Contabilidade de pequenas empresas com Quickbooks Camille Wright

Enquanto eu estava na conferência do BlogHer em San Francisco, tive a chance de conversar com Camille Wright, consultora de contabilidade para pequenas empresas. Sua empresa, Wright Solution, ensina aos proprietários de pequenas empresas a acompanhar suas finanças e obter uma imagem melhor de como as empresas estão fazendo.

Três pontos-chave nesta entrevista com Camille Wright, um consultor de pequenas empresas e especialista em QuickBooks:

1. A maioria das pequenas empresas (especialmente os únicos proprietários) não tem idéia de como seus negócios estão fazendo financeiramente porque não possuem livros bem conservados.
2. Muitos usuários de software financeiro, como Quickbooks, não utilizam completamente o poder do software de contabilidade moderno.
3. A Intuit tem a tonelada de diferentes versões do seu software Quickbooks (contabilidade comercial) e Quicken (finanças pessoais). Provavelmente existe uma versão especificamente destinada ao seu negócio.

Após a conferência, Camille respondeu graciosamente mais perguntas na seguinte entrevista:

1. Quais são algumas das deduções fiscais mais negligenciadas para os empreendedores de problemas e on-line? Quais deduções são as mais incompreendidas?

Eu acho que a dedução mais negligenciada de longe é a milhagem. Uma vez que a maioria dos blogueiros trabalha fora de suas casas, todas as milhas geradas a partir desse site para qualquer lugar que esteja relacionado a negócios serão qualificadas como uma dedução de negócios.

Com a taxa de milhagem federal atualmente em $. 585 por milha, isso poderia ser uma dedução considerável.

Eu diria que a dedução mais incompreendida é a dedução 'Office In Home'. O IRS tem diretrizes muito específicas relacionadas ao espaço de trabalho em casa e se os empresários optam por reivindicar essa dedução, eles precisam ter certeza de que o espaço está dentro dos parâmetros estabelecidos pelo IRS.

Esta não é realmente uma dedução, mas acho que o item mais negligenciado para uma pequena empresa que se apresenta como único proprietário é o imposto de trabalho independente que eles são responsáveis ​​e obrigados a pagar em parcelas quatro vezes por ano. O imposto de trabalho independente (segurança social e seguro de saúde) é de aproximadamente 15% de sua renda líquida do negócio. Isso pode ser um montante enorme devido no final do ano, se você não fez os pagamentos devidamente estimados ao longo do ano conforme necessário. E é claro, você precisará adicionar sobre os juros devidos no pagamento insuficiente também.

2. Muitos empresários on-line pensam que, uma vez que não ganham muito dinheiro, não precisam se preocupar com contabilidade. Você concorda com aquilo? Se você não fizer isso, como você fala em mudar seus pensamentos?

Esta é uma pergunta fácil para mim. Se você não manter registros precisos, como você sabe se você está ganhando dinheiro ou não?

Embora, não é apenas saber se você está ganhando dinheiro, mas também como você está usando o dinheiro que você faz.

Muitos proprietários de pequenas empresas são o que consideramos clientes de "caixa de sapatos", o que significa que eles aparecem uma vez por ano no escritório do contador com o envelope cheio de recibos ou apresentam páginas e páginas de planilhas do Excel.

De qualquer maneira, eles não sabem como eles estão fazendo (além do dinheiro deles em sua conta bancária) até que seu contador os diga depois que ele decifrou todos esses pedaços de papel. Pode ser um verdadeiro choque descobrir que você deve dinheiro com seus impostos quando pensou que não tinha feito o suficiente para nada.

Além disso, acho a contabilidade inestimável como uma ferramenta de orçamento. Se você manter a corrente com a gravação de suas receitas e despesas, você poderá ver mensalmente de relance quando estiver ocupado e é quando você precisa aumentar seu marketing para atrair mais negócios.

Também pode mostrar-lhe exatamente quando e quanto você está gastando em várias despesas para o seu negócio. Ao analisar suas despesas mensalmente, você pode determinar quando e quanto dinheiro você pode normalmente precisar para cobrir essas despesas.

Por outro lado, pode mostrar quais itens você pode gastar demais para que você possa encontrar uma maneira de cortá-los no futuro ou espalhá-los de uma maneira diferente.

3. Você tem alguma sugestão sobre como escolher um bom contador?

Gostaria de dizer que todos os contadores sabem o que estão fazendo, mas nem sempre achei que fosse esse o caso. A melhor coisa que posso dizer é fazer compras. Não só você precisa encontrar alguém que tenha o conhecimento necessário, mas também alguém que esteja disposto a trabalhar com você, esteja lá quando tiver uma pergunta ou um problema. Durante uma breve conversa com um potencial contador, você deve saber se você clicar.

Uma última coisa sobre os contadores, só porque eles têm uma designação CPA não significa que eles serão os melhores para você. Você quer alguém que conheça as regras, mas também deve procurar alguém que possa trabalhar e crescer com você.

