Como criar um programa de sugestões de funcionários

As armadilhas de um programa de sugestões de funcionários mal concebido são múltiplas, lendárias e mais freqüentemente - evitáveis. Um programa de sugestões de funcionários cuidadosamente construído, que é lançado com comprometimento organizacional, clareza e comunicação contínua pode impactar positivamente sua linha de fundo e sua motivação e entusiasmo dos funcionários.

Um programa de sugestões de funcionários indefinido, mal concebido, apressadamente lançado, pode afastar as pessoas e gerar vontade, cinismo e mal-entendidos.

Sua empresa precisa de um programa de sugestões de funcionários?

Antes de lançar um programa de sugestões de funcionários, considere sua cultura corporativa. Você está recebendo idéias novas e pensativas?

As sugestões de empregados já estão percolando para a superfície em reuniões de pessoal e em conversas informais? Em caso afirmativo, talvez mais métodos informais para cultivar novas ideias sejam garantidos, em vez de um programa de sugestões de funcionários completo.

Talvez você possa agendar sessões de brainstorming departamentais ou gerar idéias sobre tópicos específicos durante partes da sua reunião de pessoal semanal. Você pode definir um dia por mês para um almoço no qual cada funcionário deve enviar pelo menos uma idéia.

Você pode pedir aos seus gerentes que tragam três idéias de funcionários para a reunião de cada gerente. A criatividade serve você bem na geração de ideias.

Se não, eu começaria por perguntar o que sobre sua cultura está sufocando as ideias? Essas questões continuarão a existir quando implementar um programa de sugestões de funcionários?

Em caso afirmativo, o seu programa de sugestões de empregados bem-sucedido deve eliminar ou contornar esses blocos rodoviários.

Eu não sou tradicionalmente um fã de programas de sugestões de funcionários, uma vez que são difíceis de manejar, difíceis de acompanhar, consumir tempo, podem causar mais dificuldades do que resultados positivos e devem ser rigorosamente gerenciados.

Elementos em um programa de sugestões de empregado bem-sucedido

Eu vi alguns programas de sugestões de funcionários ter sucesso, mas os programas de sugestões de funcionários que tiveram êxito compartilhados elementos de sucesso comuns. Você pode fazer uma pausa no número de fatores que considero importantes para o sucesso de um programa de sugestões de funcionários, mas são fatores comuns a qualquer processo de trabalho bem-sucedido que leva o tempo do funcionário e oferece a possibilidade de recompensas e reconhecimento significativos.

Se você perseguir um programa de sugestões de funcionários, o seguinte deve acontecer para o sucesso.

Nomear uma equipe de revisão de sugestões multifuncionais

Uma equipe multifuncional deve rever as sugestões que devem ser reconhecidas dentro de 48 horas. Se este time é todo gerentes, ou todos os diretores, ele pode ser percebido como fora de contato ou bloqueando a mudança.No entanto, terá o poder de implementar as sugestões que recebe.

Se envolve outros funcionários, o processo pode levar tempo e ser percebido para atender aos interesses pessoais. O acordo gerencial e a propriedade tornam-se um segundo passo no processo de aprovação. As pessoas da equipe devem estar dispostas a mudar e dispostas a perguntar "por que não" em vez de "por que"?

Finanças, especialmente, e todos os outros departamentos devem ser representados na equipe de avaliação de sugestões.

Se os gerentes ou os diretores analisarem as sugestões, a revisão deve fazer parte de uma reunião agendada regularmente, com sugestões distribuídas e consideradas antecipadamente.

Se a equipe se reúne com mais freqüência do que mensalmente, torna-se mais trabalho do que as pessoas geralmente estão dispostas a fazer. Gire os membros desta equipe 4-6 vezes por ano, mas não todos os membros ao mesmo tempo, se uma equipe de funcionários multifuncional for o seu veículo de revisão de sugestões selecionado. A escolha dos membros da equipe para a equipe de avaliação de sugestões deve refletir a maneira como o negócio geralmente é realizado em sua cultura.

Aqui estão mais idéias para projetar e administrar um programa efetivo de sugestões de funcionários - além da caixa de sugestões.

