Principais dicas para aumentar a participação em reuniões de negócios

A economia e outros fatores políticos tiveram um tremendo impacto na forma como as reuniões de negócios são percebidas e os planejadores de eventos enfrentaram uma pressão crescente para encontrar formas de evitar o comparecimento em reuniões de negócios e convenções.

Mesmo em uma economia crescente, muitas vezes as despesas de viagem são percebidas como muito altas para esses tipos de eventos e muitos profissionais simplesmente optam por sair.

Apesar da mudança, a maioria das empresas e organizações ainda vêem o impacto importante das reuniões. Diz Daniel Fortin, presidente da DNL Events and Logistics em Montreal, Canadá: "Não há substituto para a sinergia que pode ser criada quando as pessoas se juntam". Na economia de hoje, hospedar reuniões bem-sucedidas pode significar um foco na realização de reuniões locais e centralizadas que alcancem menores custos de viagem, mas, mais importante, significará empregar essas dez dicas para aumentar o atendimento às reuniões.

Efetuar chamadas de lembrete

Depois que os convites iniciais forem enviados, faça um lembrete e acompanhe as chamadas telefônicas para o maior número de convidados possível, estenda um convite pessoal e recomenda que eles participem do evento. Historicamente, o acompanhamento telefônico aumenta drasticamente o atendimento às reuniões de negócios. Certifique-se de falar sobre o próximo evento em outros eventos comerciais. O boca a boca ainda pode ser uma ótima maneira de criar um zumbido, o que nos leva à próxima dica.

Espalhe a Palavra

Divulgue as notícias sobre o seu evento em qualquer lugar, incluindo publicações locais, publicações nacionais, publicações de membros, publicações comerciais, boletins informativos pessoais e qualquer outra ferramenta de comunicação disponível. Certifique-se de pensar sobre quais ferramentas alcançam o público-alvo.

Promover em linha (site da empresa, mídia social e e-mail)

Publique os detalhes do evento no site da sua empresa.

Promova o evento em seu blog e boletim eletrônico mensal. Publique os detalhes do evento para as mídias sociais onde seu público-alvo está ativo como LinkedIn, Facebook e Twitter. Incentive os membros da sua organização a fazerem o mesmo. Peça-lhes para compartilhar o link do evento com suas conexões, amigos e seguidores. Se você participar de comunidades online relevantes, como os fóruns da indústria, promova seu evento dentro dessas comunidades.

Incorporar convites em todos os lugares

Outra maneira de divulgar os futuros convidados é esconder convites para se juntar a você em seus eventos em todos os seus métodos de comunicação comercial. Adicione uma linha na sua assinatura de e-mail com um link para seu website ou convite personalizado. Se você tiver uma mensagem de correio de voz ou uma mensagem de espera on-line, certifique-se de incluir suas próximas informações de eventos em sua mensagem gravada.

Use sua rede social e sua rede

Rede social é sobre o crescimento do grupo de pessoas que você considera amigos, clientes, parceiros de negócios e conhecidos profissionais. Obter o atendimento que você está procurando é mais fácil quando seus participantes são encorajados a trazer uma relação de convidado ou de negócios. E não assuma que as pessoas em sua própria rede já conhecem o evento.

Nunca dói estender a mão e lembrá-los.

Inclua um orador convidado Quem é um sorteio

O objetivo da reunião, o tema, o tema e os oradores convidados devem ser relevantes, frescos e divertidos. Uma maneira bem-sucedida de aumentar o atendimento em eventos de negócios é trazer oradores convidados populares, especialmente se eles trabalham na mesma indústria ou indústria relacionada. Você também deve considerar ter um emcee que será interativo e divertido.

Escolha um ótimo local para eventos

Escolha um novo evento e local de evento interessante. Se o grande sorteio é a cidade escolhida ou o local em si, as pessoas são mais propensas a participar de um evento conveniente e oferece uma oportunidade para desfrutar de uma ótima atmosfera. Certifique-se de que o evento esteja em um local conveniente para seus participantes e considere outras conveniências como estacionamento ou transporte público para o local.

Get Creative

O objetivo é tornar um evento único. Oferecer novas atividades; use um novo formato interativo durante a apresentação; faça um esforço para ser original. Esteja atento a sua agenda. Não use os brindes tradicionais no final quando os participantes estão prontos para sair. Considere incluir uma sessão sobre inovação que envolva participantes através do planejamento de sua próxima conferência / evento. Uma sessão divertida e informativa terá um impacto positivo no comparecimento em eventos futuros. Faça uma sessão de brainstorming e leve as idéias de volta ao seu comitê de planejamento para o evento do próximo ano.

Enviar comentários Pesquisas

Se você inclui uma sessão de brainstorming ou não, maximize seu sucesso futuro enviando pesquisas de feedback após o evento. Sempre peça sugestões de tópicos futuros e até crítica construtiva, pois obter esse feedback é muito útil para planejar futuras reuniões e eventos.

Por exemplo, algumas pessoas preferem seminários pela manhã, e outras preferem programas à tarde. Alguns, como terças e outros, como quintas-feiras. Na sua pesquisa de feedback, descubra o que seus participantes gostariam e gostariam de ver no evento. O acompanhamento é a chave para o sucesso do seu marketing.

Ouça e Entrega

É sempre importante ouvir as necessidades de seus participantes e participantes, mas se você pedir feedback, certifique-se de mostrar que está ouvindo. Como diz o velho ditado, temos dois ouvidos e uma boca, então devemos ouvir o dobro do que falamos. Tenha sempre em mente que a participação em seu evento pode estar relacionada à qualidade dos eventos anteriores que você hospedou. Construa uma reputação para ouvir as necessidades e desejos dos seus hóspedes e cumprir essas promessas.

Mais ótimas dicas

Para obter mais dicas excelentes sobre como aumentar o comparecimento da sua reunião de negócios em seu próximo evento, certifique-se também de verificar nossos artigos, como aumentar a participação em seminários e eventos corporativos.