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Se você estiver no seu escritório agora, pare o que está fazendo e dê uma olhada. Especificamente, dê uma olhada na sua mesa. Agora pense no que vê. Há uma enorme pilha de papéis em uma esquina - documentos importantes como faturas, contratos e atualizações de projetos?
Antes de se defender; nós conseguimos o conceito de "caos organizado" inteiro que provavelmente você continuou com sua mesa. Todos esses documentos - os formulários LEED, os RFDs, aplicativos e mais - têm um lugar onde pertencem.
Todos precisam ser gerenciados antes de serem arquivados. Alguns precisam ser assinados, outros precisam ser digitalizados, outros precisam ser processados e enviados aos seus clientes.
Então vamos apenas cortar a perseguição: se o seu escritório é uma bagunça, está causando problemas. A boa notícia é: ainda há esperança para você.
Soluções para "Sobrecarga de documentos"
Se alguma coisa que trouxemos até agora se aplica a você, não se preocupe. Você está em boa companhia. Estes são problemas comuns entre os gerentes de construção. Felizmente, há software de gerenciamento de construção disponível para você que faz um excelente trabalho para resolver a grande maioria deles.
Os bons sistemas de gerenciamento de construção apresentam uma grande quantidade de opções para o gerenciamento de documentos, e essas soluções atendem a inúmeros propósitos úteis. Eles podem ajudá-lo a localizar formulários e documentos de forma rápida e fácil, o que reduz a quantidade de tempo que você gastou preenchendo (leia: "encontrando") toda a sua papelada.
O tempo que você economiza pode ser usado para aumentar sua visibilidade com os clientes e se concentrar na parte produtiva real do seu trabalho.
É hora de se organizar
A única característica mais importante do software de gerenciamento de documentos é a capacidade de manter seus arquivos importantes organizados. Ele elimina a necessidade de furtar através de enormes arquivos ou pilhas de papéis na sua mesa.
Você simplesmente conecta o documento que está procurando no mecanismo de pesquisa do software, e ele aparece quase que instantaneamente.
O software também pode ajudá-lo a fazer o upload de arquivos existentes, permitindo que você fique facilmente diferenciando arquivos passados fisicamente sentados em um arquivo e aqueles já incluídos no seu sistema de software. Com muitas aplicações, você também pode acessar documentos via armazenamento em nuvem, proporcionando acesso a seus arquivos em qualquer lugar. O gerenciamento de documento de construção baseado em nuvem é uma escolha inteligente, considerando sua capacidade de ajudá-lo a processar a documentação mais rapidamente e com um maior nível de eficiência.
Duas soluções de software que fazem isso são Viewpoint e Aconex. Ambos são construídos em sistemas de busca semelhantes ao algoritmo do Google, tornando o processo de busca mais rápido. O ponto de vista se distingue com a adição da capacidade de pesquisar e indexar e-mails via Outlook, que também estão conectados ao Vista.
Opções colaborativas superiores
O software de gerenciamento de documentos de construção facilita o trabalho com sua equipe. Por exemplo, a Ferramenta de Gerenciamento de Construção da Procore permite que os gerentes paguem as permissões pelo usuário. Ele armazena versões anteriores de seus arquivos, mas também tem salvaguardas no lugar que compartilham consistentemente os mesmos rascunhos de arquivos para que os usuários não cometam o erro de editar as versões erradas.
Melhor ainda, funciona com a maior parte das principais plataformas móveis e de desktop, o que é uma boa notícia para empresas que usam iPads e outros tablets como parte de seu sistema de gerenciamento.
Soluções econômicas
As formas em que um bom software de gerenciamento de documento de construção pode economizar dinheiro para o seu negócio são muito. Os mais óbvios incluem a drástica redução na necessidade de suprimentos como toner, papel, fotocópias e unidades de depósito físico. Ainda mais do que isso, pode economizar milhares de dólares por ano em custos trabalhistas. Na parte baixa, muitas empresas - e não apenas a construção - informam que economizam milhares de dólares, simplesmente não tendo que gastar o tempo nas tarefas de arquivamento.
O software de gerenciamento de documentos também economiza tempo (e, finalmente, dinheiro) na busca de documentos perdidos. Estima-se que a recriação de documentos errados ou mal colocados pode custar até US $ 250 cada.
Quantas vezes você se arrumou para encontrar documentos perdidos apenas este ano até agora?
A linha inferior
O software de gerenciamento de documentos de construção apresenta-lhe uma maneira eficaz de economizar seu dinheiro e tempo para sua empresa. Se você não tentou, o tempo é agora para dar o primeiro passo e verificar alguns dos recursos listados acima.
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