Para contratar o melhor planejador de eventos ou produtor

Contratar um planejador ou produtor de eventos externos não precisa ser uma tarefa assustadora, mas você deve se certificar de que gasta tempo comprando os melhores planejadores de eventos e selecionando-os cuidadosamente antes de se comprometer com um para sua empresa evento.

Há uma série de variáveis ​​a serem consideradas ao fazer sua seleção, incluindo o objetivo do seu evento, o orçamento com o qual você está trabalhando, seu motivo para contratar externamente e os candidatos disponíveis para o trabalho e, felizmente, há um número de grandes recursos que as empresas podem usar para escolher o melhor planejador de eventos ou produtor para ajudar a criar o evento da empresa.

Use o seguinte guia para ajudá-lo a determinar se você precisa de um planejador de eventos para o próximo evento da empresa e, se o fizer, como selecionar o melhor candidato para o trabalho.

Determine o objetivo do seu evento e a necessidade do planejador de eventos

A maioria das pessoas pensa que a contratação de um planejador ou fornecedor de eventos externos começa por determinar o orçamento do evento, mas a verdade é que é mais importante começar por definir por que você quer segurar um evento em primeiro lugar. Antes de chegar a um recurso externo ou interno que o ajude a planejar esse evento, você deseja estar em posição de compartilhar os objetivos importantes do evento. Responda suas próprias perguntas relevantes sobre quem, o quê, onde, quando, por que e como - haverá muito tempo para fazer ajustes mais tarde.

Uma vez que você definiu seus objetivos, algumas idéias claras começarão a surgir sobre o tema e a mensagem que deseja transmitir no seu evento, mas, o mais importante, você quer determinar quais atividades e os serviços que você precisa do recurso externo para lidar em seu nome.

Você vai querer determinar o orçamento que você tem para um planejador e se eles ajudarão a selecionar o local, criar os menus e fazer recomendações sobre opções de alimentos e bebidas, falantes e entretenimento, estar no local por dia necessidades de produção e / ou ajudar a criar os documentos de comunicação importantes, como convites e lista de convidados.

Se você está planejando seu evento sozinho e ainda não tendo essas necessidades não atendidas, é provável que você deseja contratar um planejador de eventos para gerenciar essas tarefas e responsabilidades.

Use fontes locais para encontrar um planejador de eventos qualificado

Muitas vezes, as pessoas pensam que o boca a boca é a melhor maneira de contratar um planejador de eventos para sua festa de aniversário, reunião de negócios de café da manhã, retiro de fim de semana ou outro tipo de evento, e, embora certamente ajude, esta provavelmente não é a abordagem mais efetiva.

Se você está tentando encontrar o melhor planejador de eventos para o seu caso, é melhor pesquisar alguém experiente e possuir uma forte reputação na comunidade de planejadores de eventos.Palavra de boca fornece uma oportunidade para vendas fáceis para um planejador que deseja encontrar novos clientes, mas a reputação dos pares é muito eficaz.

Independentemente de ser um evento social ou uma reunião corporativa, em geral, as regras de contratação de um planejador de eventos ou restauração permanecem as mesmas: você deseja contratar alguém que tenha experiência em criar seu tipo de evento.

Considere os capítulos dos grupos de membros profissionais ou consulte o capítulo nacional ou local da Meeting Professionals International, a Sociedade Internacional de Eventos Especiais, a Associação Nacional de Executivos de Catering ou a Associação de Profissionais de Casamento; Também é relevante para descobrir quem publica artigos em sua indústria.

Se você quer saber quem tem reputação de entregar serviços ou conhecimentos em um determinado mercado, verifique com a agência local de convenções e visitantes que muitos planejadores de eventos são membros ativos e também mantêm relacionamentos com câmaras de comércio locais; outra maneira de provar especialistas é chegar ao departamento de vendas da convenção do hotel - eles vão compartilhar com você quem eles confiam.

Entrevistas e discutiendo as necessidades do evento com os candidatos

A maioria dos planejadores de eventos estarão ansiosos para ouvir sobre seu evento específico, mas fornecer-lhes detalhes breves no início e focar um pouco mais em seus conhecimentos na rodada inicial de entrevistas, durante o qual você deve reduzir o número de candidatos para os três candidatos mais fortes.

Você deve então perguntar a cada planejador de eventos ou a sua empresa para compartilhar informações sobre seus negócios, experiência com eventos passados ​​e como eles planejam contingências, prestando atenção ao modo de resposta do candidato e a quaisquer perguntas de seguimento que ele ou ela pode ter para sua empresa, o evento ou seus objetivos.

Os bons planejadores irão encaminhá-lo através de uma discussão para conhecer os objetivos gerais, o cronograma, o orçamento, a contagem de convidados e as preferências pessoais do seu evento. Os bons planejadores vão fazer perguntas sobre sua organização e conhecer seus objetivos e seu evento específico - procure esses sinais ao entrevistar para encontrar candidatos que se destacam acima do resto.

