Compartilhamento de documentos imobiliários com o Google Drive

O que é o Google Drive?

O Google Drive é um serviço gratuito do Google que monitora constantemente os arquivos em seu disco rígido e faz backup deles para a nuvem. Digo grátis, e é até 15 GB de armazenamento compartilhado em Gmail, Google + fotos e Google Drive. Então, quanto espaço livre você vai variar dependendo da quantidade de espaço que você está usando para as outras duas aplicações. Se você usar o Gmail ou outros serviços do Google, você poderá verificar o uso atual do armazenamento e o espaço restante na página do Google Storage aqui.

Google Drive para transações de imóveis

Para usar o Google Drive, você precisa instalar o pequeno aplicativo em seu disco rígido. Isso cria uma pasta e todos os arquivos que você arrastar ou salvar na mesma pasta serão copiados automaticamente para o Google Drive na nuvem. Você não precisa fazer nada, e é uma sensação confortável, sabendo que você tem um backup na nuvem de arquivos importantes.

Dependendo da quantidade de armazenamento que você tenha ou extra que você deseja pagar, você pode colocar tanto na pasta que desejar. Eu pago 1 Terabyte de espaço porque coloquei minha pasta inteira dos Meus Documentos dentro da pasta do Google Drive. Isso inclui minhas fotos, e desde que use uma câmera de telefone Android e minhas fotos sejam salvas automaticamente no Google +, eu uso muito espaço. No entanto, para ter quase tudo o que eu respaldo dessa maneira, vale a pena US $ 9. 99 / month para mim por este armazenamento. Existem níveis múltiplos menos caros a partir dos quais você pode escolher.

Para imóveis, você provavelmente já está fazendo o básico, criando uma pasta de transações no seu disco rígido para cada transação. Você precisa apenas colocar essa pasta dentro da pasta do Google Drive para fazer os backups feitos. No entanto, se você é como eu, existem alguns arquivos que não compartilho com o cliente, como notas ou documentos relacionados à transação, mas não de interesse ou necessário para o (s) cliente (s).

Basta criar uma subpasta dentro da pasta principal da transação, talvez nomeada Documentos do Cliente, e você coloca tudo o que deseja compartilhar nessa pasta.

Agora você só precisa ir para a pasta Google Drive na Web e usar a opção Compartilhar para compartilhar a pasta apropriada com seus clientes. Claro, você ainda pode enviar documentos eletrônicos como anexos, mas é ótimo poder dizer-lhes que terão acesso a todos os documentos a qualquer momento na pasta compartilhada. Depois que um acordo encerrar, envie um e-mail para meus clientes e avise-os que eles devem se certificar de que baixam todos os documentos dessa pasta, a menos que já os tenham arquivado de algum jeito de e-mails ou entrega manual.

** Atenção: MUITO IMPORTANTE - Mude o botão "Can Edit" padrão para "Pode ver."Eles ainda podem baixar os itens. No entanto, se você permitir que eles tenham acesso à edição, eles podem excluir ou, de outra forma, mover esses arquivos para o computador. Se o fizerem, eles desaparecerão na sua pasta Google Drive e, em seguida, fazer backup e desaparecer do seu disco rígido!! **

Em algum momento do futuro, você vai querer se aposentar nesta pasta para liberar espaço e você quer que eles saibam que eles deveriam obter os documentos que eles querem dentro de alguns meses.

Outra razão pela qual eu pago por 1 TB de espaço de armazenamento é que eu quero manter as pastas de transações por pelo menos o número de anos que meu estado exige que eu mantenha arquivos em papel das transações. Desta forma eu tenho um arquivo em papel , um arquivo de pasta de disco rígido e um arquivo de backup on-line. Meu estado, o Novo México, agora permite o armazenamento eletrônico de documentos, não exige mais arquivos em papel.

Arquivos de imóveis do primeiro contato ao fechamento

Todos desejamos que cada mostrando levou a um fechamento e uma comissão, mas todos sabemos que não é o caso. Então, o são documentos e comunicações de e-mail que podem ou não acabar sendo um prelúdio para uma transação. Iniciando uma pasta para cada cliente que chega ao estágio de exibição, eu simplesmente movo essa pasta para minha pasta de transações mais tarde para um conjunto completo de documentos em um só lugar.