empregadores inteligentes também mantêm mais de um arquivo de pessoal.

O empregador tem boas razões para manter vários arquivos de pessoal - alguns objetivos legais e outros para práticas recomendadas de emprego.

A documentação é necessária para que o empregador tenha uma visão precisa do histórico de emprego de um empregado. A documentação suporta as decisões do empregador e pode proteger o empregador em uma ação judicial - preservada corretamente.

O conteúdo do arquivo de pessoal fornece uma visão histórica dos acontecimentos importantes durante a carreira de um funcionário. Eles apóiam as decisões tomadas sobre o funcionário e sua carreira. Eles demonstram o raciocínio do empregador por trás da contratação, promoções, transferência, recompensas e reconhecimento, e decisões de demissão.

Diretrizes diferentes estão associadas a diferentes tipos de arquivos de pessoal

Como vários tipos de arquivos de pessoal são recomendados, diferentes regras e diretrizes estão associadas a cada tipo de arquivo de pessoal.

• Cada tipo de arquivo de pessoal tem uma razão diferente para conteúdos existentes e diferentes, com base nesse motivo.
• Cada tipo de arquivo de pessoal é armazenado de forma diferente.

• O acesso a um arquivo de pessoal é restrito a determinados funcionários na maioria das organizações. Diferentes tipos de arquivos pessoais têm diferentes diretrizes de acesso.
• O acesso dos funcionários ao seu arquivo pessoal é permitido, mas a maioria dos empregadores estabelece diretrizes para o acesso dos funcionários com uma política de acesso ao arquivo de pessoal no manual do empregado. (Vários estados e jurisdições têm regras diferentes, então mantenha-se atualizado para sua localização.)
  A maioria das organizações não permite que o gerente do empregado acesse o arquivo geral do pessoal. Eles esperam que os gerentes mantenham a documentação relevante em seu próprio arquivo de funcionários que não seja o arquivo de pessoal oficial.
• O departamento de Recursos Humanos possui e é responsável por arquivos de funcionários.

Arquivos de pessoal recomendados

Aqui estão os tipos de arquivos de pessoal recomendados e o que você precisa saber sobre como trabalhar com eles.

Arquivo do pessoal do empregado

Este é o arquivo de pessoal principal que um empregador mantém para cada funcionário. O arquivo de pessoal armazena o histórico de emprego de cada funcionário. Isto é o que você precisa saber sobre um arquivo pessoal do empregado.

Arquivo Médico

O arquivo médico do empregado tem graves restrições legais que o empregador deve conhecer e atender.Aqui está o que você precisa saber sobre a confidencialidade e o conteúdo de um arquivo médico de empregado.

Arquivo de folha de pagamento

O acesso do funcionário ao arquivo de folha de pagamento do empregado é menos restritivo do que o acesso ao arquivo médico ou pessoal. O arquivo de folha de pagamento contém informações sobre o salário, a seleção de benefícios, as alterações da taxa de pagamento, os enfeites e outras documentações legais que afetam o cheque de pagamento de um empregado. Várias equipes de contabilidade e recursos humanos acessam a informação no arquivo de folha de pagamento.

Arquivo de Formulários I-9 para Empregados

Devido aos direitos de acesso de várias agências governamentais, você segue as melhores práticas, mantendo um arquivo separado para os formulários I-9 dos funcionários. Saiba mais sobre o armazenamento de formulários I-9.

Visão geral de arquivos de pessoal

Apenas quer os detalhes rápidos e básicos sobre arquivos de pessoal de funcionários? Verifique aqui uma visão geral dos arquivos de pessoal do empregado.

Política de acesso a arquivos de pessoal para funcionários

Você deseja habilitar cada funcionário para saber o que está em seu arquivo de pessoal, mas você precisa controlar a integridade, integridade e minuciosidade do arquivo. Manter a confidencialidade do empregado e do empregador e o acesso limitado são assegurados com uma política de acesso ao arquivo pessoal.

O que não incluir em um arquivo do pessoal do empregado

Procurando por diretrizes sobre o conteúdo que nunca deve ser incluído em um arquivo pessoal do empregado? Aqui estão as minhas melhores recomendações sobre o conteúdo que você deseja manter em uma localização separada e informal ou não reter. A retenção de documentação desnecessária e puramente opinativa pode prejudicá-lo.

Documentação

Você sabe qual documentação é? A palavra, documentação, surge freqüentemente no mundo do emprego e Recursos Humanos. Mas, o significado da documentação e o motivo pelo qual você pode querer documentar eventos de emprego específicos são completamente abordados aqui. Saiba mais sobre como documentar o histórico e o desempenho dos funcionários.

Esta é a informação mais freqüentemente necessária sobre os arquivos de pessoal dos funcionários. Clique em cada tópico para obter informações detalhadas.

Aviso: Por favor, note que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas quanto à precisão e legalidade. Por favor, procure assistência jurídica, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que suas interpretações e decisões legais sejam corretas para sua localização. Esta informação é apenas para orientação.