7 Elementos de sua proposta de negócios de planejamento de eventos

Os planejadores de eventos profissionais usam muitos chapéus e assumem uma variedade de responsabilidades, dependendo das circunstâncias individuais de um evento. Esta profissão requer um conjunto de habilidades único - você pode precisar ser um assistente multitarefa de um minuto e o próximo ser um solucionador de problemas especializado que pode resolver uma situação com facilidade e eficiência.

Além disso, os planejadores de eventos precisam de determinadas habilidades de negócios para executar efetivamente um negócio de planejamento de eventos.

Um desses é saber como preparar uma proposta comercial de planejamento de eventos, um passo importante na comercialização de seus serviços e garantir o negócio de um cliente.

Por que eu preciso de uma proposta de negócio de planejamento de eventos?

Aqui está um cenário familiar para um planejador de eventos: você tem uma reunião de negócios com um potencial cliente para discutir um próximo evento.

Foi bem. Você detalhou sua experiência, os serviços de planejamento de eventos que você fornece e explicou como você é uma boa combinação para o que o cliente está procurando. Você apertou a mão, agradeceu por seu tempo e então … o quê? Seu próximo passo é acompanhar e enviar ao cliente uma proposta comercial detalhada de planejamento de eventos.

O que é exatamente uma proposta de negócio de planejamento de eventos?

Uma proposta comercial de planejamento de eventos é um documento abrangente que descreve os serviços que você irá fornecer para um evento. É o folheto da sua empresa, sua campanha de marketing e seu campo de vendas embrulhado em um.

Esta proposta de negócio de eventos deve apresentar você como um profissional experiente e qualificado que é excepcionalmente qualificado para executar este evento. Ele deve distingui-lo de outros planejadores de eventos e estabelecer você como alguém em quem o cliente pode confiar.

Uma proposta de negócio de planejamento de eventos deve estar bem escrita, conter detalhes sobre quais serviços estão incluídos na proposta (e quais não são) e ilustrar como você irá realizar o evento, fornecendo o necessário detalhes para que o cliente possa visualizar facilmente o que você está propondo.

Dê o toque pessoal

Claro, é mais fácil baixar um modelo para "proposta de negócios" e simplesmente inserir as informações que faltam e enviá-lo para o seu cartão de visita. Mas é mesmo assim que você quer representar sua empresa ou serviços?

Se você não aproveitará o tempo para reunir uma proposta de negócio de planejamento de eventos bem planejadas e pesquisadas para um cliente em potencial, o que isso diz sobre o esforço que você colocará para um cliente que já lhe deu um depósito?

Seu relacionamento comercial começa com a primeira comunicação que você possui com qualquer cliente e as primeiras impressões contam. Então pegue seu tempo e faça isso direito.Crie uma proposta comercial de planejamento de eventos profissional e personalizada para o evento do seu cliente - um reflexo dos serviços de planejamento de eventos profissionais, pensativos e únicos que você fornece.

7 coisas a incluir em uma proposta de negócio de planejamento de eventos

1. Introdução de Negócios

Introduza brevemente o seu negócio de planejamento de eventos. Discuta o seu histórico, as certificações profissionais e a duração dos negócios, experiência relevante e seu nicho particular se você tiver um.

2. Descrição do Evento

Fornecer um escopo geral do evento, incluindo detalhes que foram discutidos durante sua reunião inicial do cliente, como objetivo do evento, possíveis datas, locais a considerar, número de convidados, etc.

3 . Serviços de planejamento de eventos a serem fornecidos

Seja muito específico nesta seção, listando todos os serviços que você fornecerá para este evento. Os itens de listagem com pontos de bala ou subtítulos são muito eficazes, pois é uma maneira fácil para o cliente ver a gama de serviços incluídos. Liste todos os fornecedores que você usará e quaisquer serviços que sejam opcionais por uma taxa adicional. É importante ser muito detalhado nesta seção para que o cliente tenha uma compreensão clara do que está incluído e do que é adicional.

4. Exemplos de seu trabalho

Se você planejou um evento semelhante ao que você propõe a este cliente, então essa é a sua chance de mostrar essas habilidades. Inclua fotos, esboços, recortes de notícias ou qualquer outro visual que ajude a pintar uma imagem na mente do cliente do que você pode fazer. Esta é uma ótima maneira de comercializar seu negócio de planejamento de eventos.

5. Custos propostos

articule cuidadosamente todos os custos associados ao planejamento e execução deste evento.

A formatação desta seção como uma série de etapas orientará seu cliente em todas as fases do evento, ajudando-os a visualizar cada aspecto à medida que ele se desenrola.

Seja específico dentro de uma categoria geral de custos. Por exemplo, se você tem um item de linha para a restauração, separe os custos individuais por comida, indicando o valor por pessoa, o número de servidores necessários e a taxa horária, despesas de aluguel de mesa, roupa de cama e assim por diante.

Ao invés de preparar uma proposta com um grande preço na parte inferior, escreva uma proposta detalhada para que seu cliente possa entender os custos individuais.

Isso é útil por duas razões:

1. ele frustra o inevitável "choque de adesivo" quando todos os itens são computados e há uma grande etiqueta de preço na parte inferior; e
2. dá ao seu cliente a oportunidade de decidir se o custo da hora de coque adicional vale a pena.

6. Próximas etapas

Na parte inferior da proposta comercial do evento, inclua todos os detalhes relativos ao cronograma ou as próximas etapas.

Se o evento tiver uma data firme, certifique-se de indicar que um contrato assinado deve ser recebido por uma determinada data para que você possa planejar e executar o evento.

Especifique o depósito que é necessário e a data em que deve ser recebida.

7. Informações de contato

Certifique-se de incluir as informações de contato da sua empresa na parte inferior da proposta comercial do evento.Liste seu site, endereço de e-mail, números de telefone, números de fax e endereço postal. Anexe também um cartão de visita à sua proposta para facilitar a consulta.

Mantenha as linhas de comunicação abertas

Depois de enviar o cliente à sua proposta comercial de planejamento de eventos, entre em contato com eles para que eles saibam que a proposta está a caminho. Diga-lhes que você irá acompanhar em alguns dias para ver se eles têm alguma dúvida. Mantenha abertas as linhas de comunicação. Seja atento e preste atenção pessoal. É um indicador de como você faz negócios e encerra o negócio.