Como gerenciou com sucesso um projeto?

Bem-vindo ao seu primeiro projeto!

Parabéns! Você acabou de ser encarregado de um novo projeto importante. Claramente, seu chefe está oferecendo essa oportunidade como um voto de confiança em suas habilidades. E enquanto você está animado, esta é a sua primeira vez responsável por um projeto geral e é um pouco assustador

Uma série de perguntas percorre sua mente:

• Como faço para começar?
• Quais são as etapas necessárias para mover o projeto do início ao encerramento?

• Como faço para criar uma equipe de projeto de alto desempenho?
• Quem eu peço ajuda neste processo? Existe um patrocinador executivo?

Esta publicação está focada em ajudar alguém novo a liderar uma iniciativa de projeto, comissão ou equipe para uma atividade exclusiva da organização. Se você está organizando uma festa de férias ou liderando iniciativas de desenvolvimento de novos produtos, existem ferramentas e processos de gerenciamento de projetos para tornar sua probabilidade de sucesso muito maior.

Primeiro, Compreenda as 5 Etapas no Processo do Projeto:

Enquanto eu encorajo você a ler mais sobre cada uma das 5 etapas em detalhes, saiba que elas são:

1. Iniciação: < iniciando o projeto. Planejamento:
2. planejando todo o trabalho do projeto. Execução:
3. executando o trabalho. Gerenciando e controlando:
4. todo o trabalho que você faz durante o projeto para monitorar o progresso. Encerramento:
5. completando e entregando o projeto e ajustando a equipe.

Essas etapas são idênticas para cada projeto.

13 Etapas básicas para o projeto Novato:

Definir o escopo:

