Como ler e aprovar uma ordem de evento de banquete (BEO)

Os locais querem ter certeza de que os grandes eventos se apagem sem engate ou, se houver engate, eles querem ter certeza de que não é culpa dele. Com isso em mente, eles criam encomendas de eventos de banquete cuidadosamente elaboradas (BEOs) que os coordenadores de eventos devem assinar. Embora possa ser difícil processar se um BEO não for seguido à carta, é para todos os efeitos um contrato legal; certamente, deve ser lido atentamente antes de ser assinado.

O que é uma ordem de evento de banquete (BEO)?

Quase todos os grandes eventos planejados em um hotel ou instalação de evento especial requerem uma Ordem de Evento de Banquete ou BEO, que é um contrato que descreve todos os detalhes do evento. Se você é um planejador de eventos, você quer se familiarizar com o BEO para que você possa garantir que todos os detalhes estejam cobertos corretamente.

O acordo é muitas vezes descrito em um formulário que detalha as seleções de alimentos e bebidas, áudio / visual, configuração de sala, incluindo centros de mesa, requisitos de pessoal e todos os outros itens relacionados ao seu evento. Incluído no BEO é uma lista detalhada de custos que você precisará pagar.

O acordo provavelmente inclui "blocos" de informações sob subtítulos, tais como informações de contato, cronograma, arranjos de alimentos e bebidas, configuração de sala, áudio visual, termos e condições e blocos de assinatura.

Leitura da ordem de eventos de banquetes

Embora seja óbvio que você precisa ler o BEO e concordar com os termos descritos no contrato, certifique-se de ler também as letras finas.

Certifique-se de que está totalmente informado quanto ao que concorda, incluindo todos os custos.

Verifique se o seguinte está descrito na seção geral do BEO:

• Informações do contato no local, incluindo um número de telefone celular
• Uso do espaço para o dia do evento (verifique novamente se a Espaços mencionados são os espaços que você realmente visitou)
• Horários de configuração, início e término para o evento
• O número total de convidados esperados

Arranjos de alimentos e bebidas

Uma seção do BEO será dedicada para alimentos e bebidas. Você quer ter certeza de que o seguinte é detalhado nesta seção:

• Todo o menu, incluindo todos os cursos
• Todos os itens em um buffet e como cada estação será configurada e posicionada na sala
• Como o local pretende atender às necessidades dos hóspedes que tenham preocupações dietéticas especiais (como dietas sem glúten ou vegetarianas)
• Horas de serviço
• Itens especiais no que diz respeito ao serviço, como vinho e água com espumante nas mesas
• A quebra de Todos os preços dos alimentos
• Lista detalhada de álcool, marcas de álcool e cervejas disponíveis no bar

Room Set Up

O BEO deve esboçar especificamente o conjunto completo. Isto inclui:

• Colocação de tabelas
• O número de assentos por tabela
• Colocação de estações de alimentos
• Local de entretenimento (e detalhes sobre acomodação de animadores, se apropriado, incluindo armazenamento de equipamentos, acesso a alimentos e beber, mudar de espaço, etc.)
• Localização da barra / s

Alguns BEOs podem até incluir um diagrama da configuração do quarto.

Fornecedores audiovisuais e externos

Os arranjos audiovisuais às vezes aparecem em um BEO, mas, como muitos locais contratam serviços a / v a terceiros, pode haver um contrato separado.

Se estiver incluído no BEO, verifique se todos os detalhes estão finalizados antes de assinar o contrato.

Termos e Condições

Todos os contratos, incluindo BEOs, possuem termos e condições para os quais você deve aderir. Certifique-se de estar ciente de todos os termos e condições antes de assinar o documento. Por exemplo, quais os termos do contrato em caso de cancelamento? Como as disputas serão resolvidas se, por exemplo, um hóspede deslizar e cai?

É importante fazer perguntas sobre o gerente da instalação e confirmar detalhes com seu cliente antes de assinar. Uma vez que você assinou o BEO, é um contrato vinculativo.