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Os líderes de Recursos Humanos são uma fonte significativa de apoio e conforto para os funcionários, tanto em suas vidas pessoais como profissionais. O RH é um negócio de serviços, e esse serviço inclui ajudar os funcionários a avançar suas carreiras e resolver problemas entre funcionários e seus supervisores.
O RH também os apóia através de alguns dos eventos mais importantes e importantes em suas vidas, incluindo o casamento, o parto e a luta contra doenças graves.
- Muitas vezes, os serviços administrativos de rotina, como responder as mesmas perguntas repetidas vezes ou concluir transações simples, consomem a maior parte do tempo dos RH.Reduzir a carga de trabalho administrativa
A chave para reduzir essa carga de trabalho administrativo é capacitar os funcionários para se tornarem mais auto-suficientes e automatizando tarefas mais mundanas. É aí que a aplicação de uma abordagem de gerenciamento de serviços pode ajudar.
O gerenciamento de serviços simplifica a entrega de serviços administrativos de rotina, liberando tempo para se concentrar em atividades de alto valor.
Considere o que acontece quando um funcionário recebe uma convocação para o dever de jurado: as chances são de que a empresa ainda confie na documentação física ou uma série de e-mails para lidar com o pedido do empregado para o tempo fora do trabalho.
Com o email, não existe uma maneira fácil de ver se uma solicitação está paralisada ou de identificar e eliminar os estrangulamentos do processo.
Da mesma forma, é difícil analisar e responder às necessidades dos funcionários - por exemplo, identificando informações freqüentemente solicitadas e certificando-se de que esta está disponível on-line.
Os processos administrativos manuais frustrarão os funcionários e constituem um enorme dreno para as equipes de RH. Uma pesquisa recente descobre que os funcionários de RH gastam uma média de 12 horas por semana no atendimento de chamadas e e-mails de funcionários rotineiros.
Abordagem de gerenciamento de serviços para atender às necessidades dos funcionários
A abordagem de gerenciamento de serviços elimina esses processos tediosos e demorados. Não apenas substitui o email - transforma a forma como os RH se envolvem com os funcionários.
Pense no gerenciamento de serviços como a combinação perfeita de assistente administrativo e gerente de projeto. Ele responde instantaneamente aos pedidos dos funcionários, progride casos, automatiza processos manuais repetitivos e até mesmo gerencia atividades interdepartamentais complexas, como o onboarding de funcionários e offboard.
O gerenciamento de serviços nunca esquece ou comete erros, sempre acompanha as pessoas, então as coisas são feitas, e você sabe se há um problema que não pode resolver. Também mostra onde seus funcionários passam seu tempo - para que você possa otimizar a implantação de recursos e maximizar a produtividade.
O gerenciamento de serviços não substitui o seu sistema atual de Gerenciamento de Capital Humano - ele se integra com ele e o complementa, dando-lhe visibilidade e controle do trabalho que você provavelmente faz principalmente por e-mail hoje.
Ele também fornece esse mesmo nível de visibilidade para os funcionários. Eles podem ver o status de suas consultas, ao invés de sentir que seus pedidos desapareceram em um buraco negro logo depois de enviá-los.
Fornecer aos funcionários a capacidade de supervisionar o progresso de seus pedidos reduz significativamente a quantidade de e-mails de acompanhamento frustrados, chamadas telefônicas e visitas pessoais a recursos humanos, reduzindo ainda mais a carga de trabalho de RH.
Vantagens de uma abordagem de gerenciamento de serviços
O gerenciamento de serviços começa com a implantação de um portal de RH baseado na web, onde os funcionários podem encontrar informações de RH e solicitar serviços de RH. Idealmente, os funcionários podem acessar este portal em suas PCs de trabalho, computadores domésticos, laptops e seus smartphones e tablets.
Isso permite que eles assumam o controle de suas necessidades básicas de RH, como inscrições de benefícios ou atualizações de mudança de status.
Os funcionários simplesmente escolhem os serviços reais que precisam de um catálogo de serviços, ou buscam informações na base de conhecimento do portal.
Quando um funcionário envia um pedido através do portal, o sistema de gerenciamento de serviços cria automaticamente um caso e o ministra através do processo completo de realização. Isso inclui a atribuição do caso ao especialista RH correto, roteando automaticamente o caso de pessoa para pessoa à medida que cada etapa de preenchimento é concluída e mantendo um histórico de casos completo.
Você também pode estender esse serviço para outros departamentos. Por exemplo, os sistemas de gerenciamento de serviços podem configurar automaticamente contas de TI ou solicitar espaço de escritório para novas contratações como parte do processo de instalação.
O sistema de gerenciamento de serviços impulsiona os processos de entrega de RH de ponta a ponta e sabe como esses processos estão sendo executados. Por exemplo, pode dizer-lhe automaticamente quando um caso está parado para que você possa agir.
Ele também gera uma ampla gama de KPIs e outras métricas do processo - como a forma como o time responde às perguntas dos funcionários. Pode até analisar os tipos de consultas de base de conhecimento, facilitando a identificação e o preenchimento de lacunas de conteúdo.
Conclusão
Os profissionais de RH optam por prosseguir uma carreira em RH porque querem ajudar as pessoas, não passam seus dias a arquivar papéis, atualizar planilhas e responder a e-mails. Muitas vezes, pedidos mundanos e pilhas de papelada interrompem esse trabalho, o que os frustra e os funcionários que estão tentando ajudar.
HR é um provedor de serviços, e pode olhar para o exemplo de seu provedor de serviços, o departamento de TI. A TI assumiu a liderança em muitos esforços empresariais para aplicar uma disciplina de gerenciamento de serviços para automatizar a submissão e o cumprimento dos pedidos de help desk de TI.
Automatizar estas tarefas permite que a TI se concentre em um trabalho mais estratégico que possa ajudar a empresa a atingir seus objetivos comerciais mais amplos e demonstrar melhor o valor da TI.
Uma abordagem de gerenciamento de serviços é a chave para a criação de recursos humanos para os líderes empresariais, oferecendo serviços de maior qualidade e maior satisfação dos funcionários ao mesmo tempo em que reduz sua própria carga de trabalho. Os RH podem dedicar seu tempo e experiência a atividades mais estratégicas que avançem para o mercado.
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