Gerenciamento de eventos versus planejamento: qual é a diferença?

O setor de planejamento de eventos é o anfitrião de inúmeros títulos de trabalho e descrições de cargos. Planeador de eventos. Planejador de reunião. Coordenador do evento. Planejador de convenções. Gerente de eventos. A lista parece infinita. À medida que a indústria cresce, a lista também funciona. Embora o crescimento do emprego seja sempre bom, a gama de funções de trabalho de planejamento de eventos e títulos de cargos de gerenciamento de eventos pode ser confusa para aqueles que começam no setor.

É igualmente frustrante para profissionais experientes confrontados com clientes que entendem mal os serviços oferecidos.

"Gerenciamento de eventos" e "planejamento de eventos" são freqüentemente lançados em torno de forma intercambiável mesmo que sejam duas coisas muito diferentes. Simplesmente, planejar e gerenciar não são os mesmos. Enquanto os conjuntos de habilidades dessas duas funções se sobrepõem, são duas funções distintas. Isso cria problemas para aqueles que lidam com clientes que erroneamente pensam que precisam de um gerente de eventos quando o que eles precisam é um planejador de eventos. E para aqueles clientes que têm a impressão de que todos os gerentes de eventos também lidam com o planejamento de eventos. Então vamos esclarecer a confusão porque é importante que você e seus clientes tenham o mesmo entendimento.

Planejamento de eventos

Comecemos com o planejamento de eventos. A palavra-chave principal é planejando . Todos os eventos - desde chuveiros de noiva até celebrações de aniversário de marco para grandes encontros corporativos - comecem com um plano de algum tipo.

As discussões iniciais com clientes sobre idéias de eventos, temas, datas desejáveis ​​e diretrizes de orçamento fazem parte do processo de planejamento de eventos.

O planejamento de eventos começa no início, desde os estágios iniciais do conceito e continua até o evento real. E, honestamente, durante algumas semanas após o evento, os planejadores de eventos encerram detalhes e manipulam itens de acompanhamento.

O planejamento de eventos envolve o trabalho em estreita colaboração com o cliente para projetar um evento que reflita a visão do cliente sobre a reunião e atenda o objetivo do evento. Os clientes que contratam um planejador de eventos contratam alguém para planejar todos os aspectos do evento, incluindo os detalhes e itens de ação relacionados, e para ver esse evento até sua conclusão.

As responsabilidades de planejamento de eventos podem incluir, mas não estão limitadas a:

• selecionar um tema geral para o evento
• desenvolver um orçamento
• selecionar um local
• negociar contratos de hotel
• contratar fornecedores externos > planejando o menu
• contratando um fornecedor
• organizando altifalantes convidados ou entretenimento
• coordenando o transporte
• escolhendo o esquema de cores
• desenvolvendo convites
• O planejamento de eventos é tudo o que se destina a reunir um evento .Esta função cai sob o guarda-chuva maior do gerenciamento de eventos.

Gerenciamento de Eventos

Cada tipo de evento é composto por inúmeras partes que se encaixam como peças de um quebra-cabeça. Todas essas peças finalmente se juntam para criar um evento. Os eventos bem sucedidos têm todas as peças relacionadas que se reúnem no momento certo e no lugar certo, de forma suave e eficiente e de acordo com o plano. Esse processo é chamado de gerenciamento de eventos. É, em termos simples, o gerenciamento de projetos do próprio evento.

O gerenciamento de eventos envolve a criação, coordenação e gerenciamento de todos os diferentes componentes de um evento, bem como as equipes de pessoas responsáveis ​​por cada aspecto. Alguns aspectos do gerenciamento de eventos podem incluir, mas não estão limitados a:

reservar um local para um evento

• coordenando fornecedores externos
• desenvolvendo um plano de estacionamento
• projetando planos de contingência de emergência
• garantindo o cumprimento da saúde e padrões de segurança
• pessoal de gerenciamento responsável por cada função
• supervisionando a execução de um evento
• monitoramento do evento
• situações de eventos de resolução no site
• Gerentes de eventos e planejadores de eventos Trabalham juntos

Definindo esses dois as funções são desafiadoras porque, não só elas estão intimamente relacionadas, as responsabilidades geralmente se sobrepõem. Os planejadores de eventos individuais podem oferecer serviços de gerenciamento de eventos, e os gerentes de eventos também podem oferecer planejamento de eventos.

Tudo depende do planejador individual ou da equipe de gerenciamento de eventos corporativos, do local e do próprio evento.

É importante compreender as diferenças entre os dois e determinar quais serviços você fornecerá. Por exemplo; Se você oferecer serviços de planejamento de eventos para um evento em larga escala, você trabalhará com um gerente de eventos que irá coordenar seus serviços com aqueles do gerente de catering, equipe audiovisual, etc. Defina sua função e os serviços que você fornecerá e se comunicará claramente estes para potenciais clientes para evitar qualquer confusão durante o processo de planejamento.