Escrevendo cartas e materiais de convênio formal

Espera-se que os planejadores de eventos e reuniões contribuam ou escrevam cartas e materiais de convênio formal para as reuniões, viagens de incentivo e outros programas que eles organizam. Não precisa parecer uma tarefa irresistível, mas é importante seguir certos passos para seguir a etiqueta de convite adequada e evitar a falta de detalhes importantes para seus convidados.

Veja como:

1. Crie um tema de evento. Antes de escrever cartas e materiais de inscrição formal, os planejadores devem ter certeza de ter um tema atraente para o programa. As seguintes perguntas ajudarão a iniciar o processo de brainstorming: é uma conferência educativa, seminário ou viagem de incentivo? Onde está sendo mantido? O que é único sobre esse destino ou local? Qual é a agenda aproximada para o evento? Quais são alguns dos objetivos por trás do programa? Por que um participante gostaria de participar? Essas perguntas ajudarão a estabelecer um ótimo evento.

2. Crie um convite eletrônico. Muitas cartas e materiais de inscrição formal para grandes eventos agora foram movidos para sistemas de registro on-line devido ao volume de logística importante do evento que deve ser capturada durante o processo RSVP: ortografia de nomes, informações de contato, requisitos dietéticos, acesso a deficiência, necessidades de transporte, detalhes do programa, informações sobre atividades e muito mais. Nota: Eventos menos complicados podem usar uma única página da web ou imagem de design gráfico enviada por e-mail para transmitir detalhes de eventos e contatos RSVP.

3. Crie um convite impresso. Dependendo da natureza do seu programa ou evento, a etiqueta do convite pode sugerir que você esteja escrevendo cartas e notas de convênio para informar seus convidados que realmente valorizam sua presença. Isso é diferente do material do evento; Em vez disso, considere um cartão de convite simples que forneça informações valiosas ao seu convidado, incluindo o anfitrião e seu título, tema do evento, data (s) e / ou hora (s) e um contato RSVP.

4. Escrevendo convites de eventos formais. Como parte do convite eletrônico, você deve delinear informações de alto nível sobre o programa e evento. Por exemplo, se for uma viagem de incentivo ou uma conferência de vários dias, você deseja incluir o seguinte: o destino, o principal local do hotel / conferência, o tema principal, alto-falantes (incluindo bios), cronograma, atividades, logística e detalhes sobre o registro. As cartas de convite e os materiais devem fornecer aos hóspedes um motivo para participar, e sempre incluir um apelo à ação.

5. A etiqueta do convite começa com a visão geral do destino / local. Ao escrever cartas e materiais de convênio formal, é sempre mais seguro assumir que ninguém esteve no local onde está hospedando o programa.Isso significa que você deve escrever uma breve visão geral do destino e / ou hotel / instalação / local onde o programa está sendo realizado. Se você está planejando um evento de vários dias, mantenha esta informação tão alta quanto possível, mas assegure-se de que haja informações suficientes para fornecer ao visitante informações únicas sobre o local e por que eles devem investir seu tempo lá com você.

6. A etiqueta do convite requer a programação do evento. Se você está planejando um evento de vários dias, como um programa de incentivo, os materiais de convite devem incluir o máximo de detalhes possível para que os convidados possam planejar adequadamente seu tempo com você. Isso significa que seu convite deve identificar métodos e horários de chegada quando eles deverão participar, horários para reuniões de negócios e atividades (e opções de atividades), informações sobre refeições e informações de partida.

7. A etiqueta do convite requer descrições de atividades. Ao escrever cartas e materiais de inscrição formal, forneça uma visão geral das várias atividades para ajudar os hóspedes a determinar melhor o que combina com seus interesses. O seu programa de golfe é um evento de 1/2 dia ou dia inteiro? Qual é a "classe" daquela flipeira do rio? Qual é a elevação em que você está hospedando o evento e qual será a altura desse programa de mountain bike? Qual é o período de tempo para uma aula de pintura e o que eles aprenderão?

