Como organizar seu sistema de arquivamento

Tomar o tempo para organizar seu sistema de arquivamento é crucial. Enquanto todos gostariam de ter um escritório sem papel, a realidade é que muitas pequenas empresas ainda têm a necessidade de armazenar documentos em papel, como faturas, recibos, etc. e poder recuperá-los facilmente quando necessário.

Arquivar recibos corretamente é especialmente importante; um sistema de arquivamento inexistente ou bagunçado pode adicionar dias de esforço extra no tempo de imposto de renda, pois você não quer perder as deduções fiscais devido a recibos faltantes.

E se o seu negócio está sujeito a uma auditoria e você não conseguiu produzir os documentos necessários em suporte de suas despesas, suas reivindicações provavelmente serão rejeitadas e sua declaração de imposto será reavaliada.

Como proprietário de uma pequena empresa, você precisa ser capaz de operar em sua mesa de forma rápida e fácil. Embora a criação de um sistema de arquivo de papel pareça difícil, é uma tarefa relativamente fácil que pode ser facilitada por algumas dicas e truques de arquivamento.

Como organizar o seu sistema de arquivamento

(1) Sente-se em sua mesa por alguns minutos e descubra onde você procurará instintivamente as coisas.

Tenho uma gaveta à direita da minha estação de trabalho. Quando eu configurei meu sistema de arquivamento pela primeira vez, não tinha nada nele. Quando eu procurava canetas, clipes de papel ou meu grampeador, era o primeiro lugar que eu olharia, embora eu soubesse que estava vazio. Então, naturalmente, coloquei canetas, clipes de papel e grampeador na gaveta. Para mim, era a casa natural para esses itens.

Todos abordarão isso de forma diferente e o que funciona para uma pessoa pode não funcionar para outro. Leve alguns minutos para se sentar no seu espaço de trabalho primário e alcançar equipamentos, suprimentos e arquivos. Isso irá ajudá-lo a estabelecer o local ideal para arquivar esses itens para você pessoalmente.

(2) Agora que você sabe onde você naturalmente procurará informações, você deve determinar se um sistema de arquivamento alfabético, numérico ou sujeito funcionará melhor para você.

Como você organizará sua papelada em categorias de arquivamento (i. E. Despesas, financeiro, marketing)?

Como você encontra a documentação relacionada com despesas de negócios, como extratos bancários, contas de serviços públicos, recibos de despesas de escritório, registros de quilometragem de veículos, etc.? E quanto a informações do cliente - você procura por coisas de acordo com o nome do cliente? Por número de referência? Este é um passo crítico, pois determinará como você irá definir seu sistema de arquivamento. Depois de determinar quais categorias você usará, decida se você precisa ir além e criar subcategorias. Faça antes de comprar qualquer coisa para seu sistema de arquivamento.

(3) Em seguida, determine aproximadamente suas necessidades de armazenamento.

Você tem uma grande quantidade de arquivos que você acessa diariamente?Você só acessa seus arquivos semanalmente? As respostas determinarão se você precisa de um suporte de arquivo de desktop, um gabinete de arquivo de duas categas perto de sua mesa ou um armário de arquivo lateral de quatro gavetas na sala.

Escolha com cuidado. Permita o crescimento ao olhar para os armários de arquivo - compre algo para acomodar o dobro dos arquivos que você acha que terá agora. Isso limitará o número de vezes que você terá que recorrer e reorganizar seu sistema de arquivamento.

(4) Invista em um bom sistema de rotulagem para maior clareza e fácil acesso.

Ser capaz de ler os rótulos dos arquivos soa óbvio, mas a clareza na rotulagem irá economizar mais tempo de arquivamento do que você pode imaginar.

A maioria das empresas que fazem rótulos fornecem modelos que se integram com o software de processamento de texto mais popular. Você pode querer considerar um dos pequenos sistemas de criação de etiquetas que agora também podem imprimir etiquetas de correspondência individuais. Os itens que executam duplo dever são geralmente um investimento sábio.

(5) Agora você está pronto para comprar pastas de arquivos.

O melhor investimento é comprar pastas penduradas coloridas (certifique-se de que as abas de etiquetas de plástico estão incluídas) e pastas de arquivos manila simples. As pastas suspensas coloridas são melhores por dois motivos:

1. estão facilmente disponíveis
2. tornam mais fácil a reconhecer categorias

Por exemplo, se você colocar todos os arquivos do seu cliente em pastas suspensas amarelas, informações financeiras em pastas azuis e qualquer coisa relacionada ao marketing em pastas vermelhas, você pode facilmente ver aproximadamente onde você deve procurar um arquivo em particular.

Simples é melhor

O princípio KISS aplica-se à criação de um sistema de arquivamento fácil de usar e fácil de crescer. Mantenha-o simples querido! As grandes categorias de assuntos permitirão que você adicione facilmente novos arquivos à medida que cresce e eliminará a necessidade de atualizar ou reorganizar seu sistema de arquivamento regularmente.

Mantê-lo simples também facilitará a integração do seu papel e arquivos digitais como parte de seu sistema geral de gerenciamento de documentos.

Go Paperless Where Possible

Se você está tentando verde seu negócio e fazer a mudança para um "Paperless Office", você pode verificar os recibos de despesas e armazená-los com suas outras informações contábeis digitais. Algumas das novas aplicações de software de contabilidade baseadas em nuvem facilitam isso ao ter aplicativos móveis que permitem que você pegue um snap de telefone móvel de um recibo de despesa e grave-o on-board (veja o melhor software de contabilidade para pequenas empresas canadenses).

Tenha em mente que as cópias em papel ou imagens digitais de recibos de despesas são geralmente aceitáveis ​​para a Agência de Receita do Canadá (CRA) desde que sejam claramente legíveis. Caso contrário, a CRA pode exigir a visualização dos documentos originais durante uma auditoria ou solicitação de rotina de documentação, de modo que os originais devem sempre ser mantidos durante o tempo prescrito. (Veja quanto tempo eu tenho que manter meus registros comerciais? Para mais informações.)