Para quanto tempo a HR precisa de registros de funcionários?

Uma das grandes coisas sobre Recursos Humanos é que temos toneladas de papelada. Toneladas e toneladas e toneladas. Concedido, muitos deles são eletrônicos nos dias de hoje, mas o princípio ainda permanece. RH faz manutenção de registros. E, nós precisamos manter esses registros, mas por quanto tempo?

Aqui estão as diretrizes básicas para a manutenção de registros de RH. Lembre-se, no entanto, de que as leis estaduais podem variar de acordo com essas diretrizes. Se as leis estaduais e as leis federais estiverem em conflito, mantenha sempre os registros com base em qualquer exigência que seja maior.

É melhor manter algo por muito tempo do que não suficientemente longo.

Contratos de contratação: 1 ano

Você precisa salvar todos esses currículos, entrevistas, aplicativos e postagens de trabalho, e até mesmo um registro de suas pesquisas através do seu sistema de rastreamento de candidatos por um ano após a decisão de fazer um a oferta de trabalho foi feita. Então, se você entrevistar um candidato, e todo o processo se arrastar por três meses, não é até a decisão final de contratação ter sido tomada que o relógio começa a atacar.

Por que você tem que fazer isso? Se alguém já questionar sua decisão de contratação, você precisará mostrar que você não estava discriminando ilegalmente de qualquer forma, forma ou forma. Leis como American Americans with Disabilities Act, Title VII e muitos outros exigem que você demonstre que você está em conformidade. A manutenção desses registros ajuda você a fazer isso.

Registros de teste de drogas: 1 ano ou 5 anos para trabalhos de transporte

Se você precisar de testes de drogas para pré-emprego, faz parte do registro de contratação e você deve manter uma cópia dos resultados por um ano.

Se você fizer testes de drogas adicionais, seja devido a um incidente no trabalho ou como parte de um cheque aleatório, você também precisa manter esses registros por um ano. No entanto, se você estiver sujeito aos regulamentos do departamento de transporte, o prazo mínimo para os registros de testes de drogas é de cinco anos.

Folha de pagamento / Horários, etc.: 3 Anos mínimos, 5 anos após a conclusão recomendada

A lei exige que você mantenha esses registros por três anos, mas processos recentes significam que seria mais esperto para você mantê-los por mais tempo.

Você quer manter um registro de quanto de cada empregado foi pago e de quantas horas eles trabalharam para todo o seu mandato em sua empresa. Mantenha seus registros por pelo menos cinco anos após a saída do empregado, independentemente do motivo.

Para empregados isentos, é claro, você não precisa manter registros de tempo, pois seu pagamento é o mesmo, independentemente do número de horas trabalhadas. No entanto, se você alguma vez classificou um funcionário como isento quando ela não deveria estar isenta, esses registros de horas trabalhadas podem guiá-lo para pagar as horas extras devidas.

Certifique-se de que você inclui como a empresa calculou o pagamento.Por exemplo, você precisa rastrear se foi salário direto, salário mais comissão, horas extras, trabalho por atacado ou pagamento horário linear.

Você precisa fazer isso não só para pagar e questões fiscais, mas muitas outras decisões dependem do número de horas trabalhadas. Por exemplo, a elegibilidade para FMLA depende do número de horas trabalhadas em um ano. Se você tem um empregado isento de tempo parcial, você pode querer considerar exigir gravação de tempo para determinar a elegibilidade da FMLA. Você também precisa ser capaz de provar que você pagou seus funcionários por todas as horas que eles trabalharam.

Formulário I-9: 3 anos após a contratação, 1 ano após a rescisão, o que for mais tarde.

Mantenha o formulário I-9 do empregado, armazenado separadamente de seus registros de pessoal, por três anos depois de contratar o empregado e por um ano após a rescisão do emprego, o que ocorrer mais tarde.

Informações de benefícios de saúde / pensão: 6 anos

Você precisa manter seus registros de seus planos para todos os seus benefícios por um período mínimo de seis anos. Os tribunais consideraram que, se um empregado lhe perguntar, ele diz que ele ou ela merece uma pensão mais elevada, por exemplo, é responsabilidade do empregador provar que não devem mais, não a responsabilidade do empregado para provar que eles fazem. Mantenha todas essas descrições do Plano Sumário.

Se você tem ex-funcionários que são elegíveis para COBRA, estendendo seus benefícios para a saúde, você também deve manter esses registros por seis anos apenas para estar seguro. A lei não especifica a retenção, mas, como isso pode ser aplicado ao abrigo da Lei de Segurança de Renda de Aposentadoria do Empregado (ERISA), esta lei exige retenção por seis anos. Para estar no lado seguro, não jogue esses registros.

FMLA Records: 3 Years

Quando um empregado solicita FMLA, você precisa manter essa trilha de papel, mesmo se você negar a licença. Certifique-se de que você acompanhe a licença de cada funcionário - quando começou e quanto tempo é usado. Se o funcionário tiver FMLA intermitente, certifique-se de rastrear cada licença e documentar o número de horas utilizadas. As datas e o número de horas devem ser documentados. Lembre-se, a licença intermitente pode ser usada por algumas horas em um dia, ou alguns dias por semana. Documentar tudo e manter esses registros.

Lembre-se, esta não é uma lista abrangente e aplica-se apenas aos estatutos federais. Você pode estar sujeito a leis adicionais de retenção de registros se, por exemplo, você for um contratante federal ou seu estado tiver padrões diferentes. Em caso de dúvida, não jogue fora.

Você pode acessar recursos adicionais sobre manutenção de registros e relatórios obrigatórios na Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM).

Aviso: Por favor, note que as informações fornecidas, embora autorizadas, não são garantidas quanto à precisão e legalidade. O site é lido por uma audiência mundial e as leis e regulamentos de emprego variam de estado para país e país. Por favor, procure assistência jurídica, ou assistência de recursos governamentais estaduais, federais ou internacionais, para garantir que suas interpretações e decisões legais sejam corretas para sua localização.Esta informação é para orientação, idéias e assistência.