4. Você esteve consultando proprietários de pequenas empresas há quase duas décadas. Você acha que os empreendedores online (probloggers, vendedores eBay, web 2. 0 pessoas) têm diferentes necessidades contábeis em comparação com as pessoas que iniciam empresas de tijolos e argamassa? Eles enfrentam diferentes desafios?

Realmente, o negócio é um negócio. Todos nós trabalhamos com números para contar a nossa história. Embora, eu acho que um dos problemas enfrentados pelos empreendedores online seria a integração de seus registros financeiros com o software padrão. Todos sabemos que a programação está aqui hoje e obsoleta, por isso cabe ao setor de software de contabilidade acompanhar as necessidades da comunidade online.

Existem muitas empresas de software de terceiros que têm e continuam a desenvolver programas que funcionarão como complementos para o software de contabilidade padrão. Estes vêm em programas básicos ou específicos da indústria, por isso é tudo uma questão de encontrar o melhor ajuste para o seu negócio.

5. Você pode nos contar um pouco sobre como você começou a solução Wright e por que queria trabalhar com pequenas empresas?

Eu sempre olhei para o negócio como um tipo de jogo, um quebra-cabeça e eu amo enigmas. Há um lugar e uma razão para tudo e a pessoa de negócios só precisa descobrir como juntar todas as peças para contar sua história.

O problema que vi no começo foi que a maioria das empresas startups ou pequenas empresas estavam focadas no funcionamento de seus negócios. Isso é o que eles devem fazer, mas eles tendem a excluir os conceitos básicos que os mostrarão se o que eles estão fazendo é efetivo e lucrativo.

Quando eu trabalho com pequenas empresas, eu gosto de observar a lâmpada quando vêem a imagem precisa de como seus negócios estão operando financeiramente.

6. Você é um membro do departamento de falantes contábeis da Intuit. Você pode nos dizer por que você decidiu trabalhar com o Intuit?

Quando vários dos meus clientes me pediram para olhar para QuickBooks para eles, passei algum tempo aprendendo tudo o que pude sobre o programa. Ao longo dos anos, descobri que muitas pessoas que usam o programa realmente não entendem o que estão fazendo ou o poder do programa, tanto do meu tempo é gasto corrigindo o trabalho ou treinando meus clientes no programa.

O Intuit Speakers Bureau é composto por profissionais como eu que gostam de ajudar as pessoas a aproveitar ao máximo os produtos que a Intuit produz. Odeio ver as pessoas lutar quando tudo o que elas precisam é uma pequena orientação para colocá-las no caminho certo.

Os produtos QuickBooks são uma solução acessível para o proprietário da pequena empresa e percebi que, se eu quisesse permanecer no negócio, precisava tornar-me proficiente nos produtos que meus clientes usavam.

7. Você foi recentemente apresentado como um especialista em negócios na conferência do BlogHer em San Francisco, a conferência de blog para as mulheres. Quais foram algumas das questões mais frequentes das mulheres blogueiras?

A maioria das mulheres com quem conversei foram muito cedo em seus negócios, então estavam procurando informações sobre como deveriam estruturar seus negócios: como único proprietário, uma LLC ou uma corporação.

Também havia dúvidas sobre se eles realmente precisavam apresentar uma declaração de imposto se não estivessem ganhando muito dinheiro.

Então, é claro, houve as perguntas padrão sobre o quanto eles poderiam escrever para as diferentes despesas que eles incorrem.

8. Ouvi falar de muitos clientes de pequenas empresas que os QuickBooks têm muitos recursos que eles não usam, porque eles não têm tempo para explorar e aprender. Onde eles podem encontrar ajuda competente? Tanto de graça quanto de consultoria mais ampla.

O banco de dados QuickBooks ProAdvisor é um ótimo lugar para encontrar ajuda. Também é acessível em qualquer programa QuickBooks. Este não é um serviço gratuito e não apoiado pela Intuit, as pessoas listadas no banco de dados são proprietários de pequenas empresas e cobram uma ampla gama de tarifas, dependendo da sua capacidade em várias áreas. Assim como encontrar um contador, se você precisar de ajuda de um ProAdvisor, gostaria de sugerir que você ligue para encontrar o melhor ajuste para você.

Para ajuda gratuita, você pode se juntar à Comunidade Online do QuickBooks.Aqui, você pode pedir aos especialistas do QuickBook e outros usuários do QuickBook como usar recursos específicos.

9. Intuit tem muitos novos produtos que parecem ser úteis aos pequenos empresários. Mas existem muitas opções. Onde um novo proprietário da pequena empresa deve encontrar o (s) produto (s) certo (s) para começar?

Um bom lugar para começar é acessando livros rápidos. com e clicando em Produtos e Serviços. Aqui você pode ver um mapa de todos os produtos e serviços da Intuit para pequenas empresas a partir de software financeiro e soluções de folha de pagamento para criação de sites e serviços de pagamento.