O processo decidido para a submissão e revisão de sugestões no programa de sugestões de funcionários deve ser divulgado publicamente. Compartilhe todas as diretrizes e, especialmente, os objetivos que você está tentando realizar, iniciando um programa de sugestões de funcionários.

Estabeleça diretrizes para seu programa de sugestões de funcionários

Você precisará definir diretrizes como quais tópicos estão abertos a sugestões.

Isso provavelmente incluirá idéias que afetam economia de custos, qualidade, produtividade, melhorias de processos, geração de receita e aprimoramento de moral.

Caso contrário, como um cliente na Flórida descobriu quando ele prometeu US $ 25 por sugestão do funcionário; ele recebeu uma série de sugestões de funcionários, tais como: colocar uma máquina de sorvete na sala de almoço, colocar uma máquina de fazer café na sala de almoço e qualquer funcionário que atenda aos números de produção diária deve poder ir para casa, não importa a hora do dia .

Uma sugestão de empregado precisa ser mais do que uma sugestão. Deve fornecer alguns detalhes sobre como o proponente pensa que a sugestão deve ser implementada. É fácil tirar uma ideia, exigiria que detalhes adicionais acompanhassem a idéia - não um plano de ação cheio - mas, pelo menos, mais detalhes do que uma idéia.

Definitivamente requer o "porquê" e "como" a idéia afetará a empresa, incluindo uma análise de economia de custos.

Ao mesmo tempo, dentro desses parâmetros, o processo de sugestão deve ser simples. Uma vez, conheci uma empresa que tinha um formulário de sugestão de empregado de três páginas, cujos gerentes se perguntavam por que eles não receberam sugestões de funcionários.

Idéias que estão integralmente conectadas ao trabalho de uma pessoa não devem ser consideradas ou devem ser tratadas de forma diferente.

Na Toyota, milhões de sugestões são geradas a cada ano. Compreendo que a razão pela qual eles têm tantas sugestões de funcionários é que os funcionários estão intimamente focados em melhorar seus próprios empregos.

O empregado pensa em uma idéia de melhoria, compartilha-a com seu supervisor e, se for justificado, a idéia é implementada imediatamente. Não há processo ou grupo de gerentes de tempo que deve considerar a maioria das idéias. Nesse cenário, os gerentes devem ser capazes de recompensar as pessoas que apresentam idéias que se enquadram nos parâmetros do programa.

Mais diretrizes para seu programa de sugestões de funcionários bem sucedido

Você precisa designar um administrador para o programa de sugestões de funcionários que se certificará de que o processo se mova como prometido. Uma empresa de fabricação de tamanho médio de Michigan encontrou-se com uma lista de mais de uma centena de sugestões que estavam atoladas em um comitê de revisão que continuava adiando as reuniões. O que era um desejo de moral para as pessoas que esperavam que essas sugestões fossem consideradas!

Comunique publicamente o processo decidido com todas as diretrizes e, especialmente, os objetivos que você está tentando realizar, iniciando um programa de sugestões de funcionários. Definir orientações, como os tópicos abertos às sugestões: redução de custos, qualidade, produtividade, melhorias de processos, idéias geradoras de receita e melhor motivação dos funcionários e moral positiva.

Um gerente sênior precisa defender o programa de sugestões dos funcionários e participar do comitê de avaliação. Isso confere credibilidade ao programa de sugestões dos funcionários e faz com que os adeptos se sintam importantes.

Encontre dez mais importantes "musts" para o programa bem sucedido de sugestões de funcionários.

Aqui estão mais idéias para projetar e administrar um programa efetivo de sugestões de funcionários - além da caixa de sugestões.

Recompensas e reconhecimento no seu programa de sugestões de funcionários

A recompensa por sugestões implementadas deve ser claramente definida no front-end. Se a sugestão do empregado é uma idéia de economia de custos, em muitos programas de sugestões de funcionários, o empregado recebe uma porcentagem da economia de custos: muitas vezes esse prêmio pode igualar cinco a vinte por cento da economia comprovada de custos.

Ao pensar no seu programa de sugestões de funcionários, reconheça que as economias de custos são difíceis de "provar" se você não tiver bons números definindo o processo antes que a sugestão do empregado seja implementada. Portanto, muitas vezes o primeiro passo em uma implementação de sugestão de economia de custos é "medir" o processo para garantir que você saiba como o processo está atualmente sendo executado.

