Como escrever um caso de negócios para o seu projeto

Um caso de negócios é um documento que assegura o investimento em termos de tempo e dinheiro para seu projeto. Você usa um caso de negócios para convencer todos os outros que você tem uma ótima idéia e que é uma coisa sensata a fazer. É por isso que é importante que você escreva um caso comercial bom e convincente. Se você não consegue transmitir sua mensagem neste documento, arrisque-se a perder o compromisso de seus gerentes seniores - se você já tivesse.

O que colocar em um caso de negócios

Um caso de negócios é composto de informações que ajudam quem está tomando a decisão sobre se o trabalho deve continuar. Deve responder todas as suas perguntas e dar-lhes as informações necessárias para tomar a decisão.

Tradicionalmente, os casos de negócios foram cheios de informações financeiras, e isso ainda é relevante em muitos casos, especialmente quando você está procurando uma quantia considerável de dinheiro para investimento em seu projeto.

Os casos de negócios devem incluir:

• Um resumo executivo: isso ajuda os leitores com pressa
• O raciocínio ou o driver comercial para fazer o projeto
• Uma visão geral de qual problema o o projeto irá resolver
• Uma avaliação das opções consideradas (incluindo o que aconteceria se você não fez nada)
• Sua solução recomendada
• Os benefícios de fazer o projeto
• Como você saberá se foi bem sucedido, e o que o sucesso parece para este trabalho
• Um esboço do que seria necessário para obter essa solução recomendada em funcionamento, por exemplo, um plano de alto nível, como você acompanhará seu projeto e um esboço do orçamento.

As Seções de Dinheiro

A maioria dos executivos quer ver algo sobre o quanto custará implementar sua solução. Seu caso de negócios deve incluir informações suficientes para tomar a decisão sobre se esse projeto vale o investimento.

Lembre-se de incluir:

• Quanto custará o projeto
• O custo de não executar o projeto: i. e. o dinheiro que seria perdido por não aproveitar esta nova oportunidade ou por continuar a trabalhar de forma desatualizada.
• O custo de quaisquer recursos necessários, mesmo se você não precisa realmente pagar os funcionários internos.

As seções financeiras do seu business case também devem incluir algo sobre o retorno do investimento que você pode esperar. É aqui que você explica sobre quantas vendas extras você pode esperar ou quais medidas de eficiência você prevê. Não seja excessivamente otimista, pois isso não ajudará ninguém. Em vez disso, seja realista e honesto sobre o que você acha que este projeto irá retornar para sua empresa.

Outros elementos para incluir

Não tudo a ver com projetos pode ser medido em dinheiro. Você também pode ver os benefícios de seus projetos que se relacionam com a qualidade, melhorias na moral da equipe, resultados de satisfação do cliente aumentados ou qualquer outra coisa que é difícil de compensar o dinheiro.Isso é bom. Inclua todos esses itens na seção de benefícios do seu business case. Se você pode rastreá-los de outras maneiras, como através de pesquisas de satisfação de pessoal ou medidas de fidelidade aumentadas, anote como você vai avaliar se o projeto foi um sucesso.

Refine As You Go

Seu caso de negócios é um documento que é apresentado ao painel do projeto ou a outro grupo de tomada de decisão, mas essa não é a última vez que você o verá.

Você deve estar atualizando o business case ao passar pelo projeto. Quando você avançar no ciclo de vida do projeto, você poderá avaliar se você está no caminho certo para entregar o que está estabelecido no caso de negócios. Você pode fazer uma chamada para saber se você atingirá seus objetivos financeiros ou não.

Se não, reveja se o projeto ainda é viável.

O caso de negócios deve ser um documento de trabalho útil para um gerente de projeto, pois explica exatamente o que deve acontecer e por quê. Ele também fornece um benchmark útil para olhar para trás, então, torne-o tão abrangente e convincente quanto possível.