O que você deve saber sobre as estruturas de governança de projetos

Você sabe o que é a governança do projeto e o que parece? Ou o que fazer se você estiver trabalhando em um ambiente onde ele não existe? Vamos começar com uma definição.

Governança de projeto: uma definição

"Governança" nos termos de gerenciamento de projetos refere-se às políticas, processos, padrões, procedimentos e diretrizes que determinam como os projetos são conduzidos, executados e controlados em sua organização.

A governança pode ser extensa e "pesada" com muita burocracia, ou esboçado e "leve" (nesse caso, provavelmente é ineficiente).

Os gerentes devem apontar para o nível certo de governança para o meio ambiente e a cultura. Certifique-se de que suas políticas de governança sejam adequadas para o propósito é um fator chave para garantir que elas sejam efetivas.

A governança começa no topo. O conselho da empresa deve estar comprometido com a idéia de boa governança e o fato de que os projetos devem ser gerenciados corretamente, dentro das diretrizes especificadas. Esta atitude e os padrões esperados serão filtrados para os Conselhos de Projetos e os líderes de projetos (e equipes de programas, onde estes existem).

Por que o governo do projeto importa

Seu patrocinador do projeto e outras partes interessadas principais querem saber que você está gastando o orçamento do projeto da maneira correta. Eles querem ver que você está rastreando o progresso do seu projeto efetivamente e pisando para gerenciar o risco do projeto conforme necessário.

Mas a justificativa para a boa governança em projetos vai além disso.

A governança é exigida por clientes, especialmente aqueles no setor público.

Governos e reguladores perguntam (e, em alguns casos, aplicam) determinados padrões para determinados projetos. A governança não é apenas uma questão interna: muitas empresas que operam em mercados regulamentados terão que seguir a orientação da legislação externa, como Sarbanes-Oxley. A governança do projeto é uma pequena parte da capacidade de provar que sua empresa opera de forma eficaz e dentro das diretrizes e regulamentos especificados para sua indústria.

A governança do projeto também o ajuda:

• Melhore seu retorno sobre o investimento e rastreie esses investimentos de forma eficaz
• Obtenha buy-in para projetos
• Evite as razões comuns pelas quais os projetos falham
• Comunique-se de forma mais eficaz
• Introduzir a padronização em todos os projetos, facilitando a comparação de desempenho
• Minimizar o risco
• Desenvolver e motivar a equipe em um ambiente estruturado

O que a governança do projeto se parece

Então, agora, sabemos o que é a governança do projeto, o que faz parece um projeto? Aqui estão os tipos de atividades que demonstram a governança em um ambiente de projeto:

• Existe um ciclo de vida de gerenciamento de projetos disciplinado que inclui pontos definidos para aprovação.Estes são pontos em que a viabilidade do projeto é discutida e uma decisão é tomada sobre se continuar com o trabalho ou não.
• Os projetos têm um caso comercial claro, e os casos de negócios possuem informações suficientes para permitir que as equipes de gerenciamento tomem as decisões corretas.
• Essas decisões estão adequadamente documentadas e comunicadas.
• Pessoas que trabalham em projetos definiram funções e responsabilidades.
• Existe uma cultura de aprendizado contínuo que permite que as equipes dos projetos melhorem continuamente e discutam lições aprendidas em um ambiente sem culpa.
• Existem processos e procedimentos que permitem que as equipes do projeto revisem seu projeto e solicite suporte independente, se necessário.
• Os interessados ​​estão envolvidos e confiam no processo.
• As equipes do projeto são constituídas por indivíduos com experiência e qualificação nas funções relevantes.

A governança de projetos está vinculada às estruturas de governança na organização global. Se você acha que o principal objetivo da governança do projeto é garantir que os projetos sejam realizados do jeito certo, você pode ver como ele liga a governança financeira em um nível corporativo, gerenciamento de risco corporativo e muito mais.

A governança do projeto deve caber perfeitamente nos seus processos organizacionais atuais. Em outras palavras, não crie um novo processo de gerenciamento financeiro quando você já possui um que funciona em outras áreas! Use o que existe atualmente e ajuste os processos corporativos para torná-los adequados para usar em um ambiente de projeto.

5 Áreas de enfoque para governança de projetos

Quando você começar a estudá-lo, você perceberá que a governança do projeto é penetrante através de todos os elementos do gerenciamento de projetos.

No entanto, existem algumas áreas-chave de foco onde a governança é particularmente relevante.

1. Metodologias e processos: estes ajudam a entregar o trabalho de forma confiável e sustentável.
2. Gestão do conhecimento: isso é crucial para as lições aprendidas e garantir que a organização aprenda com a experiência do projeto. O gerenciamento de conhecimento é essencial se você quiser parar de cometer os mesmos erros várias vezes.
3. Maturidade do gerenciamento de projetos: à medida que a maturidade do gerenciamento de projetos organizacionais aumenta, a sua capacidade de entregar com sucesso.
4. Compra de nível superior: o compromisso com a governança do projeto começa no topo. Se você tiver suporte de gerenciamento, isso irá cair em cascata em todos os níveis do negócio e a abordagem da governança será mais sustentável.
5. Cultura de apoio: uma cultura de apoio, não culpa, assegurará que os gerentes de projetos tenham o ambiente certo para prosperar. Uma cultura de apoio, liderada pelo Escritório de Gerenciamento de Projetos ou Diretor de Projetos, ajudará os gerentes de projeto a atingir seus objetivos e os do projeto.

O que fazer se não houver padrão corporativo

Muitos gerentes de projetos em organizações menores se encontram executando projetos em um ambiente que é de apoio e onde há buy-in para o conceito de gerenciamento de projetos, mas sem o formal estruturas de organização no local a partir das quais se alimentar.

Nessa situação - e não é exclusiva para pequenas organizações - você estará projetando seu modelo de governança de projeto a partir do zero. Se não houver uma abordagem de governança do projeto que você possa tirar a prateleira e se encaixar no seu projeto, você terá que construir o seu próprio.

Isso não é tão difícil quanto parece!

Comece com a configuração dos conceitos básicos:

• Crie um documento de funções e responsabilidades
• Certifique-se de ter um patrocinador de projeto
• Certifique-se de ter um Conselho de Projeto ou grupo de direção e organizar reuniões regulares para as quais você toma e distribuir minutos
• Configurar um processo de gerenciamento de riscos
• Configurar um processo de gerenciamento de mudanças
• Construir pontos para o cronograma do projeto onde você verifica a viabilidade do projeto em relação aos objetivos originais do business case (o final de Cada fase de fase é o ponto natural para colocar essas verificações).

Em última análise, é responsabilidade do patrocinador do projeto garantir que haja uma governança adequada, mas os gerentes de projetos também podem desempenhar um papel ativo nisso.

A governança pode ser uma das matérias mais secas no gerenciamento de projetos, mas é uma das mais importantes. É assim que as equipes de gerenciamento sênior sabem que você está fazendo um bom trabalho e assegura-lhes que o projeto está se desdobrando como deveria. Ele também fornece os controles e contrapesos necessários para que os gerentes saibam que o dinheiro está sendo gasto de maneiras adequadas e alinhadas ao caso comercial.