Outras idéias de processo menos mensuráveis ​​precisam de uma recompensa padrão designada. Muitas vezes, o reconhecimento é mais importante para o empregado.

As recompensas podem incluir mercadoria com o logotipo da empresa, certificados de presente, almoço com um gerente de escolha do empregado, um jantar de premiação trimestral e pontos para comprar itens mais caros de catálogos.

Na verdade, dada a dificuldade de medir o resultado de muitas sugestões de funcionários, algumas empresas oferecem essas recompensas de reconhecimento, mesmo quando as idéias adicionadas na linha inferior substancialmente. Na minha experiência, isso não é tão motivador quanto o empregado que recebe uma parcela das economias realizadas durante um período de tempo definido, como um ano.

Feedback no seu programa de sugestões de funcionários

Faça o feedback às pessoas com sugestões privadas, especialmente se a idéia for rejeitada. Caso contrário, as pessoas irão se aborrecê-lo, oferecendo sugestões fora-do-ordinário, e talvez suas mais frutíferas.

Por outro lado, quando uma sugestão de empregado é implementada e resulta em uma recompensa, eu reconheceria publicamente a contribuição em uma reunião de equipe, com a permissão do empregado envolvido.

Além disso, você pode postar a sugestão do empregado, os nomes dos funcionários na equipe de implementação e a recompensa dada.

Manter os participantes do programa de sugestões de funcionários atualizados sobre o progresso de suas sugestões no programa é mais importante do que fornecer sugestões com respostas rápidas. Os funcionários só querem saber o que está acontecendo com suas idéias.

Em muitas organizações, as sugestões parecem desaparecer em um buraco escuro a partir do qual elas não podem surgir por meses - falha garantida para o programa de sugestões dos funcionários.

Uma abordagem popular para a implementação de sugestões é incluir a sugestão em qualquer equipe de implementação. Isso também mantém as sugestões voltadas razoáveis. No mínimo, se uma sugestão for aceita, você precisa ter uma linha de tempo para implementação que o sugerente esteja ciente e entenda.

Mais ponteiros para o seu programa de sugestões de funcionários bem sucedido

Os programas de sugestões de funcionários precisam enfatizar a qualidade das sugestões ao invés da quantidade de sugestões. Muitos programas encorajam o contrário, que é uma das razões pelas quais as pessoas se tornam tão facilmente desencorajadas com elas; eles não fornecem muita explosão pelo dinheiro e pelo tempo investido.

Eu não acredito em sugestões de funcionários anônimos.

As pessoas devem estar dispostas a defender publicamente suas idéias. Pelo menos, esse é o tipo de cultura da empresa que espero que você encoraje na sua organização.

Na verdade, Peter Block, um dos mais importantes gurus do Desenvolvimento de Organização que trabalham hoje, se opõe a qualquer feedback anônimo (de pesquisas de funcionários e assim por diante) por causa da cultura que os comentários anônimos incentivam. Alguns funcionários não apresentarão sugestões? Provavelmente, mas pergunte-se que tipo de empresa deseja criar? Incentive a coragem organizacional.

Recompense não apenas os funcionários que apresentam idéias vencedoras. Recompensar e reconhecer os gerentes e supervisores que fizeram o melhor trabalho de ambos incentivando sugestões de funcionários e ficando fora do caminho do progresso.

Considere incluir clientes e fornecedores como sugerentes, também, especialmente porque seu programa de sugestões de empregados amadurece e é bem sucedido.

Vi muitos programas de sugestões implementados nos últimos trinta anos. A maioria falhou devido à falha das organizações em prestar atenção a esses pontos.

As pessoas tendem a iniciar programas mal definidos e difusos que não conseguem definir recompensas, estratégias de implementação e sistemas de comunicação. As pessoas, que não conseguem obter feedback oportuno, param de enviar ideias.

Se cada idéia se tornar um "por que devemos nós" e não um "por que não deveríamos", as pessoas ficam desanimadas rapidamente. O processo torna-se uma piada. Ou simplesmente ignorado. Quantas caixas de sugestões vazias estão sentadas em empresas na América? Mais do que eu quero contar. Use essas sugestões para garantir que o seu programa de sugestões de funcionários prospera.