Arquivamento Dicas para pessoas que odeiam arquivamento

Há algo sobre o arquivamento que faz meus olhos espreitar - e arquivar por qualquer período de tempo me coloca em risco de cair em coma.

Mas, infelizmente, odeio ou não, quando você dirige uma pequena empresa, o arquivamento deve ser feito, ou logo você achará sua mesa em colapso sob o peso de todo o papel que continua empilhando. O que é um odiador de arquivamento para fazer?

Existem duas abordagens para o problema que podem ajudar.

Você pode tentar tornar o seu tempo de arquivamento o mais curto possível (um método que eu quase aperfeiçoe ao longo dos anos de execução de um escritório) ou fazer o seu tempo arquivar o máximo de diversão possível (algo que eu mantenho tentando realizar). Vejamos dicas para reduzir a quantidade de tempo que você realmente passou arquivando primeiro.

Como reduzir o tempo que você passa de arquivo

1. Cortar e reciclar quando possível.

A primeira pergunta sobre qualquer pedaço de papel que olha para você em espera para ser arquivada é: "Este documento precisa ser arquivado? "(Saiba as 3 etapas para criar um sistema de gerenciamento de documentos.)

Muitos dos documentos que acompanham o correio podem entrar diretamente no triturador. Qual o ponto na apresentação de anúncios ou cartas informativas de outras empresas, por exemplo? Quando você está lidando com o correio, leia um pedaço de e-mail uma vez, decida se você precisará dele um ano a partir de agora e arquivá-lo ou destruí-lo em conformidade.

As chances são boas, você também está arquivando muitas cópias impressas de documentos que você não precisa arquivar - e nem sequer deve imprimir em primeiro lugar.

Não é necessário arquivar cópias em papel de faturas ou cartas, por exemplo, se seus arquivos eletrônicos estiverem organizados e você estiver seguindo procedimentos de backup adequados. (Consulte 6 Regras de Proteção de Dados Comerciais e Configuração de um Sistema de Backup bem-sucedido para obter detalhes sobre como fazer isso.)

Então, quando você está abordando essa pilha de arquivos, destrua o "papel com o qual você pode viver".

2. Use um sistema de arquivamento que facilite outras tarefas de escritório, e não mais difícil.

A maior parte do documento que eu preciso arquivar está relacionado ao processo de fazer negócios - e esses documentos precisam ser inseridos no sistema de contabilidade antes que qualquer outra coisa seja feita com eles. Então, em vez de levar esse recibo para um cartucho de toner da impressora e arquivá-lo sob "P" no meu sistema de arquivamento principal, eu o arquivo no meu "primeiro" sistema de arquivamento, uma série de pastas rotuladas por mês e ano.

Por exemplo, se eu comprei o cartucho de toner em setembro de 2014, esse é o arquivo que ele entra, juntamente com todas as outras contas, recibos e outros documentos comerciais que ocorreram dentro desse mês. Então, é uma questão simples para trabalhar com a pasta no final do mês e fazer todas as entradas contábeis que precisam ser feitas (ou se você não está fazendo isso sozinho, entregar a pasta mensal para o seu contabilista ou contador) .

Observe que eu administra um negócio de serviços, não um negócio de varejo, então sentar e trabalhar nas contas uma vez por mês funciona para mim. Você precisará modificar a ideia da pasta mensal em conformidade se precisar atualizar suas contas com mais freqüência.

3. Pense antes de arquivar.

O que acontece depois que eu usei as pastas mensais para fazer a contabilidade?

Os documentos precisam ser transferidos para o sistema de arquivamento "principal". Mas ao invés de apenas arquivar cada documento individualmente dependendo do seu título, eu ligo logicamente de acordo com o grupo, um procedimento de arquivamento que eu acho muito mais rápido.

Vamos dar uma outra olhada no exemplo do cartucho de toner da impressora. Em vez de arquivar este recibo em "P" para o cartucho de toner da impressora, eu arquivaria este sob os Suprimentos de Escritório - Recibos, o mesmo local em que eu arquivaria documentos, como um recibo para uma coleção de notas post-it ou um recibo para impressora papel. Isso não só torna o arquivamento mais rápido, mas facilita ainda mais a busca de documentos.

4. Use palavras e frases completas nas etiquetas da pasta de arquivos, e não apenas em letras.

Não há uma regra que diga que você está limitado apenas a letras únicas ao criar as divisões do seu sistema de arquivamento.

E se você fizer isso, você está fazendo seu arquivamento desnecessariamente lento e complicado. Personalize seu sistema de arquivamento para que você possa se beneficiar da apresentação por grupo e encontrar a localização certa para colocar um documento mais rapidamente.

Por exemplo, em vez de ter apenas uma seção do meu sistema de arquivamento rotulado como "C", eu também tenho uma seção com o nome "Arquivos do cliente". Os arquivos em "Arquivos do Cliente" são organizados em ordem alfabética. A beleza de personalizar o seu sistema de arquivamento desta forma é que ele sempre pode ser subdividido e organizado se você precisar. Portanto, um grande cliente poderia ter um divisor do sistema de arquivos rotulado com o nome dela na seção "Arquivos do Cliente" para facilitar a busca de documentos relacionados a ela.

Neste exemplo, os rótulos no sistema de arquivamento leriam "B", "C", "Arquivos do cliente", "D" … Veja quanto mais fácil se torna sua apresentação?

Outra dica de arquivo para acelerar até a sua apresentação: Não se esqueça de personalizar o alfabeto também. Em vez de apenas ter uma seção "M", marque um "Mc" também.

5. Mantenha seu "primeiro" sistema de arquivamento próximo e conveniente. > A outra grande coisa sobre o uso de um sistema de arquivamento em duas etapas, como o descrito acima, é que se torna muito mais fácil manter a primeira etapa do seu sistema de arquivamento (as pastas mensais) fisicamente perto do seu espaço de trabalho. Estarei muito mais inclinado a arquivar documentos imediatamente em vez de deixá-los empilhar se você tiver um lugar próximo e organizado para arquivá-los.

Então coloque seu último, atual e as pastas mensais do próximo mês em uma bandeja ou use um arquivo de concertina e colocá-lo dentro de seu espaço de trabalho. A maior parte do seu sistema de arquivamento (o sistema de arquivamento "principal" como eu liguei na pontuação 3) pode ser do outro lado da sala ou mesmo em uma sala diferente, mas no interesse de economizar tempo, você não deve ter que se levantar para fazer o seu primeiro estágio de arquivamento.

Como fazer o arquivo de diversão

As dicas de arquivamento que entreguei até agora devem ajudá-lo a diminuir o tempo que você gastou e a prevenir o congelamento cerebral. Mas e quanto a tornar seu tempo mais divertido?

Na verdade, a única estratégia que eu vim aqui é o suborno direto, recompensando-me com um cookie se eu arquivar por um certo período de tempo. Isso funcionará, mas pode levar a colocar uma abundância de libras se você tiver um monte de arquivamento a fazer.

Ou você poderia ter uma abordagem mais artística, usando todas as cores diferentes para suas pastas de arquivos e usando fontes incomuns ou caligrafia para os rótulos. Seja ou não, isso torna sua apresentação mais divertida, certamente fará com que seja mais atraente.

E quem sabe? Talvez apenas o fato de sua apresentação ser muito mais rápido agora que é tão organizado tornará muito mais divertido fazer.