8. A etiqueta de convite requer informações sobre logística de reunião. Novamente, supondo que você esteja hospedando um programa de vários dias, os clientes devem receber detalhes sobre cada um dos seguintes itens:

   • Reservas de voo
   • Registro de eventos
   • Reservas de quarto
   • Transferências de aeroporto > Código de vestimenta
   • Tempo
   • Procedimentos de check-in
   • Itens não reembolsáveis ​​
   • Contatos da equipe anfitriã
   • Desenvolva a agenda final do evento.

9. Isso parecerá diferente dos materiais iniciais do convite, mas deve ser fornecido aos convidados após a chegada ou apenas antes de participar de um evento. Deve incluir uma hora-a-hora (é bom combinar horas) visão geral do que está agendado quando e onde. Se você tiver várias faixas educacionais agendadas simultaneamente, é útil descrever essas faixas em grupos para que os participantes saibam quais tópicos estão agendados quando e onde. Crie a carta de boas-vindas do evento.

10. Muitos planejadores lutam com a informação que devem ou não devem incluir nas letras de boas-vindas. O melhor conselho é manter a mensagem bem-vinda simples e deixar os convidados saberem que são bem-vindos e apreciados. A etiqueta do convite sugere que a carta deve ser assinada pelo anfitrião oficial do evento. Um dos itens de convite para eventos mais negligenciados é a notificação de partida. Como parte da carta de boas vindas e de quaisquer presentes de chegada, é importante anexar detalhes sobre como os hóspedes irão partir.

    Crie cartões de menu.

11. Se você está planejando um café da manhã, almoço ou jantar, os hóspedes sempre gostam de ver cartas de menu que descrevem os itens do menu para cada curso da refeição. Isso lhes dá algo para falar ao reunir-se com os outros em sua mesa e permite que a equipe de espera obtenha rapidamente as opções de menu dos hóspedes, ajudando a manter o cronograma no caminho certo. Nota: Se você está planejando uma surpresa especial durante a refeição, como uma sobremesa temática para algum entretenimento único, é útil manter esses itens fora do cartão de menu para aumentar o efeito especial. Crie cartões de nota do presente da apreciação.

12. Se é um presente de chegada ou um presente de travesseiro, cada presente de apreciação deve ter seu cartão de nota de presente. É uma oportunidade para reforçar as mensagens de "obrigado" e fazer seus convidados se sentir mais especiais. É útil incorporar palavras e mensagens que refletem o tema do próprio evento. Crie avisos de partida individuais.

13. No dia anterior à partida, entregue avisos aos quartos de hóspedes que os lembrem quando partirão, incluindo o número do voo e a hora de partida. Ele oferece uma oportunidade para corrigir erros de última hora que podem ter sido ignorados durante o agendamento da logística.

    Dicas:

Certifique-se de ter um ótimo designer gráfico e um processo de registro on-line. O desafio ainda hoje é que existem muitos sistemas diferentes de registro de eventos on-line, mas eles exigem muita personalização ou o uso de sistemas de terceiros ainda são considerados um pouco caro por base de convidados. É por isso que muitos planejadores ainda contam com suas ferramentas e recursos domésticos.

1. Encontre-se com uma excelente papelaria. Embora as organizações estejam se movendo cada vez mais para o uso de formas eletrônicas de comunicação, isso ainda não substitui o impacto que os convites impressos e materiais de eventos fornecem. Procure papéis de papelaria que complementem o tema do seu evento e variem os estilos de papel e tamanhos para criar mais interesse e drama. Seus convidados notarão o esforço.
2. Criar um modelo e replicar a partir daí. Os planejadores devem criar um modelo de cartas e materiais de convite e simplesmente atualizar novos eventos a partir dos modelos de programas e eventos anteriores. Claro, novos artigos de papelaria, gráficos, texto, etc. devem ser selecionados e usados, portanto, há uma certa quantidade de personalização necessária a cada vez.