Como escrever uma proposta de serviço de planejamento de eventos

Saber como escrever uma proposta de serviço de planejamento de eventos é uma parte importante da operação de um negócio de planejamento de eventos bem-sucedido. Qualquer negócio que vende um serviço precisará preparar algum tipo de proposta de negócios ao apresentar sua empresa e serviços para um potencial cliente. Mas os serviços de planejamento de eventos são únicos e a proposta que você cria deve refletir os serviços personalizados que você fornecerá.

Aqui estão algumas dicas fáceis de seguir para escrever uma proposta efetiva de planejamento de eventos.

O que é uma proposta de serviço de planejamento de eventos?

Uma proposta de serviço de planejamento de eventos é uma proposta abrangente que descreve o evento e os serviços que você fornecerá. Esta proposta é sua oportunidade de vender seus negócios, habilidades, idéias e visão do evento para um potencial cliente. Também é projetado para apresentá-lo como a melhor pessoa para executar o evento, um que o cliente pode confiar. As propostas devem ser bem escritas, minuciosamente pesquisadas e fornecer os detalhes necessários para que o cliente possa visualizar o que você tem em mente.

Não pegue o atalho

Os modelos abundam em todos os tipos de documentos comerciais, desde propostas de serviços e faturas, até registros de contabilidade e relatórios de despesas. Usar esses modelos pode certamente ajudá-lo a elaborar uma proposta de forma rápida e eficiente. Mas resista à tentação de baixar um modelo genérico, preencha os espaços em branco e envie-o como representação de seus negócios e serviços de planejamento de eventos.

A sua proposta de evento é um reflexo de você, do seu negócio de planejamento de eventos e dos serviços que você fornece. Como o planejamento de um evento requer a personalização desse evento para atender às necessidades e ao orçamento do seu cliente, sua proposta deve refletir um evento que seja pessoal e exclusivo. Você pode usar um modelo como um guia geral para começar a escrever sua proposta de evento, mas depois alfaiate e inclua os serviços individuais fornecidos para cada cliente.

Primeiro passo: The Meeting

O primeiro passo é encontrar o seu potencial cliente para discutir o que eles têm em mente para este evento, qual é o propósito, o número de convidados e o que eles esperam realizar. Além da data, hora e localização desejada, tome nota de quaisquer idéias sobre tema, restauração, estética geral, cores ou ambientes discutidos durante esta reunião.

Começando na Proposta de Evento

Então você teve uma reunião inicial com seu cliente e tenha uma idéia do que eles têm em mente para o evento. E você baixou alguns modelos gerais para começar a escrever a proposta. Agora você pode estar olhando para uma tela em branco, imaginando o que incluir na sua proposta de planejamento de eventos.

Cada proposta deve ser escrita com o cliente em mente.Mas não simplesmente reafirme todas as idéias que compartilhou com você durante sua reunião e simplesmente adote um preço para seus serviços para entregar exatamente o que eles acabaram de descrever. O planejamento de eventos é um negócio de serviços e é esse serviço, toque pessoal e abordagem criativa que faz um evento não apenas bem sucedido, mas memorável. E os eventos que são memoráveis ​​podem percorrer um longo caminho na geração de novos clientes para o seu negócio.

Então prepare sua proposta em um tom e estilo que reflita você e sua empresa.

Apresente sua ideia de evento de forma que seja claro para o seu cliente que você está incorporando seus pensamentos, esperanças e preocupações em sua abordagem para este evento. Compreender as necessidades do seu cliente é muito importante e transmitir isso em sua proposta pode fazer a diferença entre eles contratando você ou outra pessoa.

O que incluir em uma proposta de serviço de planejamento de eventos

Introdução

Comece com uma breve introdução de você e do seu negócio de planejamento de eventos. Inclua detalhes específicos, como por quanto tempo você está no negócio e sua experiência profissional.

Descrição do Evento

Esta próxima seção é um resumo do evento real. Isso deve incluir detalhes fornecidos durante sua reunião, como o objetivo do evento, calendário geral, número de convidados e possíveis locais.

Serviços fornecidos

Esta seção é particularmente importante.

O cliente precisará saber - especificamente - quais serviços você estará fornecendo para este evento. Uma lista de verificação com pontos de bala é uma ótima maneira de mostrar os diferentes serviços que estão incluídos. Isso funciona bem para funções menores, como banhos de noiva ou jantares de comemoração e é fácil para o cliente ver o que você fará e os fornecedores que você usará. Para eventos maiores que têm várias funções, como uma hora de coquetel ou almoço, você pode querer criar seções para cada aspecto do evento e depois listar os serviços fornecidos em cada seção.

Mostre seu trabalho

Se você planejou eventos semelhantes no passado, inclua fotos desses eventos para mostrar o seu trabalho. Esses visuais podem literalmente ajudar o cliente a ver o que você pode fazer.

Dinheiro, dinheiro, dinheiro

Enquanto o cliente pode estar lendo sua proposta tomando todos os detalhes e imagens do evento que você imagina, essa mentalidade geralmente muda as mudanças quando se trata da seção que fala sobre o dinheiro. Muitas vezes, é uma parada abrupta. Para tentar evitar isso, de repente não altere o idioma ou o tom de sua proposta para todos os negócios e fatos. Dê um título nesta seção "Custos propostos" e continue orientando o cliente através dos aspectos deste evento articulando cuidadosamente os custos. Ajude seu cliente a ver sua proposta como uma série de etapas, cada uma com diferentes serviços e custos relacionados.

Forneça um resumo detalhado que lista o preço de cada item e sua finalidade. Por exemplo, se você estiver alugando roupas de mesa, liste isso como um custo separado. Se você está contratando servidores, liste o número de servidores, custo por hora e custo total para a duração do evento.Use esse método para cada item de linha, descrevendo cada um para que o cliente continue a visualizar o evento e entender o custo relacionado.

Somente depois que essas seções são detalhadas com seus custos, você as conta na parte inferior da sua proposta para listar o custo total do evento. Se você oferecer descontos para reserva antecipada, liste-os abaixo deste número final.

Fechamento

A última peça da sua proposta é um agradecimento pela sua consideração. Forneça informações de contato, incluindo site, endereço de e-mail e número de telefone para que potenciais clientes possam entrar em contato com você com quaisquer perguntas ou - melhor ainda - contratar você para o trabalho.