Para manter registros de salário para funcionários

A manutenção de registros de cheques de pagamento e outra documentação de funcionários é obrigatória pela Divisão de Salário e Horário do Departamento de Trabalho e da Lei de Padrões de Trabalho Justo. Os empregadores devem acompanhar a compensação e o tempo limite e o Internal Revenue Service também exige que você mantenha registros de folha de pagamento para todos os funcionários atuais por um mínimo de seis anos após o término do emprego.

Que registros de paycheck os empregadores são obrigados a manter?

Você normalmente manteria a maioria dos registros exigidos por lei apenas no curso de fazer negócios, de modo que o cumprimento não deve levar muito a passos extras ou a trabalhar.

Revise os registros que você já tem para garantir que você esteja de acordo com os requisitos do IRS e da FLSA.

Os registros podem ser mantidos de qualquer forma, inclusive eletronicamente. O seguinte deve ser mantido para todos os funcionários não isentos e aqueles abrangidos pelos requisitos de salário mínimo:

• Informações pessoais, incluindo o nome do empregado, endereço residencial, ocupação, sexo e data de nascimento, se tiver menos de 19 anos
• A hora e o dia em que começa a semana de trabalho
• Total de horas trabalhadas cada dia de trabalho e cada semana de trabalho
• Total de ganhos diretos diários ou semanais
• Taxa de pagamento horária regular para qualquer semana em que as horas extras são trabalhadas
• Pagamento total de horas extras para a semana de trabalho
• Salários totais pagos a cada período de pagamento > Data do pagamento e período de pagamento cobertos.

Os empregados não isentos devem receber pelo menos salário mínimo e receber horas extras por horas trabalhadas com mais de 40 por semana. Um funcionário pode estar isento se for pago pelo menos US $ 455 por semana com base em salário e se ele executar determinadas funções de trabalho, geralmente administrativo, executivo ou de administração.

O pagamento em tempo reto é o que é ganho durante as primeiras 40 horas em uma semana de trabalho.

Os registros exigidos para funcionários isentos diferem daqueles para trabalhadores não exentos, e informações especiais são necessárias para empregados domésticos, para funcionários que trabalham em regime de pagamento incomum, para funcionários a quem hospedagem ou outras instalações são fornecidas e para funcionários que recebem tratamento Educação.

Se algum dos seus trabalhadores se enquadram nessas categorias, consulte um advogado.

Formulários que você deve manter

Além dos registros de cheques de pagamento, você deve manter alguns outros documentos no arquivo para cada funcionário.

Uma cópia assinada de seu formulário W-4 que mostra a retenção federal. Este formulário pode ser alterado muitas vezes, portanto, certifique-se de manter o formulário mais recente no topo.

• Uma cópia de qualquer formulário em que um empregado autorizou deduções de pagamento, incluindo benefícios e doações especiais como o United Way ou outras instituições de caridade
• Uma cópia do formulário de inscrição original do empregado e quaisquer documentos de apoio, como um currículo ou transcrições.
• Registros sobre mudanças nos níveis de pagamento, incluindo promoções ou desvios, e os motivos para essas ações.
• Qual é a melhor maneira de manter registros de cheques de pagamento?

Os registros de cheques de pagamento, incluindo aqueles que documentam todas as horas trabalhadas, mudanças no status de pagamento e taxas de pagamento, devem ser mantidos em um arquivo separado.

Você também deve manter registros de todas as alterações feitas no salário e benefícios dos funcionários, incluindo consentimentos do empregado. Você deve ter um consentimento por escrito no arquivo para qualquer dedução do pagamento de um empregado, com exceção dos impostos e recargas da FICA.

Susan Heathfield, especialista em recursos humanos, tem informações mais detalhadas sobre o que deve ser mantido no arquivo pessoal de um funcionário.

Quem é permitido ver registros de funcionários?

A maioria das empresas mantém os registros dos funcionários em uma área restrita e permite o acesso apenas a indivíduos que talvez precisem ver os registros devido ao seu posto ou posição de emprego. Os registros de funcionários nunca devem ser removidos da sala de registro. Se você tem mais do que alguns funcionários, você pode querer configurar uma política de acesso ao arquivo pessoal para que os funcionários dos recursos humanos saibam como responder aos pedidos.

Os funcionários devem ter permissão para ver seus próprios registros. Você pode querer que alguém fique no quarto com um funcionário enquanto ele está vendo seu próprio registro.

• Designa quais funcionários da empresa podem ver os registros dos funcionários. O acesso geralmente é restrito aos funcionários do departamento de recursos humanos e gerentes e executivos acima de um determinado nível.
• Vários auditores federais e estaduais podem ter acesso a registros de funcionários para fins de auditoria. Você pode solicitar um mandado antes de permitir que um auditor tenha acesso aos registros dos funcionários.
• Os advogados que representam funcionários em ações judiciais podem ter acesso em determinados casos específicos. Um funcionário de alto nível ou o advogado da empresa devem verificar o pedido do advogado antes de permitir que os registros sejam vistos.