A única coisa que eu gostaria de adicionar é que ao comprar o produto seria o melhor se você estiver começando, menor em tamanho e muito básico, eu iria com uma versão mais básica em vez de saltar diretamente para o versão mais cara. Todas as versões são reescritas todos os anos com novos sinos e assobios para que você possa atualizar para uma versão mais robusta dentro de um ano, se for necessário. Você quer começar com um programa que é adequado para suas necessidades atuais, mas não muito complicado e caro, que irá sobrecarregá-lo imediatamente.

Se você tiver necessidades financeiras relativamente simples, você pode começar com o QuickBooks Simple Start, uma versão básica gratuita do QuickBooks e atualizar para uma versão mais robusta se precisar de mais funcionalidades mais tarde.

10. O gerente de cobrança parece ser uma ótima ferramenta para trabalhadores freelance. Você pode nos contar um pouco sobre o que você gosta e como se compara a outras ferramentas de faturamento baseadas na Web, como o Blinksale ou o FreshBooks?

O Intuit Billing Manager ajuda as pequenas empresas de serviços, incluindo freelancers a criar e gerenciar suas faturas on-line. É principalmente para proprietários de empresas que estão usando Excel e Word e querem uma maneira mais eficaz de gerenciar suas faturas, mas ainda não estão prontas para obter QuickBooks. O que eu gosto do Gerenciador de cobrança é que é um trampolim para o software de contabilidade e definitivamente melhor do que as planilhas. É simples de usar, permitindo que você envie faturas com o mínimo de esforço, e é grátis em billingmanager. com - você não pode vencer isso.

Eu não estou familiarizado com Freshbooks e Blinksale, então não consigo comentar sobre como eles se comparam diretamente com o Billing Manager. Posso dizer, porém, que o Gerenciador de cobrança é da Intuit, então está aqui para ficar e ele se integra bem com outros produtos da Intuit, como as soluções de pagamento da empresa. Assim, uma vez que você faturou um cliente, você pode receber o pagamento mais rápido aceitando o pagamento do cartão de crédito online.

[Nota do editor: Aqui estão as minhas análises dos principais aplicativos de faturamento baseados na Web.]

11. Muitos blogueiros semi-profissionais ganham algumas centenas (ou mil) dólares por mês. Eles estão usando planilhas do Excel e querem um sistema de contabilidade mais robusto (mas ainda acessível). O que você recomenda?

Como mencionei anteriormente, acho que qualquer sistema de contabilidade é melhor que planilhas ou envelopes. Existem vários pacotes de software no mercado, mas acho que os produtos QuickBooks são perfeitos para o proprietário da pequena empresa.Os programas variam do mais básico para um produto que pode lidar com empresas de milhões de dólares que precisam de mais funcionalidades.

Uma das melhores coisas do QuickBooks é o preço. Eu consultei clientes que gastaram muitos milhares de dólares em produtos de nomes maiores e que não tiveram experiências favoráveis. O QuickBooks é uma solução a preços acessíveis para pequenas empresas que precisam se manter em funcionamento em um curto período de tempo sem muita dificuldade. Com o passar do tempo e eles superam o programa, eles podem passar para um produto final mais alto, mas, começando, penso que o QuickBooks é o melhor caminho a seguir.

Eu sei que provavelmente pareço um vendedor de QuickBooks, mas lidei com muitas pequenas empresas e descobriu que os programas funcionaram muito bem para elas.

Novamente, lembre-se de que a chave não é realmente o programa de software que você usa, mas que você usa algo para organizar seus registros em um único lugar para lhe dar a melhor imagem do seu negócio em qualquer momento.

12. Você pode nos dar alguns exemplos de como um empresário on-line pode usar o QuickBooks para se organizar?

QuickBooks pode ser usado por qualquer empresa, online ou não. É tudo uma questão de configurar um arquivo para fazer exatamente o que você precisa. Existem princípios básicos de contabilidade que precisam ser seguidos, mas depois disso, é hora de jogar e projetar um programa para atender às suas necessidades específicas. Algumas possibilidades seriam customizar as faturas com seu próprio toque pessoal ou configurar diferentes categorias para rastrear várias divisões da sua empresa. Há muitas maneiras de usar o QuickBooks para além do básico, apenas leva algum pensamento e tempo para projetar o programa para obter a informação que é mais importante para ajudá-lo a executar o seu negócio.

13. A versão online pode substituir completamente meu software QuickBooks da área de trabalho? Preciso atualizar para uma versão desktop mais tarde?

O QuickBooks Online Plus não possui um conjunto de recursos idêntico ao de outros produtos de desktop QuickBooks. É melhor para empresas com serviços que precisam acessar seus livros remotamente e / ou permitir que várias pessoas trabalhem simultaneamente. Alguns dos seus recursos são únicos, enquanto muitos são iguais ou similares a outros produtos do QuickBooks. Você pode verificar este gráfico para uma comparação lado-a-lado de versões on-line e desktop de Quickbooks. Uma vez que o QuickBooks Online é diferente das versões da área de trabalho, é melhor decidir se é ideal para você desde o início, em vez de mudar para a versão desktop mais tarde.