Embora nem sempre seja possível conhecer alguém pessoalmente durante a primeira rodada de entrevistas, especialmente se o seu programa estiver fora da cidade, isso pode ser um passo crítico na escolha do planejador ou produtor certo para seu evento e empresa.

As reuniões cara a cara fornecem uma visão além da experiência ou da experiência de um planejador em seu relacionamento com a equipe da sua empresa que estará ajudando a criar esse evento; você quer escolher um candidato que não só tenha um ótimo histórico para a produção de eventos de qualidade, mas também um que se dá bem com sua equipe.

Opções de redução e seleção de uma seleção

Não é bom o suficiente para seguir seu instinto, o conselho de seus amigos ou mesmo colegas e colegas de trabalho, ou a reunião em pessoa sozinha - este é o seu evento e < seu nome e sua reputação estará associado a ele; você também deverá verificar as referências dos seus candidatos.Certifique-se de pedir nomes de clientes com os quais os candidatos trabalharam anteriormente, mas também explorar o histórico de cada planejador para encontrar eventos que ele ou ela não tenham mencionado - você pode descobrir que ele ou ela bateu alguns eventos com um cliente específico que não Não faça seu currículo. Uma vez que você verificou que um candidato está bem com a sua empresa, demonstra experiência no campo e tem uma boa compreensão do evento que deseja produzir com ele ou ela, é hora de reduzir sua seleção para um e ouça suas idéias sobre o evento. Com base em seus objetivos e idéias, um bom planejador de eventos irá apresentá-lo com um plano que ajudará a alcançar seu tema - se for uma noite e um jantar privados para um grupo íntimo de pessoas, o planejador deve vir com você com idéias que incluem muitos dos os detalhes do seu programa.

Neste ponto, o planejador de eventos deve apresentá-lo com idéias que irão fazer com que você sinta que tomou seu orçamento e dobrou seu valor. Isso deve ser evidente na forma como eles lançam sua visão para o seu evento.

Comparando seu orçamento com o

do planejador de eventos Com base nos objetivos de seu evento, é possível criar uma sensação geral de quanto custará para vários elementos do seu programa, que variará de acordo com o tipo de evento que você é hospedagem e o que inclui. Muitas pessoas que organizam um evento pela primeira vez muitas vezes caem na armadilha de querer planejar um evento de champanhe em um orçamento de cerveja, e é por isso que muitas pessoas se voltarão para o planejador de eventos para obter ajuda.

Um candidato ideal tomará o orçamento que você apresentá-los e transformá-lo em algo mágico, mas essas idéias virão a um preço e é importante para você pedir ao planejador que divulgue todos os seus custos e fontes potenciais de como estas taxas serão cobertas e incorporadas no orçamento global - as taxas do planejador de eventos variam de planejador para planejador ou empresa de eventos para a empresa de eventos.

Dependendo da natureza do seu evento, você será solicitado a fornecer depósitos, documentos e contratos para o planejador de eventos e os locais de eventos e serviços que eles oferecem. Esta é uma maneira perfeitamente aceitável de lidar com os negócios, mas o melhor conselho neste momento é buscar conselhos profissionais e nunca assinar um contrato que não tenha sido revisado por seu próprio advogado - especialmente quando se trata de pessoas privadas que podem não ter o mesmos recursos de uma grande empresa.

Fique com o seu planejador e esteja preparado para disparar e reverter

A maioria das histórias ruins que acontecem relacionadas ao planejamento de eventos geralmente são resultado de uma falta de seguimento. O planejamento de eventos requer a coordenação efetiva da logística e o adiamento a uma pessoa terceirizada pode se reverter se o planejador de eventos que você contratou não é totalmente responsável perante os objetivos e objetivos da sua empresa para o evento.

Por este motivo, você, como gerente de contratação, deve trabalhar em estreita colaboração com o planejador ou o produtor para garantir que todos os elementos da produção se apaguem sem engate - de garantir que os locais e os fornecedores estejam prontos para o evento garantir que os pagamentos tenham sido pagos feito para cada fornecedor antes e depois.Isso não significa que a maioria dos planejadores de eventos não entregam seus serviços prometidos, simplesmente significa que você deve garantir que a logística tenha sido confirmada.

Se tudo for conforme planejado, você terá um evento bem-sucedido e um excelente recurso de planejador de eventos para o futuro, mas se o processo de planejamento não funcionar corretamente para os serviços acordados por escrito, é importante analisar se O projeto é um bom ajuste com o planejador.

Embora seja razoável ser paciente e trabalhar através da logística e quaisquer possíveis mal-entendidos ao longo do caminho, se você não estiver recebendo os serviços que deseja, então você deve estar pronto para discutir seriamente. Se você precisa, esteja pronto para disparar um planejador ruim e ter uma opção de backup em todos os momentos.