1. O primeiro e mais importante passo em qualquer projeto é definir o escopo do projeto. O que você deve realizar ou criar? Qual é o objetivo do projeto? Igualmente importante é definir o que não está incluído no escopo do seu projeto. Se você não conseguir uma definição suficiente de seu chefe, esclarece o escopo e envie-o de volta para cima para confirmação. Embora o exemplo esteja ligeiramente fora do tópico do negócio, todos podemos nos relacionar com uma recepção de casamento. Ao planejar uma recepção de casamento, você pode ter como seu escopo: prepare uma recepção de casamento para 100 convidados, complete com o jantar, bar aberto, bolo de casamento e uma banda ao vivo para dançar em uma determinada data a um custo que não exceda US $ 20 000. Determine recursos disponíveis:
2. O que pessoas, equipamentos e dinheiro você terá disponível para alcançar os objetivos do projeto? Como gerente de projeto, você geralmente não terá controle direto desses recursos, mas terá que gerenciá-los através do gerenciamento de matrizes. Compreender a linha do tempo:
3. Quando o projeto precisa ser completado? À medida que você desenvolve seu plano de projeto, você pode ter alguma flexibilidade na forma como você usa o tempo durante o projeto, mas os prazos normalmente são corrigidos, como no caso da recepção de casamento.Se você decidir usar horas extras para cumprir o cronograma, você deve pesar isso contra as limitações do seu orçamento. Assemble Your Project Team:
4. Junte as pessoas em sua equipe e comece uma caixa de diálogo. Eles são os especialistas técnicos. É por isso que seu supervisor funcional os atribuiu ao projeto. Seu trabalho é administrar a equipe. Detalhe o trabalho, Parte 1:
5. Quais são as principais peças ou componentes que devem ser criados para completar o projeto? Por exemplo, uma recepção de casamento requer em um nível alto: um salão de recepção, comida, bebida, um bolo, convidados e entretenimento. Claro, cada um desses itens maiores pode ser dividido em muitos itens adicionais. Esse é o próximo passo. Detalhe o trabalho, Parte 2:
6. No nosso exemplo de recepção de casamento acima, você provavelmente terá uma equipe ou pessoa responsável por diferentes componentes. Trabalhe com os membros da sua equipe para especificar os detalhes necessários para alcançar cada item principal. A pessoa encarregada dos alimentos deve entender as opções, as limitações de custo e fazer seleções que suportam alcançar o escopo . Lista as etapas mais pequenas em cada uma das etapas maiores. Quantos níveis de profundidade você entra em etapas cada vez mais detalhadas depende do tamanho e complexidade do seu projeto. Desenvolva um Plano Preliminar:
7. Monte todas as suas etapas em um plano. Uma boa maneira de fazer isso é usar uma tabela de precedência que identifique quais itens devem preceder outros itens. As práticas formais de gerenciamento de projetos exigem o desenvolvimento do que é denominado diagrama de rede e identificando o caminho crítico. Embora isso possa estar além de suas necessidades ou nível de conhecimento, a questão central é seqüenciar as atividades na ordem correta e, em seguida, alocar recursos contra as atividades. As perguntas a serem feitas incluem: o que acontece primeiro? Qual é o próximo passo? Quais etapas podem ser executadas ao mesmo tempo com diferentes recursos? Quem vai fazer cada passo? Quanto tempo vai demorar? Existem muitos pacotes de software excelentes disponíveis que podem automatizar muito desse detalhe para você. Peça aos outros em posições similares o que eles usam. Crie o seu plano de linha de base:
8. Obtenha comentários sobre o seu plano preliminar da sua equipe e de quaisquer outras partes interessadas. Ajuste suas linhas de tempo e horários de trabalho para ajustar o projeto ao tempo disponível. Faça os ajustes necessários ao plano preliminar para produzir um plano de referência. Solicitar ajustes do projeto:
9. Há quase nunca tempo, dinheiro ou talento atribuídos a um projeto. Seu trabalho é fazer mais com os recursos limitados do que as pessoas esperam. No entanto, muitas vezes os limites são colocados em um projeto que simplesmente não é realista. Você precisa fazer o seu caso e apresentá-lo ao seu chefe e solicitar que esses limites irrealistas sejam alterados. Peça as mudanças no início do projeto. Não espere até ter problemas para perguntar as mudanças que você precisa. No entanto, se o seu projeto envolve um casamento, não espere ser bem sucedido pedindo muitas mudanças significativas! Trabalhe seu plano, mas não morra para ele:
10. Fazer o plano é importante, mas o plano pode ser alterado.Você tem um plano para dirigir para o trabalho todas as manhãs. Se um cruzamento é bloqueado por um acidente, você muda seu plano e segue uma maneira diferente. Faça o mesmo com os planos do seu projeto. Mude-os conforme necessário, mas sempre tenha em mente o alcance e os recursos. Monitorar o progresso da sua equipe:
11. Você fará pouco progresso no início do projeto, mas comece então a monitorar o que todos estão fazendo de qualquer maneira. Isso facilitará a captura de problemas antes que eles se tornem problemas. Documentar tudo:
12. Manter registros. Toda vez que você muda do seu plano de referência, anote o que foi a mudança e por que era necessário. Cada vez que um novo requisito é adicionado ao projeto, anote onde o requisito veio e como a linha de tempo ou o orçamento foi ajustado por causa disso. Você não pode se lembrar de tudo, então escreva-os para que você possa procurá-los na revisão do final do projeto e aprender com eles. Mantenha todos informados:
13. Mantenha todas as partes interessadas do projeto informadas sobre o progresso ao longo do tempo. Deixe-os saber sobre o seu sucesso ao completar cada marco, mas também informá-los sobre os problemas assim que surgirem. Também mantenha seu grupo informado. Se as mudanças estão sendo consideradas, informe a equipe sobre elas o mais rápido possível. Certifique-se de que todos na equipe estejam cientes do que todos os outros estão fazendo. The Bottom Line:

Você não precisa ser um gerente de projeto formal para liderar uma iniciativa de projeto. No entanto, você deve aplicar as ferramentas e a lógica do gerenciamento de projetos ao trabalho de esclarecer seus objetivos, detalhando o trabalho, construindo uma equipe e executando e monitorando o trabalho. Melhor sucesso!

Atualizado por Art Petty