Simplifique seus registros com o PayPal e o Excel

Se você é um vendedor do eBay por qualquer período de tempo, você já sabe que o PayPal é uma ótima maneira de aceitar pagamentos on-line - é rápido, é fácil e o PayPal mantém registros meticulosos de transações concluídas deste jeito. Na verdade, você pode acessar essas transações em um formato conveniente, preparado para planilhas para simplificar suas práticas contábeis - seja você comprador, vendedor ou ambos, você não precisa usar o site do PayPal diretamente para acessar o registro para todas as transações.

Em combinação com um programa de planilhas como o Excel, este recurso do PayPal pode fazer a contabilidade para compradores e vendedores de pequeno e médio volume um pedaço de bolo, especialmente se você tiver o cuidado de usar o PayPal para a maioria dos suas transações.

Usando o Excel para acessar registros do PayPal

O PayPal torna seu banco de dados de suas transações acessível a você em um formato chamado CSV ou "valores separados por vírgulas". A maioria dos aplicativos de planilhas, como Excel, Quattro Pro ou OpenOffice. org Calc - os mesmos que você pode usar para equilibrar seu talão de cheques ou fazer seus impostos - são capazes de ler e importar arquivos armazenados neste formato.

Como o PayPal pode criar arquivos CSV para você com base nos intervalos de datas, você pode usar o PayPal para gerar informações contábeis rápidas, precisas e completas (incluindo taxas do PayPal, quantidades de envio e manuseio e outros detalhes) sobre suas transações do eBay que você pode armazenar em seu próprio computador e manipular em um aplicativo de planilha, por exemplo, para classificar pelo tipo de transação ou obter totais rápidos para fins fiscais.

Criando um arquivo CSV usando o PayPal

Para criar um arquivo CSV de suas transações do PayPal, faça login no site do PayPal, assim como você deseja visualizar sua conta normalmente. Uma vez conectado e exibir a página padrão "Minha conta", siga estas etapas:

1. Clique em "Histórico". Clique no link azul e branco "Histórico" próximo ao centro superior da página. (Sugestão: está localizado à direita do link "Retirar").
2. Selecione um intervalo de datas. Use as ferramentas na parte superior da página para selecionar um intervalo de datas para as transações a serem exibidas. Você pode selecionar pedidos comuns como "Semana passada" (para todas as transações nos sete dias anteriores) ou "Último mês" (para todas as transações nos últimos 30 dias) ou optar por exibir um intervalo de datas específico.
3. Clique no link "CSV". Clique no link "CSV" apenas à direita da palavra "Download:" no canto superior direito da área de exibição. Aparecerá um pop-up solicitando que você selecione um formato de download.
4. Clique no botão "Download". Sem alterar o tipo de arquivo de "CSV", clique no botão "Download" amarelo. O PayPal pausará por alguns instantes para acessar seu banco de dados antes de enviar seu navegador a um arquivo chamado Downoad.csv. Salve isso em sua área de trabalho para facilitar o acesso.

Os usuários avançados que lêem junto com este artigo talvez já saibam exatamente o que eles querem fazer com os dados neste estágio - se você é, sinta-se livre para baixar para outros formatos (como os formatos Quicken ou Quickbooks) ou para se desviar do seguinte procedimento.

Importando arquivos CSV para o Excel

Agora que você baixou um arquivo CSV contendo as transações de sua escolha e o arquivo foi salvo em sua área de trabalho, siga estas etapas para carregar o arquivo no Excel.

1. Inicie o Excel. Se o arquivo CSV na sua área de trabalho já se parece com um arquivo do Excel (ou seja, o ícone que representa o arquivo parece o mesmo que os ícones que você vê normalmente para os arquivos do Excel), você pode simplesmente clicar duas vezes no arquivo para abri-lo e vóila - você está pronto! Muitos usuários encontrarão, no entanto, que o arquivo CSV não abre automaticamente no Excel quando o ícone é clicado duas vezes. Se é você, use o menu Iniciar para iniciar o aplicativo Excel.
2. Escolha o menu "Arquivo" e, em seguida, selecione "Abrir". Uma vez que o aplicativo do Excel esteja aberto, clique no menu "Arquivo" no canto superior esquerdo da janela e selecione a opção "Abrir" no lista de escolhas. Você deve ser saudado por uma janela de diálogo menor com a etiqueta "Abrir" que mostra arquivos no seu sistema de computador.
3. Selecione sua área de trabalho. Nas versões recentes do Excel, isso pode ser feito clicando no ícone "Desktop" à esquerda da caixa de diálogo "Abrir". Nas versões mais antigas do Excel, clique na lista suspensa Local ao lado da parte superior da janela e selecione "Área de trabalho" na lista longa de lugares que aparece.
4. Defina o tipo de arquivo em "Todos os arquivos". Clique na lista suspensa "Arquivos do tipo" perto da parte inferior da janela e altere o tipo de arquivo de "Arquivos Excel" para "Todos os arquivos". Isso fará com que o diálogo "Abrir" mostre quaisquer arquivos CSV em sua área de trabalho.
5. Clique duas vezes no arquivo "Download". Localize o arquivo CSV (chamado "Download" ou "Download. Csv", dependendo da sua versão do Windows, você pode ter que pesquisar através de uma lista de todos os arquivos em sua área de trabalho) na lista de arquivos mostrados na seção " Abrir "e clique duas vezes nele.

Isso é tudo aí! Agora você deve ver uma lista ordenada e ordenável de todas as suas transações do PayPal no Excel. Se você já está familiarizado com o Excel, você poderá colocar essa informação em seus registros financeiros imediatamente para processar, filtrar, organizar, pesquisar ou manipular seus registros do PayPal.

Note, também, como foi mencionado no início deste artigo, que etapas semelhantes podem ser seguidas para importar seus registros do PayPal para o OpenOffice. org ou Quattro Pro. Basta importar o aplicativo de planilha ou abrir um arquivo "CSV" ou "valores separados por vírgula".

Como nota final, lembre-se de que, se quiser continuar a usar essas informações, você provavelmente deve salvá-la no formato padrão do Excel (ou qualquer formato padrão que a sua planilha use) por conveniência. Para fazer isso, clique no menu "Arquivo" no canto superior esquerdo da janela do Excel e escolha a opção "Salvar como".Em seguida, escolha "Microsoft Excel Workbook" na lista suspensa "Salvar como tipo", perto da parte inferior da caixa de diálogo "Salvar como" que aparece.

Contabilidade feliz!